Kutools for OutlookÄlykäs ja ammattimainen lisäosa – nyt saatavilla ilmaisena versiona

Katso, miten Kutools for Outlook Säästä aikaasi Outlook 2024:ssä, 2021:ssä, 2019:ssä, 2016:ssa, 2013:ssa, 2010:ssä ja Office 365:ssä.

Työkalut on järjestetty alla niiden valintanauharyhmien mukaan, joissa ne näkyvät.

Kutools Kieleke

Suosittu	kehittyneet työkalut	viestit	Haku

Meistä

Kutools Plus-välilehti

raportti	Poista	Liitteet	automaattisesti	Ota yhteyttä	Kansiot	Näytä	Painaa	Kalenteri

Kutools välilehti kirjoitusikkunassa

Aiheeseen liittyvät ryhmän ominaisuudet

Huom: Kutools -välilehti tulee näkyviin, kun avaat sähköpostin Outlookin lukuruudussa.

Kutools välilehti lukuikkunassa

Aiheeseen liittyvät ryhmän ominaisuudet

Huom: Kutools välilehti tulee näkyviin, kun sähköposti avataan Outlookin lukuruudussa.

???? Koe nopeampi ja älykkäämpi Outlook — lataa Kutools for Outlook ilmaiseksi tänään!

Suosittu ryhmä:

AI Mail AssistantAI Mail Assistant hyödyntää edistyneintä tekoälyteknologiaa auttaakseen sinua vastaamaan sähköposteihin nopeasti, tarkasti ja älykkäästi. Lisäksi se optimoi sähköpostien sisällön, tiivistää sähköpostiviestit, kääntää ne eri kielille, poimii tärkeät tiedot sähköpostien sisällöstä ja analysoi sähköpostit. Lisäksi voit luoda uusia malleja tarpeidesi mukaan, kuten sopimusten porsaanreikien tunnistamiseen.

AI yhteenvetoVirtaviivaista työnkulkuasi tekoälypohjaisella yhteenvedolla. Voit tiivistää useita sähköposteja välittömästi ja luoda yksityiskohtaisia ​​raportteja suoraan Outlookissa – tehtäviesi sujuvuuden parantamiseksi ja tarkentamiseksi.

Vihje:  Jos sinulla ei ole omaa tekoälyavainta, voit rekisteröityä Kutools Tekoälyavain, jolla saat 100 ilmaista käyttökertaa kaikille tekoälypohjaisille ominaisuuksille.

Älykkäät vastaanottajatTilien välisen yhteystietojen käytön, edistyneen haun, vaivattoman lajittelun ja suodatuksen, mukautettavien näyttöasetusten ja intuitiivisten visuaalisten ilmaisimien ansiosta Smart Recipients varmistaa, että sähköpostiviestintäsi on saumatonta ja tehokasta.

Älykäs osoitekirjaKäytä yhteystietoja eri tileillä helposti. Vaihda nopeasti tilien välillä, hae koko kentän suodattimilla, näytä mukautettuja yhteystietokenttiä ja lajittele joustavasti – kaikki yhdessä tehokkaassa yhteystietojen hallintatyökalussa.

VälilehtipalkkiOta käyttöön välilehtikäyttöliittymä Outlookissa. Kaikki avoimet ikkunat – sähköpostit, yhteystiedot, tehtävät – näkyvät välilehtipalkissa, jotta niiden välillä on nopea ja helppo vaihtaa.

ResurssiruutuKun tämä on käytössä, Outlook-ikkunan oikealle puolelle (lukuruutuun tai ponnahdusikkunaan) tulee näkyviin ruutu. Tästä voit lisätä viesteihisi emojeja, automaattisia tekstimerkintöjä tai kirjanmerkkejä.

• Emoji: Lisää viestisi tekstiin laaja valikoima emojeja. Yhteensopiva kaikkien Windows-järjestelmien kanssa. Luo omia emoji-ryhmiä paremman järjestelyn takaamiseksi.
• Automaattinen tekstiruutuTallenna usein käytetty teksti, kuvat tai muodot automaattisina tekstimerkintöinä, jotta voit lisätä ne nopeasti sähköpostia kirjoitettaessa.
• KirjanmerkkiAivan kuten Wordissa, voit lisätä kirjanmerkkejä sähköpostisi sisältöön helpottaaksesi navigointia.

Floating Toolbar: Ota tämä käyttöön, jos haluat näyttää kelluvan emoji-työkalurivin Outlookissa, jonka avulla voit lisätä emojeja nopeasti viestien kirjoittamisen aikana.

Joukkokäsittely: Sisältää joukon työkaluja sähköpostien joukkokäsittelyyn

• Vastaa valittuihin sähköpostiviesteihin malleillaVastaa nopeasti useisiin sähköposteihin kerralla käyttämällä ennalta määritettyä mallia – sinun ei tarvitse vastata yksi kerrallaan tai luoda monimutkaisia ​​sääntöjä.
• Välitä valitut sähköpostit yksitellen sähköpostimuodossaOletusarvoisesti Outlook liittää valitut sähköpostit yhteen viestiin. Tämän ominaisuuden avulla voit lähettää jokaisen valitun sähköpostin erikseen erillisenä sähköpostina.
• Tallenna valitut sähköpostit tiedostoina eri muodoissa, kuten PDFTallenna useita sähköposteja eri muodoissa – HTML, TXT, Word, PDF, CSV ja Excel – yksittäin ja joukkona.

Näytä tiedot:

• Näytä lähettäjän aikavyöhyke: Näytä sekä alkuperäinen lähetysaika että nykyinen aika lähettäjän aikavyöhykkeellä – ihanteellinen vastausten ajoittamiseen.
• Näytä sähköpostin piilotiedotNäytä otsikkotiedot ja metatiedot suoraan Outlookin viesti-ikkunassa.

Lisää yhteystieto:

• Lisää valittujen sähköpostien lähettäjät ja useat vastaanottajat yhteystietoihinLisää kaikki valittujen sähköpostien lähettäjät ja vastaanottajat välittömästi Yhteystiedot-kansioosi – ei kaksoiskappaleita.
• Lisää valittujen sähköpostien lähettäjät ja useat vastaanottajat yhteystietoryhmään: Lisää useita vastaanottajia tai lähettäjiä valituista sähköposteista suoraan tiettyyn yhteystietoryhmään.

Lisätyökalut -ryhmä:

Edistyneet säännötTarjoaa enemmän sääntötyyppejä ja mukautusvaihtoehtoja kuin Outlookin oletusasetukset, joten voit hallita paremmin sähköpostien käsittelyä.

Anti-PhishingTarkista sähköpostien piilotetut linkit automaattisesti tai manuaalisesti ja näytä todelliset URL-osoitteet – auttaen sinua välttämään tietojenkalasteluhuijauksia ja pysymään turvassa verkossa.

RomuKattava työkaluvalikoima tiettyjen sähköpostien estämiseen tai estojen poistamiseen ja ei-toivottujen viestien vähentämiseen postilaatikossasi.

• Estä lähettäjät: Siirrä tietyn lähettäjän sähköpostit automaattisesti roskapostikansioon. Valitse vain estettävän lähettäjän sähköposti, ota tämä ominaisuus käyttöön, niin tulevat sähköpostit kyseiseltä lähettäjältä suodatetaan pois.
• Estä lähettäjän verkkotunnukset: Estä kaikki sähköpostit tietystä verkkotunnuksesta (esim. @gmail.com). Kun olet valinnut sähköpostiosoitteen ja ottanut tämän ominaisuuden käyttöön, kaikki tulevat sähköpostit kyseisestä verkkotunnuksesta menevät suoraan roskapostikansioon.
• Estä aihe: Estä automaattisesti sähköpostit, joiden otsikkokentässä on tiettyjä avainsanoja tai lauseita. Kun tämä on käytössä, estettyjä aiheita vastaavat sähköpostit lähetetään roskapostiin.
• Estä runko: Suodata sähköpostit tiettyjen sanojen tai lauseiden perusteella sähköpostin tekstissä. Estä esimerkiksi sähköpostit, jotka sisältävät sanan "Rolex-kello", jotta ei-toivottu mainossisältö ei pääse postilaatikkoosi.
• Älä koskaan estä lähettäjiä: Vastaanota aina sähköposteja tietyiltä lähettäjiltä – muista roskaposti- tai estosäännöistä riippumatta. Lisää yksi tai useampi sähköpostiosoite sallittujen luetteloon.
• Älä koskaan estä lähettäjän verkkotunnuksiaLisää kokonaiset verkkotunnukset (esim. @yritys.com) sallittujen listalle, jotta näistä verkkotunnuksista tulevat sähköpostit toimitetaan aina postilaatikkoosi.
• Älä koskaan estä aihettaVarmista, että sähköpostit, joilla on tietty otsikko, eivät koskaan merkitä roskapostiksi.
• Älä koskaan estä kehoa: Salli sähköpostit, jotka sisältävät tiettyjä lauseita tai avainsanoja tekstissä, vaikka muut säännöt olisivat aktiivisia.
• Hallitse roskapostisuodatintaKeskitetty kojelauta, jossa voit luoda, muokata, poistaa, ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kaikki roskapostisäännöt.
• Suorita roskapostisäännöt nytOta kaikki määrittämäsi roskapostisuodattimet välittömästi käyttöön manuaalisesti – loistava tapa poistaa roskaposti kerralla.

Viestiryhmä:

Ajoita sähköposti: Mukauta sähköpostin lähetysaikaa. Viesti toimitetaan automaattisesti asettamaasi aikaan.

Toistuva sähköposti: Mukauta sähköpostin lähetysaikaa. Viesti toimitetaan automaattisesti asettamaasi aikaan.

Viive sähköposti: Viivästää kaikkien lähtevien sähköpostien toimitusta tietyllä ajalla. Tämän viiveen aikana voit vapaasti peruuttaa tai muokata sähköpostia ennen sen varsinaista lähettämistä.

Lähetä erikseenLähetä sama sähköpostiviesti useille vastaanottajille erikseen ja lisää jokaiselle henkilökohtainen tervehdys (esim. ”Hyvä John”, ”Hyvä Sarah”) – paljastamatta muiden vastaanottajien osoitteita.

Vastaa alkuperäisellä liitteelläSäilytä alkuperäiset liitteet vastatessasi sähköpostiin – liitteet eivät katoa vastauksen aikana.

Vastaa kaikkiin alkuperäisellä liitteelläKun vastaat kaikille vastaanottajille, tämä ominaisuus varmistaa, että alkuperäiset liitteet säilyvät vastauksessasi.

Vastata:

• Vastaa ilman historiaa: Vastaa lähettäjälle sisällyttämättä alkuperäisen viestin sisältöä.
• Vastaa kaikkiin ilman historiaa: Vastaa kaikille sähköpostin vastaanottajille alkuperäistä viestiä lukuun ottamatta.
• Muista sähköposti: Yritä peruuttaa aiemmin lähetettyjä sähköposteja Outlookin peruutustoiminnolla. Voit peruuttaa yhden viestin tai useita valittuja sähköposteja kerralla. Tilaikkuna vahvistaa, mitkä sähköpostit antoivat peruutuskomennon, ja saat jokaisesta vastaanottajasta ilmoituksen, jossa ilmoitetaan, onnistuiko peruutus vai ei.
• Hae sähköpostihistoriaSeuraa sähköpostiesi peruutustilaa – mukaan lukien onnistuneet peruutukset, epäonnistuneet yritykset tai tuntemattomat tilat.

Haku ryhmästä:

Tarkennettu HakuHae helposti sähköposteista, yhteystiedoista, tehtävistä, tapaamisista ja kokouksista käyttämällä yhtä tai useampaa ehtoa samanaikaisesti. Voit tallentaa hakuasetuksesi skenaarioina uudelleenkäyttöä varten – säästät aikaa ja parannat tuottavuutta.

• Tarkennetun haun sähköpostitKäytä yhtä tai useampaa suodatinta (esim. lähettäjä, aihe, päivämäärä) sähköpostien paikantamiseen tarkasti. Tallenna kriteerisi uudelleenkäytettäviksi skenaarioiksi tulevia hakuja varten.
• Tarkennetut hakutehtävätPaikanna tehtävät nopeasti yhdistämällä useita ehtoja ja käytä sitten samoja asetuksia uudelleen tallennettujen skenaarioiden kanssa.
• Tarkennettu haku yhteystiedot: Suodata yhteystietoluettelosi useiden kriteerien, kuten nimen, yrityksen tai luokan, mukaan ja tallenna määritykset myöhempää käyttöä varten.
• Tarkennettu haku tapaamisia ja kokouksiaLöydä kalenterimerkinnät helposti ajan, sijainnin, osallistujien tai avainsanojen perusteella – ja tallenna haku myöhempää käyttöä varten.

Hae sähköposteja lähettäjän mukaan

• (Haku) Sähköpostit sisältävät lähettäjän: Etsi kaikki sähköpostit, joissa mainitaan valitun lähettäjän osoite.
• (Haku) Sähköpostit lähettäjältä: Hae valitun lähettäjän suoraan lähettämiä sähköposteja kaikista kansioista.
• (Haku) Sähköpostit lähettäjälle: Hae sähköposteja, jotka olet lähettänyt valitulle lähettäjälle.
• (Haku) Lähettäjäverkkotunnus: Etsi kaikki sähköpostit samasta verkkotunnuksesta (esim. @yritys.com) kuin valitulla lähettäjällä.
• (Haku) Vastaa nykyiselle lähettäjälle: Etsi sähköposteja, joiden vastausosoite vastaa valitun viestin lähettäjää.

Etsi sähköposteista vastaanottajan mukaan:

• (Haku) Sähköpostit sisältävät vastaanottajan: Etsi sähköposteja, joissa vastaanottajan osoite näkyy missä tahansa viestissä.
• (Hae) Sähköpostit vastaanottajalta: Hae valitun viestin vastaanottajan lähettämiä sähköposteja.
• (Haku) Vastaanottajalle lähetetyt sähköpostit: Etsi sähköpostit, jotka on lähetetty samalle vastaanottajalle postilaatikostasi.
• (Hae) Sähköpostit, joissa on vastaanottajan verkkotunnus: Paikanna kaikki valitun vastaanottajan verkkotunnukseen liittyvät sähköpostit.
• (Haku) Vastaa nykyiselle vastaanottajalle: Etsi viestejä, jotka vastaavat valitun vastaanottajan sähköpostiosoitetta.

Hae sähköposteja nykyisen vastauksen perusteella:

• (Haku) Viesti sisältää vastauksen osoitteeseen: Etsi kaikki viestit, jotka sisältävät valitun viestin vastausosoitteen.
• (Hae) Nykyisestä vastauksestaEtsi kaikki vastausosoitteesta saapuvat viestit.
• (Haku) Nykyiseen vastaukseen: Etsi kaikki kyseiseen vastausosoitteeseen lähetetyt sähköpostit.
• (Haku) Nykyinen vastaus verkkotunnukseen: Hae kaikkia sähköposteja, jotka sisältävät valitun vastausosoitteen verkkotunnuksen.
• (Hae) Vastaamalla: Hae sähköposteja, joiden vastauskenttä vastaa valitun viestin vastauskenttää.

(Hae) Tämä yhteystieto: Löydä nopeasti kaikki sähköpostit, jotka sisältävät tietyn yhteystiedon osoitekirjastasi.

Tyhjennä hakuhistoriaPoista kaikki viimeaikainen Outlook-hakuhistoria yhdellä napsautuksella.

Tietoja ryhmästä:

Lisää päivämäärä aiheeseen uutta sähköpostia luodessasi: Lisää automaattisesti nykyinen päivämäärä otsikkoriville uutta sähköpostia kirjoitettaessa.

Lisää allekirjoitus päivämäärällä, kun luot, vastaat ja välität sähköpostia: Lisää nykyinen päivämäärä automaattisesti allekirjoitukseesi, kun kirjoitat, vastaat tai lähetät sähköposteja edelleen.

Vastaa aina oletustilillä: Varmista, että kaikki vastaukset lähetetään oletussähköpostitililtäsi riippumatta siitä, mille tilille viesti lähetettiin.

Lisää tervehdys, kun luot sähköpostin, vastaat siihen ja välität sitä: Lisää automaattisesti henkilökohtainen tervehdys sähköpostin tekstiin, kun kirjoitat, vastaat tai lähetät viestejä edelleen.

Sisällytä itseni, kun vastaat kaikkiin: Lisää oma osoitteesi automaattisesti vastaanottajaluetteloon, kun käytät "Vastaa kaikille" -toimintoa.

Varoitus, kun Vastaa / Vastaa kaikille: Näytä vahvistuskehote, kun vastaat viestiin, jolla on useita vastaanottajia.

Varoitus, kun vastaat kaikkiin viesteihin, joissa olen Piilokopiossa: Näytä varoitusikkuna, jos osoitteesi on piilokopio-kentässä sähköpostiviestissä, johon vastaat kaikille.

Käytä edelleenlähetykseen oletustiliä: Käytä automaattisesti oletustiliä sähköpostien edelleenlähetyksessä.

show: Se näyttää ilmoituksen, joka kertoo mitä Kutools for Outlook on tehnyt puolestasi. Vaihtoehtoja on 6:

• 1. Näytä kehoteikkuna, kun automaattinen CC/BCC.
• 2. Näytä kehoteikkuna, kun edelleenlähetetään automaattisesti.
• 3. Näytä kehoteikkuna, kun vastaat automaattisesti.
• 4. Näytä kehoteikkuna, kun sähköposti lähetetään toistuvasti.
• 5. Näytä kehoteikkuna, kun lähetät sähköpostin aikataulun tai viivästyksen.

Ota loki käyttöönPidä lokikirjaa kaikista onnistuneista ja epäonnistuneista automatisoiduista toimista, jotka olet suorittanut Kutools for Outlook.

Muuta tekstin oletuszoomausta: Säädä oletusarvoista zoomaustasoa sähköpostien lukemista, kirjoittamista, vastaamista ja edelleenlähettämistä varten.

Ota kyselynrakennus käyttöönOta Outlookin piilotettu kyselyiden muodostin nopeasti käyttöön ja käytä edistyneitä hakutoimintoja.

Muuta liitteen enimmäiskokoa: Muuta liitteen kokorajoitusta suurempien tiedostojen mukauttamiseksi.

Määritä liitetyypit: Poista esto tai salli tiettyjen sähköpostiliitteiden tiedostotunnisteiden käyttö.

Muuta oletusarvoista liitteiden tallennuskansiota: Määritä oletuskansio sähköpostiliitteiden tallentamista varten.

Tarkista päivityksetTarkista ja asenna uusin versio sovelluksesta Kutools for Outlook.

Vaihda lisenssi: Anna tai päivitä lisenssitietosi aktivoidaksesi Pro-version.

Kirjaudu: Se auttaa tallentamaan onnistuneet ja epäonnistuneet tulokset automaattisia toimintoja varten. Kutools for Outlook.

Ohje: Käytä opetusohjelmia, kieliasetuksia, rekisteröintitietoja ja ohjelmistoversiotietoja.

Työkalupalkin tila: Valitse haluamasi asettelu tai näyttötila kohteelle Kutools toolbar.

Meistä: Näytä reaaliaikaisia ​​tietoja taustalla käynnissä olevista prosesseista Kutools for Outlook.

Raporttiryhmä:

tilastotiedotLaske sähköpostit nopeasti Outlookissa tiettyjen ajanjaksojen tai kansiovalintojen perusteella. Voit halutessasi viedä tulokset uuteen tiedostoon, kuten Excel-työkirjaan. Tämä työkalu sopii erinomaisesti sähköpostitoiminnan tietojen luomiseen.

1. Laske lähetettyjen tai vastaanotettujen sähköpostien kokonaismäärä päivässä, viikossa tai kuukaudessa
2. Laske valittujen sähköpostien lukumäärä
3. Sähköpostien laskeminen kaikista kansioista ja sähköpostitileiltä samanaikaisesti
4. Vie tulokset Exceliin raportointia tai analysointia varten

raportti:

• Quick ReportVie yksityiskohtaiset tiedot kaikista valitun sähköpostikansion viesteistä tai kaikista valitun tehtäväkansion tehtävistä suoraan Exceliin. Voit mukauttaa raporttiin sisällytettävät kentät tarpeidesi mukaan.
• Viestiotsikko-analysaattoriVoit tarkastella ja analysoida sähköpostin koko internet-otsikkotietoja helposti yhdellä napsautuksella. Hyödyllinen toimitusongelmien diagnosoinnissa tai mahdollisten tietojenkalasteluyritysten tunnistamisessa.
• Laske valitut kohteetTämä apuohjelma sisältää kaksi tehokasta laskentatyökalua:
  • Lukemattomien viestien laskuri – Näet välittömästi lukemattomien viestien kokonaismäärän kaikissa kansioissa
  • Kaikkien kohteiden laskuri – Näyttää sekä luettujen että lukemattomien kohteiden kokonaismäärän kaikissa Outlook-kansioissa

Poista ryhmä:

Poista päällekkäiset sähköpostitSkannaa ja poista nopeasti kaksoiskappaleet valituista kansioista yhdeltä tai useammalta tililtä. Voit halutessasi siirtää kaksoiskappaleet tiettyyn kansioon pysyvän poistamisen sijaan.

• Poista päällekkäiset sähköpostit valituista: Tunnista ja poista kaksoiskappaleet valituista sähköposteista aiheen, tekstin ja liitteiden nimien perusteella.
• Quiic Skannaa ja poista päällekkäiset sähköpostit: Skannaa yksi tai useampi kansio ja poista kaksoiskappaleet, joilla on sama aihe, teksti ja liitteiden nimet.
• Tarkennettu tarkistus ja päällekkäisten sähköpostien poistaminen: Käytä mukautettuja ehtoja sähköpostien kaksoiskappaleiden havaitsemiseen ja poistamiseen valituista kansioista.

Poista päällekkäiset yhteystiedot: Poista kaksoiskappaleet yhdestä tai useammasta yhteystietokansiosta kerralla. Voit myös siirtää kaksoiskappaleet toiseen kansioon niiden poistamisen sijaan.
Huomautus: Oletusarvoisesti kaksoiskappaleet määritellään yhteystiedoksi, joilla on sama koko nimi ja sähköpostiosoite. Voit mukauttaa vastaavuusehtoja.

Yhdistä päällekkäiset yhteystiedotYhdistä yhteystietojen kaksoiskappaleet yhteen tai useampaan kansioon käyttämällä määritettyjä vastaavuuskenttiä.
HuomautuksiaOletusarvoiset kaksoiskelpoiset kentät ovat Koko nimi ja Sähköpostiosoite, joita voidaan mukauttaa.

Poista päällekkäiset tehtävätPoista nopeasti kaikki päällekkäiset tehtävät yhdestä kansiosta tai useista kansioista – säilytä kustakin vain yksi kopio.

Poista aiheen etuliite: Poista automaattisesti yleiset vastaus-/välitysetuliitteet, kuten RE: tai FW:, valituista sähköposteista tai kokonaisista kansioista. Voit myös määrittää mukautettuja etuliitteitä poistettavaksi.

Poista:

• Poista sähköpostit Sama lähettäjä: Poista välittömästi kaikki nykyisestä kansiosta sähköpostit, jotka on lähettänyt sama lähettäjä kuin valitun sähköpostin. Voit käyttää päivämäärävälisuodatinta.
• Poista sähköpostit samasta aiheesta: Poista kaikki nykyisestä kansiosta sähköpostit, joiden aihe on sama kuin valitulla sähköpostilla, ja voit suodattaa päivämäärävälin mukaan.
• Poista juuttuneet viestitSähköpostit juuttuvat joskus Lähtevät-kansioon suurten liitteiden tai virheiden vuoksi. Tämän ominaisuuden avulla voit poistaa kaikki juuttuneet viestit yhdellä napsautuksella.

Liiteryhmä:

LiitäntäpäällikköLiitetiedostojen hallinta tarjoaa keskitetyn tavan hallita useita liitteitä useissa sähköposteissa. Voit nopeasti tallentaa, poistaa, pakata tai irrottaa liitteitä kerralla. Se tukee myös automaatiota – saapuvien ja lähtevien sähköpostien liitteiden automaattista irrottamista tai pakkaamista sääntöjen perusteella.

Kiinnitystyökalut: Tämä ryhmä kerää hyödyllisiä työkaluja Outlook-liitteiden käsittelyyn:

• Pakkaa kaikki liitteet: Pakkaa kaikki liitteet yhdessä tai useammassa valitussa sähköpostissa. Voit myös käyttää suodattimia pakkaamaan vain tiettyjä liitteitä.
• Pura kaikki liitteetPura välittömästi kaikki pakatut liitetiedostot yhdestä tai useammasta valitusta sähköpostista.
• Irrota kaikki liitteet: Poista kaikki liitteet valituista sähköposteista ja tallenna ne tiettyyn kansioon. Tiettyihin liitteisiin voi kohdistaa lisäsuodattimia.
• Palauta kaikki liitteet: Palauta aiemmin irrotetut liitteet alkuperäisiin sähköposteihinsa.
• Tallenna kaikki liitteet: Tallenna kaikki tai tietyt liitteet valituista sähköposteista valittuun kansioon käyttämällä lisäehtoja.
• Nimeä kaikki liitteet uudelleen: Nimeä uudelleen kaikki valitun sähköpostin liitteet ilman, että niitä tarvitsee tallentaa levylle. Toimii sekä vastaanotettu- että kirjoitusikkunoissa.
• Kopioi nimetKopioi valittujen tai kaikkien sähköpostin liitteiden nimet leikepöydälle yhdellä napsautuksella – valmiina liitettäväksi mihin tahansa.
• KorjauslinkitJos liitteet siirrettiin irrottamisen jälkeen, tämä työkalu voi eräkorjata sähköpostien ja niitä vastaavien irrotettujen tiedostojen väliset rikkinäiset linkit.

Liitteiden automaattinen tallennusTallenna kaikki saapuvat liitteet automaattisesti tiettyyn kansioon. Säännöt voidaan asettaa tallentamaan vain tietyt ehdot täyttävät liitteet (esim. tiedostonimen, lähettäjän, koon tai tyypin mukaan).

Liitteiden automaattinen irrottaminen: Irrota kaikki liitteet saapuvista sähköposteista automaattisesti. Voit määrittää sääntöjä, jotka hallitsevat irrotettavien liitteiden tyyppiä.

Pakkaa liitteet automaattisestiPakkaa liitteet automaattisesti sekä saapuvissa että lähtevissä sähköposteissa. Mukautettujen sääntöjen avulla voit määrittää ehdot pakkauksen tapahtumiselle.

Liitteiden asetuksetAvaa Liiteasetukset napsauttamalla Liitteet-ryhmässä oikealle osoittavaa nuolipainiketta. Täältä löydät hyödyllisiä asetuksia liitteiden tallentamisen, irrottamisen ja pakkaamisen hallintaan, mikä helpottaa työnkulun hienosäätöä.

Automaattinen ryhmä:

Utilities Group:

• Viive sähköposti: Viivästää lähteviä sähköposteja automaattisesti tietyn ajan Lähetä-painikkeen napsauttamisen jälkeen. Tämän viiveen aikana voit vapaasti peruuttaa tai muokata viestiä ennen sen lähettämistä.
• Korjaa vastauksen muotoiluOutlook käyttää alkuperäistä viestimuotoa vastatessaan. Tämän apuohjelman avulla voit määrittää oletusarvoisen vastausmuodon, jota käytetään aina. Käytettävissä olevia muotoja ovat:
  1) HTML 2) Pelkkä teksti 3) RTF (Rich Text)
• Korjaa Forward FormattingOutlook lähettää sähköpostit edelleen alkuperäisessä viestimuodossa. Tämän työkalun avulla voit asettaa oletusarvoisen edelleenlähetysmuodon. Voit valita seuraavista:
  1) HTML 2) Pelkkä teksti 3) RTF (Rich Text)
• Muistuta minua, kun lähetän viestin, josta puuttuu liitteitä: Määritä omat avainsanasi, jotka laukaisevat varoituksen puuttuvasta liitteestä. Kun sähköpostin teksti tai otsikko sisältää tiettyjä avainsanoja, mutta liitteitä ei ole, muistutus ponnahtaa esiin ennen lähettämistä.
• Merkitse luetuksiPoistetut sähköpostit jäävät usein lukemattomiksi Poistetut-kansioon. Tämä työkalu merkitsee kaikki lukemattomat sähköpostit Poistetut-kansiossa (ja sen alikansioissa) luetuiksi yhdellä napsautuksella.
• Aseta kiinteä vastausosoiteOletusarvoisesti vastaukset menevät lähettäjän tilille. Tämän ominaisuuden avulla voit asettaa kiinteän vastausosoitteen, jolloin kaikki vastaukset ohjataan tietylle tilille riippumatta siitä, miltä tililtä alkuperäinen viesti lähetettiin.

Automaattinen vastausLuo helposti automaattisen vastauksen sääntöjä yhdelle tai useammalle tilille. Mukauta aihetta ja viestin sisältöä sopimaan poissaolo- tai kiiretilanteisiisi.

Automaattinen eteenpäinLähetä saapuvat sähköpostit automaattisesti edelleen tietyille vastaanottajille muokattavien sääntöjen perusteella. Esimerkkejä säännöistä:

1. Lähetä sähköposteja tietyltä tililtä.
2. Lähetä sähköpostit edelleen, joiden otsikkorivillä on tiettyjä avainsanoja.
3. Lähetä sähköposteja, joiden liitteiden nimet sisältävät tiettyjä avainsanoja.
4. Lähetä sähköpostit edelleen, kun tekstissä on tiettyjä lauseita.

Automaattinen CC / BCCLisää automaattisesti kopio- tai piilokopiovastaanottajat sähköposteja lähetettäessä tiettyjen sääntöjen perusteella. Esimerkkejä tilanteista:

1. Automaattinen kopio/piilokopio lähetettäessä tietyltä tililtä.
2. Automaattinen kopio/piilokopio, kun aihe sisältää avainsanoja.
3. Automaattinen kopio/piilokopio, kun liitteen nimi sisältää avainsanoja.
4. Automaattinen kopio/piilokopio lähetettäessä tietyille vastaanottajille.

Yhteysryhmä:

Jaa useisiin yhteysryhmiinJaa yksi yhteystietoryhmä (jakeluluettelo) nopeasti kahteen tai useampaan pienempään ryhmään paremman hallinnan takaamiseksi.

Katkaise yhteysryhmä: Muunna kaikki yhteystietoryhmän jäsenet yksittäisiksi yhteystietomerkinnöiksi Yhteystiedot-kansiossasi.

Kansiot ryhmä:

Kansio:

• Kaikki kansiot näyttävät lukemattomien kohteiden määränKun tämä on käytössä, Outlook näyttää lukemattomien viestien määrän kaikkien kansioiden vieressä.
• Kaikki kansiot näyttävät kohteiden kokonaismääränKun tämä on käytössä, Outlook näyttää kaikkien kansioiden kohteiden kokonaismäärän (luetut + lukemattomat).
• Kansioiden yhdistäminenYhdistä saman tyyppiset kansiot (esim. Saapuneet, Lähetetyt) useilta tileiltä yhdeksi yhtenäiseksi kansioksi. Voit halutessasi yhdistää kaikki viestit tai rajoittaa viestien määrän tietyn aikavälin sisällä oleviin.
• Yhdistä postilaatikot: Luokittele ja yhdistä useiden eri tilien Saapuneet-kansioiden sähköpostit yhdeksi sähköpostiksi. Voit yhdistää kaikki viestit tai suodattaa ne aikavälin mukaan.
• Yhdistä kansiot datatiedostoksi: Yhdistä valitut kansiot useilta tileiltä yhdeksi Outlook-datatiedostoksi (*.pst). Voit yhdistää kaikki kohteet tai suodattaa päivämääräalueen mukaan.
• Siirry KansioHae välittömästi mitä tahansa kansiota nimen perusteella ja siirry siihen suoraan Outlookissa.
• Temp-kansioAvaa Outlookin suojattu väliaikainen kansio yhdellä napsautuksella – upotettujen tiedostojen käyttämistä tai vianmääritystä varten.

Näytä ryhmä:

Lähellä minimoida: Pienennä Outlook ilmaisinalueelle sen sulkemisen sijaan, kun napsautat Sulje (X) -painiketta – tämä auttaa pitämään Outlookin käynnissä taustalla täyttämättä tehtäväpalkkia.

Viestimuistutukset: Määritä mukautettuja sääntöjä saadaksesi ilmoituksia tärkeiden sähköpostien saapuessa. Jos esimerkiksi määrität avainsanan "Testi" tärkeäksi, kaikki sähköpostit, joiden otsikko, teksti, lähettäjän nimi tai osoite sisältävät sanan "Testi", käynnistävät reaaliaikaisen ponnahdusikkunamuistutuksen.

Tulostusryhmä:

Advanced PrintTehokas tulostustyökalu, joka mahdollistaa joustavat tulostusvaihtoehdot erilaisille Outlook-kohteille.

• Tulosta yhteystiedot tai yhteystietoryhmä: Tulosta yhteystiedot muistiinpanoineen tai tulosta kaikki yhteystietoryhmän jäsenet yhdelle sivulle.
• Tulosta kokoukset: Tulosta valitun kokouksen osallistujaluettelo ja heidän vastauksensa.
• Tulosta sähköposti: Tulosta sähköpostit otsikoilla tai ilman ja lisää halutessasi piilokopio-kenttä lähetettyjä viestejä tulostettaessa.

Tulosta valinta: Tulosta vain valittu sisältö sähköpostista – koko viestiä ei tarvitse tulostaa.

Kalenteriryhmä:

Poista syntymäpäivämuistutusPoista kaikki syntymäpäivämuistutukset käytöstä Outlook-kalenterissasi yhdellä napsautuksella.

Palauta syntymäpäivämuistutusOta kaikki aiemmin käytöstä poistetut syntymäpäivämuistutukset helposti uudelleen käyttöön kalenterissasi.

Viestin kirjoittamisen tai siihen vastaamisen aikana

Päällekkäiset nimetPoista kaikki päällekkäiset sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentistä yhdellä napsautuksella.

Nimeni on: Poista omat sähköpostiosoitteesi automaattisesti Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentistä viestiä kirjoitettaessa.

Lisää historiaviestiJos olet käyttänyt Vastaa ilman historiaa- tai Vastaa kaikille ilman historiaa -toimintoa, napsauta tätä painiketta lisätäksesi alkuperäisen viestin sisällön takaisin nykyiseen vastausikkunaan.

Lähetä erikseenLähetä sama sähköpostiviesti useille vastaanottajille henkilökohtaisilla tervehdyksillä – paljastamatta muiden vastaanottajien osoitteita.

Suora vastausKun olet asettanut oletusarvoisen vastausosoitteen, voit poistaa sen käytöstä yksittäisiltä sähköposteilta käyttämällä tätä vaihtoehtoa viestin kirjoittamisen aikana.

Ohita automaattinen CC / BB: Ohita automaattiset kopio- tai piilokopiosäännöt väliaikaisesti nykyiselle sähköpostille, vaikka se vastaisi olemassa olevia ehtoja.

Viestin lukemisen aikana

Luota valintaan: Vastaa sähköpostiin käyttämällä vain valittua tekstiosaa – täydellinen lainaamiseen tai tietyn sisällön viittaamiseen.

Allekirjoitus yhteyshenkilölle: Muunna lähettäjän allekirjoitus yhteystietomerkinnäksi yhdellä napsautuksella.

Yhteystietoryhmän ikkunassa

LisätietojaLaske nopeasti yhteystietoryhmän jäsenten lukumäärä yhdellä napsautuksella.