Hallitse päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa: poista, yhdistä, siirrä, luokittele
Kutools Outlookille
Kun tuot yhteystietoja Outlookiin Excel-laskentataulukosta tai muusta ohjelmistosta, yhteystietokansioosi voi luoda päällekkäisiä merkintöjä. Tällaiset kaksoiskappaleet voivat sotkea yhteystietokansiosi ja viedä tarpeettomasti tilaa Outlookissa. Virtaviivaisen ratkaisun saamiseksi suosittelemme Kopioi yhteystiedot hyödyllisyys Kutools Outlookille. Tämän ominaisuuden avulla voit vaivattomasti poistaa, yhdistää, siirtää ja jopa luokitella päällekkäisiä yhteystietoja eri sähköpostitileissä valituissa Yhteystiedot-kansioissa.
Kutoolsin edut Outlookin päällekkäisille yhteystiedoille
- 🔄 Joustavat kaksoiskappaleiden käsittelyvaihtoehdot: Kutools for Outlook parantaa päällekkäisten yhteystietojen hallintaa tarjoamalla monipuolisen valikoiman vaihtoehtoja, jotka vastaavat käyttäjien eri tarpeita ja mieltymyksiä:
- 🗑️ Kopioiden poistaminen väliaikaisesti tai pysyvästi: Käyttäjät voivat siirtää kaksoiskappaleet väliaikaisesti Poistetut-kansioon mahdollistaen palautuksen tarvittaessa tai poistaa ne pysyvästi yksinkertaistaakseen yhteystietoluetteloaan ja tasapainottaakseen yhteystietojen suojaamisen ja puhtaan tietokannan välillä.
- 🔗 Tietojen yhdistäminen kaksoiskappaleista yhdeksi yhteystiedoksi: Kun kaksoiskappaleita yhdistetään, Kutools yhdistää tiedot kaikista valituista kaksoiskappaleista varmistaen, että tietoja ei menetetä.
- 📂 Kopioiden siirtäminen joustavasti: Käyttäjät voivat valikoivasti siirtää kaikki kaksoiskappaleet, mukaan lukien ensimmäinen esiintymä, tai vain lisäkopiot määritettyyn kansioon. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen käyttäjille, jotka haluavat tarkastella kaksoiskappaleita myöhemmin tai ylläpitää erillisiä luetteloita eri tarkoituksiin.
- 🏷️ Luokittele kaksoiskappaleet helpottamaan tunnistamista myöhemmin: Antamalla käyttäjien luokitella kaksoiskappaleet, Kutools helpottaa parempaa kontaktien hallintaa ja organisointia. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen suurten yhteystietokantojen hallinnassa, missä tehokas luokittelu voi säästää aikaa ja parantaa työnkulkua.
- 🌐 Tilien välinen ja kansioiden kaksoiskappaleiden hallinta: Kutools loistaa kyvyssään hallita kopioita useissa sähköpostitileissä ja yhteyskansioissa samanaikaisesti. Tämä ominaisuus virtaviivaistaa prosessin, joka muuten olisi vaivalloinen ja aikaa vievä prosessi Outlookin alkuperäisillä työkaluilla, ja tarjoaa käyttäjille yhtenäisen lähestymistavan päällekkäisten yhteystietojen käsittelyyn riippumatta niiden sijainnista Outlookissa.
- 🔍 Mukautettava kaksoiskappaleiden tunnistus: Toisin kuin Outlookin peruskopioiden tunnistus, Kutools mahdollistaa yksityiskohtaisen räätälöinnin kaksoiskappaleiden tunnistamisessa antamalla käyttäjien valita tiettyjä yhteyskenttiä vertailua varten. Tämä varmistaa kaksoiskappaleiden tarkemman havaitsemisen käyttäjän kannalta tärkeimpien kriteerien perusteella.
- 🧭 Aikaa säästävä uudelleensuodatus: Kutools muistaa valittujen kansioiden ja yhteystietokenttien aiemmat asetukset, jolloin käyttäjät voivat nopeasti suodattaa kaksoiskappaleet uudelleen ilman asetuksia. Tämä ominaisuus vähentää merkittävästi kaksoiskappaleiden hallintaan kuluvaa aikaa, erityisesti käyttäjille, jotka suorittavat tämän tehtävän säännöllisesti.
- 👥 Kaksinkertainen yhteystietoryhmän hallinta: Apuohjelma laajentaa kaksoiskappaleiden hallintansa yhteysryhmiin ja tarjoaa vaihtoehtoja päällekkäisten yhteystietoryhmien hallintaan ryhmän nimen, jäsenen nimen tai jäsenen sähköpostiosoitteen perusteella.
Poista, yhdistä, siirrä tai luokittele päällekkäisiä yhteystietoja nopeasti Outlookissa
Näin voit soveltaa Kopioi yhteystiedot ominaisuus, jolla voit poistaa, yhdistää, siirtää tai luokitella päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa.
Kutools Outlookille: Avaa 100 hyödyllistä Outlookin työkalua. Näiden joukossa yli 70 ominaisuutta ovat pysyvästi ilmaisia, mukaan lukien tehokas tekoälyominaisuus.
Löydä lisää... Kokeile nyt!
- On Kutools Plus välilehti, napsauta Poista > Kopioi yhteystiedot.
- In Yhteystietojen kaksoiskappale - Vaihe 1 (5:stä): Määritä datatiedosto(t) ohjattu toiminto, valitse datatiedostot, joista haluat poistaa, yhdistää, siirtää tai luokitella päällekkäisiä yhteystietoja. Kun olet valinnut, napsauta Seuraava vaihe: Määritä yhteystietokansio painiketta.
Huomautus: Jos Outlookissasi on useita sähköpostitilejä, joissa on suuria yhteystietokansioita, yhteystietokansioiden latausikkuna avautuu alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti. Voit valita napsautuksen Ohita nykyinen lataussähköpostitili -painiketta tai odota vain, että kaikki yhteystietokansiot ovat latautuneet.
- Kun yhteystietokansiot on ladattu, kaikki yhteystietokansiot näkyvät vasemmassa ruudussa Yhteystietojen kaksoiskappaleet – vaihe 2 (5:stä) ikkuna. Valitse Yhteystiedot-kansiot, jotka sisältävät kaksoiskappaleet, jotka haluat osoittaa, ja napsauta sitten Seuraava: Valitse yhteystietokentät kaksoisvertailua varten painiketta.
Vinkki:- Lisää nopeita vaihtoehtoja, kuten Tarkista kaikki valitaksesi kansiot, napsauta hiiren kakkospainikkeella kansioluetteloa.
- Kaikki valitut kansiot näkyvät oikeanpuoleisessa ruudussa. Voit poistaa tai lajitella ne tarpeen mukaan. Yläosassa lueteltujen kansioiden yhteystiedot säilytetään kopioita hallittaessa.
- Jos olet aiemmin käyttänyt tätä työkalua ja määrittänyt suodatusehtoja, voit napsauttaa Aloita suodatus -painiketta, jos haluat käyttää näitä olemassa olevia ehtoja suodattaaksesi päällekkäiset yhteystiedot.
- In Yhteystietojen kaksoiskappaleet – vaihe 3 (5:stä) ohjattu toiminto, valitse yhteystietokentät kaksoiskappaleiden tunnistamiseksi (yhteyshenkilöt katsotaan kaksoiskappaleiksi, jos heidän tiedot näissä kentissä täsmäävät tarkasti) Valitse Yhteystiedot-kentät kaksoisvertailua varten -ruutua ja napsauta sitten Seuraava: Valitse tuloksissa näkyvät kentät painiketta.
Vinkki:- Yllä olevassa kuvassa näkyvät valitut kentät edustavat Kutoolsin oletusasetuksia. Voit valita nämä oletusasetukset helposti napsauttamalla Oletuskentät painiketta.
- Jos tarkistat Etsi kaikki kaksoiskappaleet valituista yhteystietokansioista -vaihtoehto, apuohjelma etsii päällekkäisiä yhteystietoja kaikista valitsemistasi kansioista. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, kaksoiskappaleita etsitään kustakin yksittäisestä yhteystietokansiosta erikseen.
- In Yhteystietojen kaksoiskappaleet – vaihe 4 (5:stä) ohjattu toiminto, valitse vaihtoehto määrittääksesi kentät, jotka luetellaan tulosruudussa, ja napsauta sitten Aloita suodatus painiketta.
Vinkki:- oletusarvo: Tämä vaihtoehto valitsee esiasetetut kentät, jotka ovat Yhteystietoryhmän nimi (Yhteysryhmä), Jäsennimi (yhteysryhmä), Jäsenen sähköpostiosoite (yhteysryhmä)ja Koko nimi.
- Mittatilaus: Tämä vaihtoehto aktivoi Itsemääritelty sisältö -painiketta, jolloin voit valita kentät, jotka haluat näyttää tuloksissa.
- Valitut kentät: Tämä vaihtoehto valitsee edellisessä vaiheessa valitsemasi kentät.
- Kaikki päällekkäiset yhteystiedot näkyvät Yhteystietoluettelo/Kaksoisyhteysluettelo (vasen laatikko). Yhteystietojen kaksoiskappaleet – vaihe 5 (5:stä) ohjattu toiminto, joka näyttää kentät, jotka valitsit näytettäväksi. Tässä ohjatussa toiminnossa voit:
- Laajenna kaksoiskappaleet ja valitse yhteystieto tai poista valinta päättääksesi, sisällytetäänkö se kaksoiskappaleiden käsittelyyn vai jätetäänkö se pois. Vinkki: Voit laajentaa ryhmän napsauttamalla sitä. Valitse sitten päällekkäinen yhteystieto nähdäksesi sen tiedot Yhteystietojen esikatselu laatikko.
- Vuodesta Kuinka käsitellä päällekkäisiä yhteystietoja? avattavasta luettelosta, valitse toiminto, jota sovelletaan valittuihin kaksoiskappaleisiin.
- Poista (siirrä "Poistetut kohteet" -kansioon): Tämä siirtää kaksoiskappaleet Poistetut kohteet -kansioon poistamatta niitä pysyvästi.
- Pysyvä poisto: Tämä poistaa pysyvästi kaikki valitut kaksoiskappaleet.
- mennä: Tämä yhdistää kaikki valitut päällekkäiset yhteystiedot ja yhdistää niiden tiedot.
- Siirrä kaikki päällekkäiset yhteystiedot (lukuun ottamatta ensimmäistä): Tämä siirtää kaksoiskappaleet, pois lukien niiden ensimmäiset esiintymät, määritettyyn kansioon.
- Siirrä kaikki päällekkäiset yhteystiedot (mukaan lukien ensimmäinen): Tämä siirtää kaikki kaksoiskappaleet määritettyyn kansioon.
- Lisää kategoria: Tämä merkitsee kaikki valitut päällekkäiset yhteystiedot määritetyllä luokalla tunnistamisen helpottamiseksi myöhemmin.
- Napauta Hae nyt käsitelläksesi kaksoiskappaleet valitsemasi toiminnon mukaisesti.
Kun prosessi on valmis, kaikki osoitetut päällekkäiset yhteystiedot näkyvät yliviivattuina Yhteystietoluettelo/Kaksoisyhteysluettelo. Sulje Kopioi yhteystiedot ohjattu toiminto viimeistelemään prosessin.
Lisävinkkejä Kutools for Outlookin Duplicate Contacts -ominaisuuden käyttämiseen
- Käsittele tiettyä kontaktin kaksoiskappaletta Voit luokitella, siirtää, poistaa tai poistaa pysyvästi yksittäisen yhteystiedon kaksoiskappaleen napsauttamalla yhteystietoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon pikavalikosta.
- Käsittele kaikkia valittuja kaksoiskappaleita ryhmässä Voit luokitella, siirtää, yhdistää, poistaa tai poistaa pysyvästi kaikki ryhmän valitut kaksoiskappaleet napsauttamalla ryhmää hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla haluamasi vaihtoehdon pikavalikosta.
- Kaksinkertaisten yhteystietojen vaivaton uudelleensuodatus - Kopioi yhteystiedot apuohjelma säilyttää aiemmat asetuksesi, mukaan lukien valitut kansiot ja yhteystietokentät. Kun seuraavan kerran käytät tätä ominaisuutta, paina Aloita suodatus -painiketta Yhteystietojen kaksoiskappaleet – vaihe 2 (5:stä) velho. Tämä suodattaa kopiot suoraan ilman, että sinun tarvitsee määrittää yhteyskenttiä uudelleen.
- Entä jos päällekkäisiä yhteystietoja ei löydy Jos päällekkäisiä yhteystietoja ei löydy, voit valita kentät uudelleen kaksoiskappaleiden tunnistamiseksi tai lopettaa prosessin tarpeen mukaan.
- Hallitse päällekkäisiä yhteysryhmiäJos valitsemissasi kansioissa on päällekkäisiä yhteystietoryhmiä, voit käsitellä niitä tehokkaasti. Vuonna Yhteystietojen kaksoiskappaleet - Vaihe 3 (5:stä) ohjattu toiminto, valitse vain haluamasi kriteerit - olipa se sitten Yhteystietoryhmän nimi (Yhteysryhmä), Jäsennimi (yhteysryhmä) or Jäsenen sähköpostiosoite (yhteysryhmä). Valitse tarpeidesi mukaan hallitaksesi näitä päällekkäisiä ryhmiä.
Esittely: Poista tai siirrä päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa
Tutustu Kutools / Kutools Plus -välilehti tässä videossa, lisännyt Kutools Outlookille. Nyt useimmat ominaisuudet, mukaan lukien tekoälytoiminnot, ovat ilmaisia! Pro-ominaisuuksien mukana tulee 30 päivän kokeilu ilman rajoituksia!
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Uutisia: Kutools for Outlook julkaistaan Ilmainen versio!
Koe täysin uudet Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin saapuvilla liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
