Avaa sähköpostin tulevaisuus: Paranna Outlookin tehokkuutta Kutools AI:lla

Digitaalisen viestinnän nopeatempoisessa maailmassa tehokkuus on avainasemassa, ja sähköpostien tehokas hallinta voi säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa. Enter Kutools AI Outlookille, tehokas työkalu, joka on suunniteltu parantamaan sähköpostikokemustasi ottamalla käyttöön älykkäitä taitoja, jotka virtaviivaistavat työnkulkuasi. Olitpa sitten luonnostelemassa sähköposteja, kääntämässä sisältöä tai vastaamassa viesteihin, Kutools AI tarjoaa valikoiman ominaisuuksia, jotka voivat muuttaa tapasi, jolla käytät sähköpostia. Tässä opetusohjelmassa opit Kutools AI Outlookille, miksi se on pakollinen työkalu, kuinka se otetaan käyttöön ja miten se integroidaan päivittäiseen sähköpostirutiiniin maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi.

• Esimerkkejä Kutools AI:n käytöstä saapuva sähköpostit:
  • Sähköpostiyhteenveto
  • Pikavastaus
• Esimerkkejä Kutools AI:n käytöstä lähtevä sähköpostit:
  • Sähköpostin kirjoittaminen
  • Jatka kirjoittamista

• Mukauta ja lisää taitoja henkilökohtaista käyttöä varten
• Räätälöi vastaukset sähköpostihistorian havaintojen avulla
• Ohjaa manuaalisia/automaattisia tiloja ja mukauta näyttöasetuksia

• Pikaohjaimet ja pääsy Kutools AI -ruudussa
• Luodun sisällön hallinta taitolaatikossa
• Kutools AI:n parhaat käytännöt

Mikä on Kutools AI for Outlook?

Kutools AI for Outlook on edistynyt ominaisuus, jonka on kehittänyt ExtendOffice, joka integroi saumattomasti tekoälyteknologiaa johtavista malleista, kuten OpenAI ja GoogleAI päivittäiseen sähköpostirutiinisi. Osana kattavaa sarjaa Yli 100 Kutools for Outlookin työkalut, se muuttaa tapaa, jolla hallitset sähköposteja ja käytät niitä. Intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta Kutools AI tarjoaa tehokkaat ominaisuudet tehostaaksesi tuottavuuttasi sekä sähköpostin lukemisessa että kirjoittamisessa.

Lukupaneelin taidot (vastaavien sähköpostien analysoimiseen ja niihin vastaamiseen)

• Yhteenveto: Hanki tiiviit yhteenvedot, jotta ymmärrät nopeasti pitkien sähköpostien pääkohdat.
• vastata: Käytä tekoälyä tehokkaiden ja yksityiskohtaisten vastausten lähettämiseen sähköposteihin. (Tukee lähetettyjen sähköpostien hyödyntämistä asiaankuuluvien tietojen saamiseksi.)
• Pikavastaus: Esittelee erilaisia ​​vastausvaihtoehtoja ja luo vastauksen valitsemasi suunnan perusteella. (Tukee lähetettyjen sähköpostien hyödyntämistä asiaankuuluvien tietojen saamiseksi.)
• Kiitos Vastaa: Luo ytimekäs kiitoskirje, joka auttaa sinua ilmaisemaan kiitollisuutensa nopeasti.
• Kääntää: Käännä saapuvat sähköpostit välittömästi haluamallesi kielelle, mikä varmistaa saumattoman viestinnän.
• Analysoida: Analysoi sähköpostin sisällön emotionaalista taipumusta, jotta voit määrittää, onko tunne positiivinen, negatiivinen vai neutraali.
• Ote: Poimi sähköpostista jäsennellyt tiedot, kuten nimet, paikat, päivämäärät ja summat, jotta ymmärrät nopeasti sisällön tärkeimmät tiedot.
• Mukautetut taidot : Luo omat taitosi mukauttamalla roolikehotteita, komentokehotteita ja lisäämällä lisävaihtoehtoja vastaamaan yksilöllisiä sähköpostinhallintatarpeitasi.

Kirjoituspaneelin taidot (lähtevien sähköpostien kirjoittamiseen ja tarkentamiseen)

• säveltää: Käytä tekoälyapua sähköpostin luonnosprosessin nopeuttamiseen mukautetuilla ehdotuksilla.
• Kiillottaa: Paranna automaattisesti sähköpostiluonnoksiasi kieliopin, sävyn ja tyylin mukaan varmistaen ammattimaisen lopputuloksen.
• Jatka kirjoittamista: Anna tekoälyn tarjota asiayhteyteen perustuvia ehdotuksia ja täydennyksiä, joiden avulla voit jatkaa luonnosten kirjoittamista.
• Kääntää: Käännä sähköpostiluonnoksesi helposti muille kielille ja valmista ne maailmanlaajuiselle yleisölle.
• Tarkistaa: Tarkista ja korjaa sähköpostin kirjoitus- ja kielioppivirheet varmistaaksesi kielen oikeellisuuden.
• Laajentaa: Laajenna sähköpostin keskeiset tiedot ja anna yksityiskohtaisia ​​selityksiä kattavammaksi sisällöksi.
• Ehdottaa: Tarjoa loogisia parannuksia tai arkaluontoista sisältöä koskevia ehdotuksia loogisen analyysin tai sisällön tarkistuksen avulla.
• Mukautetut taidot : Luo omat taitosi mukauttamalla roolikehotteita, komentokehotteita ja lisäämällä lisävaihtoehtoja vastaamaan yksilöllisiä sähköpostinhallintatarpeitasi.

Miksi valita Kutools AI Outlookiin?

Nykypäivän nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassa tehokas viestintä on avainasemassa. Kutools AI hyödyntää huippuluokan tekoälyteknologiaa varmistaakseen, että sähköpostisi ei vain lueta, vaan myös tunnetaan, ymmärretään ja arvostetaan. Kyse on sähköpostipelisi parantamisesta ja jokaisesta vuorovaikutuksesta merkityksellisemmäksi ja vaikuttavammaksi. Hallitsetpa päivittäisten sähköpostien tulvaa tai keskittyäksesi yhteen kriittiseen viestiin, Kutools AI on strateginen kumppanisi, joka varmistaa, että pysyt viestintäpelin edellä. Tässä on joitain avainedut että Kutools AI tarjoaa:

⏰ Aikaa säästävä automaatio: Automatisoi rutiininomaiset sähköpostitehtävät, kuten sähköpostiyhteenvedon ja nopean vastauksen, vapauttaen aikaasi tärkeämpiin tehtäviin ja lisäämällä yleistä tuottavuuttasi.

🌐 Monipuolinen AI-integraatio: Kutools AI tukee laajaa valikoimaa tekoälyalustoja, mukaan lukien OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI ja SenseNovaAI, mikä antaa sinulle joustavuuden valita paras tekoälymalli tarkkaa ja tehokasta sähköpostinhallintaa varten.

🖥️ Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Sisältää intuitiivisen ja helposti navigoitavan käyttöliittymän, jonka ansiosta kaiken teknologian käyttäjien on helppoa parantaa sähköpostin hallintaa ja viestintää.

🌓 Kaksoistilan toiminnallisuus: Kutools AI tarjoukset Manuaalitila ja Automaattinen tila. Automaattitilassa tehtävät, kuten sähköpostiyhteenvedot ja pikavastaukset, luodaan automaattisesti. Vaihtaminen tilojen välillä on saumatonta yhdellä napsautuksella, joten voit mukauttaa työkalun työnkulkuusi sopivaksi.

💡 Mukautetut taidot: Räätälöidä Kutools AI vastaamaan sähköpostin hallintatarpeisiisi luomalla omia taitojasi. Mukauta roolikehotteita, komentokehotteita ja lisäasetuksia varmistaaksesi, että tekoäly toimii juuri niin kuin haluat, mikä mahdollistaa maksimaalisen joustavuuden ja tehokkuuden sähköpostien käsittelyssä.

📚 Sähköpostihistorian oppiminen: Kun luot vastauksia, Kutools AI käyttää aiempia sähköpostivuorovaikutuksiasi (kun olet lisännyt historialliset sähköpostit) tarjotakseen kontekstitietoisia vastauksia, jotka tarjoavat tarkkoja vastauksia aikaisempien keskustelujen perusteella. Ajan myötä vastaukset tarkentuvat ja räätälöidään viestintätyyliisi mukautettua vuorovaikutusta varten.

🌍 Kielen käännösominaisuudet: Purkaa kielimuurit tarkkojen käännösten kehittyneillä malleilla, mikä tekee maailmanlaajuisesta viestinnästä vaivatonta.

⚙️ Saumaton integrointi Outlookin kanssa: Se on suunniteltu yksinomaan Outlookille, ja se parantaa sähköpostikokemustasi tutussa ympäristössä ja varmistaa intuitiivisen ja tehokkaan työnkulun.

✏️ Parempi selkeys ja ammattimaisuus: Käyttää edistyneitä kielimalleja sähköpostisi optimointiin, mikä takaa selkeyden ja ammattimaisuuden jokaisessa lähettämässäsi viestissä.

🔐 Parannettu yksityisyys ja turvallisuus: Käyttää uusimpia salaus- ja suojausprotokollia varmistaakseen, että sähköpostitietosi on suojattu, mikä antaa sinulle mielenrauhan viestinnässäsi.

Kuinka määrittää Kutools AI Outlookille tehostamaan sähköpostin tehokkuutta?

Muuta sähköpostikokemustasi Kutools AI on vain muutaman askeleen päässä. Tässä näytämme sinulle vaiheittaiset asennusohjeet Kutools AI Outlookissasi.

Vaihe 1: Asenna Kutools AI

Siirry ladata sivu ladata ja asentaa Kutools Outlookille saada Kutools AI.

Vaihe 2: Aktivoi Kutools AI

1. Asennuksen jälkeen Kutools Outlookille, Siirry Kutools välilehti ja napsauta AI.

2. Kutools AI -opas valintaikkuna avautuu. Se esittelee ne taidot Kutools AI tarjouksia. Napsauta seuraava painiketta jatkaaksesi.

3. Käyttöehdot ilmestyy. Klikkaus seuraava.

4. Nyt voit aktivoida Kutools AI valitsemalla an Tekoälyn tarjoaja ja syöttämällä vastaava API-avain. Kun olet valmis, napsauta OK.

Napsautuksen jälkeen OK, The Kutools AI -ruutu tulee näkyviin Outlook-ikkunan oikealle puolelle, kuten alla on esitetty. Jatka lukemista saadaksesi esimerkkejä sen käytöstä!

Käytä Kutools AI:tä työnkulussasi esimerkkien kanssa

Sähköpostiyhteenveto: Keskeisten kohtien poimiminen pitkistä viesteistä

Olet juuri avannut postilaatikkosi löytääksesi pitkän sähköpostin asiakkaalta, jossa esitellään erilaisia ​​projektipäivityksiä ja -pyyntöjä. Tiheän tekstin kahlaamisen sijaan voit luottaa siihen Kutools AI's Yhteenveto taito. Kun avaat sähköpostin, tekoäly luo nopeasti lyhyen yhteenvedon, joka korostaa tärkeimmät tiedot. Tämän avulla voit nopeasti ymmärtää tärkeimmät kohdat ja priorisoida seuraavat vaiheet, mikä säästää arvokasta aikaa ja varmistaa, että et menetä tärkeitä yksityiskohtia.

1. In Kutools AI ruudussa, varmista, että olet Lukupaneeli.
2. Valitse sähköposti, josta haluat tehdä yhteenvedon.

- Yhteenveto laatikko luo automaattisesti lyhyen yhteenvedon sähköpostin pääkohdista, kuten alla on esitetty:

Pikavastaus: Luo välittömiä, kontekstitietoisia vastauksia

Sen sijaan, että käyttäisit aikaa vastauksen kirjoittamiseen tyhjästä, Kutools AI's Pikavastaus taito auttaa sinua analysoimaan sähköpostin kontekstia ja ehdottaa useita vastausperusteita yksityiskohtaista vastausta varten.

1. In Kutools AI ruudussa, varmista, että olet Lukupaneeli.
2. Valitse sähköposti, johon haluat vastata. The Pikavastaus taito luo automaattisesti useita vastauksia alla olevan kuvan mukaisesti.

   

   Vinkkejä:

   • Jos valitset tekstin sähköpostissa, se vastaa valittuun sisältöön. Muussa tapauksessa se vastaa koko sähköpostiin.
   • Jos mikään vastausperusteista ei ole sopiva, voit napsauttaa "Ei sovellu?" -linkkiä ja anna haluamasi peruste.

3. Valitse yksi vastausperusteista luodaksesi vastauksen.

4. Valitse vastata -painiketta. Vastaus lisätään sähköpostiluonnokseen, jossa voit tarkastella, muokata ja lähettää.

   

Sähköpostin kirjoittaminen: Alkuviestien luominen tekoälyn ohjauksella

Kun sinun on otettava yhteyttä asiakkaaseen tapaamisen jälkeen, mutta et ole varma kuinka aloittaa, Kutools AI's säveltää taito astuu sisään ja tarjoaa asiayhteyteen perustuvia ehdotuksia, jotka auttavat sinua luomaan viestin. Kun annat Kutools AI avainkohtien kanssa se ehdottaa tarpeisiisi räätälöityjä lauseita ja rakenteita, joiden avulla voit laatia nopeasti ammattimaisen ja selkeän sähköpostin.

1. In Kutools AI ruudussa, varmista, että olet Kirjoituspaneeli.
2. In säveltää -ruutuun, syötä avainkohdat ja napsauta Tuottaa painiketta.
3. Napauta liite lisätäksesi luodun luonnoksen sähköpostin runkoon.

Jatka sähköpostin kirjoittamista: Jatka siitä, mihin jäit

Aloit laatia yksityiskohtaista sähköpostiviestiä, mutta puolivälissä sinua keskeytettiin ja sinun piti jättää se kesken. Kun palaat, Kutools AI's Jatka kirjoittamista taito on valmis auttamaan sinua jatkamaan siitä, mihin jäit. Tekoäly tarkistaa epätäydellisen luonnoksesi kontekstin ja antaa ehdotuksia viestisi jatkamiseksi ja täydentämiseksi.

Continue Writing -taito toimii näin: Kun aloitat vastaamisen Saapuneet-kansiossasi olevaan sähköpostiin, Lukupaneeli vaihtaa automaattisesti tilaan Kirjoituspaneeli. Kun alat laatia vastauksesi, Jatka kirjoittamista taito jatkaa luonnosta automaattisesti puolestasi. Kun sisältö on luotu, napsauta liite -painiketta lisätäksesi sen nopeasti luonnoksiisi.

Muuta Kutools AI henkilökohtaiseksi avustajasi

Voit optimoida taitojen lisäämisestä ja personoinnista siihen, että tekoäly voi oppia sähköpostihistoriastasi Kutools AI tulla henkilökohtaiseksi avustajasi. Näiden ominaisuuksien avulla saat tarkempia, kontekstitietoisempia vastauksia ja pystyt hienosäätämään tekoälyn taitoja erityistarpeidesi mukaan.

• Mukautettuja taitoja yksilölliseen käyttöön
• Räätälöi vastaukset sähköpostihistorian oivalluksilla
• Ohjaa manuaalisia/automaattisia tiloja ja mukauta näyttöasetuksia

Mukautettuja taitoja yksilölliseen käyttöön

Alueen pohjalla Kutools AI ruudussa on a Taitokirjaston hallinta -painiketta, joka avaa Taitokirjaston hallinta valintaikkuna, kun sitä napsautetaan.

In Taitokirjaston hallinta -valintaikkunassa voit määrittää taidot molemmille Lukupaneeli ja Kirjoituspaneeli:

1. valita Lukupaneeli or Kirjoituspaneeli hallita taitoja kyseisessä paneelissa.
2. Aktivoi taito ja näytä se valitsemalla taidon vieressä oleva valintaruutu Kutools AI ruutuun. Poista taito käytöstä poistamalla valintaruudun valinta ja piilottaaksesi sen ruudusta.
3. Valitse taito muokataksesi sen asetuksia, mukaan lukien:
   • Roolikehote: Ohjaa tekoälyä omaksumaan tietyn käytöksen ja tyylin.
   • Komentorivi: Ohjaa tekoälyä suorittamaan tietyn tehtävän.
   • Lisävarusteet: Mahdollistaa lisäräätälöinnin ja mahdollisuuden lisätä asetuksia käyttämällä Lisää vaihtoehtoja painiketta.
4. Lisää uusi taito napsauttamalla Lisää taitoa -painiketta luodaksesi tarpeidesi mukaan räätälöidyn.

Räätälöi vastaukset sähköpostihistorian oivalluksilla

vastata taitoja Kutools AI tukee oppimista historiallisista sähköpostikeskusteluista. Luomalla paikallisen tietokannan, joka tallentaa aiemmat sähköpostitiedot, tekoäly voi analysoida aikaisempia viestejä ja parantaa vastaustensa tarkkuutta ja kontekstuaalista relevanssia saadakseen tarkempia ja kontekstitietoisempia vastauksia.

Sinä pystyt lisätä historialliset sähköpostit manuaalisesti Email Learningiin. Tai ota käyttöön automaattinen lisäysominaisuus niin, että sähköpostit lisätään välittömästi Email Learning -ohjelmaan lähettämisen jälkeen, mikä auttaa Al-järjestelmää oppimaan ja mukautumaan paremmin.

Manuaalinen lisäys

1. Napsauta Sähköpostin oppiminen -painiketta vastata or Pikavastaus laatikko Kutools AI ruudussa.

2. Napsauta Manuaalinen lisäys painiketta.

3. Ponnahdusikkunassa Manuaalinen lisäys valintaikkunassa, valitse sähköpostit, jotka haluat oppia ja napsauta OK.

• Valita kaikki tilin sähköpostit, valitse valintaruutu ennen tiliä.
• Valita sähköpostit yksitellen, valitse valintaruutu ennen sähköpostin lähettämistä.
• Valita viimeisen kuukauden sähköpostitNapsauttamalla Sähköpostit viime kuukaudelta linkki.
• Valita sähköpostit viimeiseltä vuodeltaNapsauttamalla Sähköpostit viime vuodelta linkki.

4. Näyttöön tulee valintaikkuna, joka muistuttaa sinua opetettavien sähköpostien määrästä. Klikkaus Kyllä.

5. Toinen valintaikkuna avautuu muistuttamaan sinua onnistuneesti opittujen sähköpostien määrästä. Klikkaus OK.

Automaattinen lisäys

Valitse Sähköpostin oppiminen -painiketta vastata or Pikavastaus laatikko Kutools AI ruutuun ja toimi sitten seuraavasti.

1. Tarkista Automaattinen lisäys valintaruutu.
2. Valitse sähköpostitilit merkitsemällä kunkin osoitteen vieressä oleva valintaruutu, jotta niistä lähetetyt sähköpostit lisätään automaattisesti Email Learning -ohjelmaan.
3. Valitse Säästä painiketta.

Ohjaa manuaalisia/automaattisia tiloja ja mukauta näyttöasetuksia

Kutools AI voit mukauttaa sen toimintaa ja visuaalista käyttöliittymää yksilöllisten mieltymystesi ja työnkulkusi mukaan:

• Jotkut taidot on asetettu aluksi Automaattinen tila, kun taas toiset toimivat Manuaalitila. Voit vaihtaa tietyn taidon manuaalisen ja automaattisen tilan välillä napsauttamalla Vaihtaa -painiketta taitolaatikon oikeassa yläkulmassa.
  

  Tässä on ero automaatiotaitojen välillä Lukupaneeli ja Kirjoituspaneeli:

  • Lukupaneeli: Taidot asetettu Automaattinen tila käynnistyy automaattisesti aina, kun uuteen sähköpostiin vaihdetaan.
  • Kirjoituspaneeli: Taidot sisään Automaattinen tila käynnistyy automaattisesti, kun luonnoksen valinta muuttuu, paitsi "Jatka kirjoittamista" -taitoa, joka toimii vain, kun itse sisältö muuttuu.
  Vinkki:

  Taidon vaihtamisen jälkeen ManuaalitilaNapsauttamalla Tuottaa painiketta saadaksesi tuloksia. Jos sähköpostissa valitaan tekstiä, taito käsittelee vain valitun sisällön; muuten se käsittelee koko sähköpostin. In Automaattinen tila, taidot käsittelevät koko sähköpostin, kun olet valinnut sen. Jos haluat käsitellä vain osan sähköpostista, korosta haluamasi osa ja napsauta sitten Uudelleen -kuvaketta vasemmassa alakulmassa.

• Voit mukauttaa näyttöä valitsemalla jommankumman Yhden sivun näkymä nähdäksesi kaikki taidot Kutools AI ruutuun kerralla tai Välilehtinäkymä järjestää taidot erillisiin välilehtiin.
  

Vinkkejä Kutools AI:n tehokkuuden maksimoimiseen

Tässä on joitain vinkkejä ja temppuja käyttöön Kutools AI Outlookissa:

Mitä voit nopeasti hallita ja käyttää Kutools AI -ruudussa

Vaihtaaksesi välillä Lukupaneeli ja Kirjoituspaneeli, vaihda Luku/kirjoituspaneeli painiketta. Vaihda välillä Yhden sivun näkymä ja Välilehtinäkymä, vaihda Yksi sivu/välilehtinäkymä painiketta. Voit vaihtaa helposti eri AI-palveluntarjoajien ja mallien välillä Kutools AI -ruudussa napsauttamalla Käytetty AI malli avattavasta valikosta ja valitse haluamasi vaihtoehto luettelosta. Voit vaihtaa tietyn taidon manuaalisen ja automaattisen tilan välillä napsauttamalla Vaihtaa painiketta tuossa taitolaatikossa. Napsauta tarvittaessa Laajenna sisältöä -painiketta nähdäksesi tuloksen koko sisällön. Taidon käyttämä kieli vastaa oletusarvoisesti Outlook-asetuksiasi. Voit muuttaa sitä valitsemalla Kieli pudotusvalikosta taitolaatikossa. Laajentamalla Lisävarusteet avattavasta valikosta voit valita vaihtoehdon, joka ohjaa tekoälyä luomaan tarkempia tuloksia. Tekoälyn luoma sisältö voi olla virheellistä. Harkitse tärkeiden tietojen tarkistamista.

Mitä voit tehdä taitolaatikossa luodulla sisällöllä