Digitaalisen viestinnän nopeatempoisessa maailmassa tehokkuus on avainasemassa, ja sähköpostien tehokas hallinta voi säästää huomattavasti aikaa ja vaivaa. Enter Kutools AI Outlookille, tehokas työkalu, joka on suunniteltu parantamaan sähköpostikokemustasi ottamalla käyttöön älykkäitä taitoja, jotka virtaviivaistavat työnkulkuasi. Laaditpa sitten sähköposteja, käännät sisältöä tai vastaat nopeasti viesteihin, Kutools AI tarjoaa valikoiman ominaisuuksia, jotka voivat muuttaa tapasi, jolla käytät postilaatikkoasi. Tässä opetusohjelmassa opit Kutools AI Outlookille, miksi se on pakollinen työkalu, kuinka se otetaan käyttöön ja miten se integroidaan päivittäiseen sähköpostirutiiniin maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi.

• Lukupaneeli
  • Sähköpostiyhteenveto
  • Pikavastaus
  • Käännä sähköposti
• Kirjoituspaneeli
  • Sähköpostiluonnos
  • Puolalainen sähköposti
  • Jatka sähköpostin kirjoittamista
  • Käännä sähköposti

Mikä on Kutools AI for Outlook?

Kutools AI for Outlook on edistynyt ominaisuus, jonka on kehittänyt ExtendOffice, joka integroi saumattomasti tekoälyteknologiaa johtavista malleista, kuten OpenAI ja GoogleAI päivittäiseen sähköpostirutiinisi. Osana kattavaa sarjaa Yli 100 Kutools for Outlookin työkalut, se muuttaa tapaa, jolla hallitset sähköposteja ja käytät niitä. Intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta Kutools AI tarjoaa seitsemän voimakasta taitoa Lukupaneeli (3 taitoa) ja Kirjoituspaneelit (4 taitoa), mikä lisää tuottavuuttasi sekä luku- että kirjoitustehtävissä:

Lukupaneeli

• Sähköpostiyhteenveto: Hanki tiiviit yhteenvedot, jotta ymmärrät nopeasti pitkien sähköpostien pääkohdat.
• Pikavastaus: Käytä tekoälyn luomia ehdotuksia nopeaan ja tehokkaaseen sähköpostivastaamiseen.
• Käännä sähköposti: Käännä saapuvat sähköpostit välittömästi haluamallesi kielelle, mikä varmistaa saumattoman viestinnän.

Kirjoituspaneeli

• Sähköpostiluonnos: Käytä tekoälyapua sähköpostin luonnosprosessin nopeuttamiseen mukautetuilla ehdotuksilla.
• Puolalainen sähköposti: Paranna automaattisesti sähköpostiluonnoksiasi kieliopin, sävyn ja tyylin mukaan varmistaen ammattimaisen lopputuloksen.
• Jatka sähköpostin kirjoittamista: Anna tekoälyn tarjota asiayhteyteen perustuvia ehdotuksia ja täydennyksiä, joiden avulla voit jatkaa luonnosten kirjoittamista.
• Käännä sähköposti: Käännä sähköpostiluonnoksesi helposti muille kielille ja valmista ne maailmanlaajuiselle yleisölle.

Integroimalla nämä taidot päivittäiseen sähköpostirutiinisi, Kutools AI ei vain virtaviivaista työnkulkuasi, vaan myös rikastuttaa viestintääsi varmistaen, että jokainen lähettämäsi tai vastaanottamasi sähköposti täyttää korkeimmat tehokkuuden ja vaikuttavuuden vaatimukset.

Miksi valita Kutools AI Outlookiin?

Nykypäivän nopeatempoisessa digitaalisessa maailmassa tehokas viestintä on avainasemassa. Kutools AI hyödyntää huippuluokan tekoälyteknologiaa varmistaakseen, että sähköpostisi ei vain lueta, vaan myös tunnetaan, ymmärretään ja arvostetaan. Kyse on sähköpostipelisi parantamisesta ja jokaisesta vuorovaikutuksesta merkityksellisemmäksi ja vaikuttavammaksi. Hallitsetpa päivittäisten sähköpostien tulvaa tai keskittyäksesi yhteen kriittiseen viestiin, Kutools AI on strateginen kumppanisi, joka varmistaa, että pysyt viestintäpelin edellä. Tässä on joitain avainedut että Kutools AI tarjoaa:

🌓 Kaksoistilan toiminnallisuus: Suurin osa taidoista Kutools AI tarjota kaksi tilaa - Manuaalitila ja Automaattinen tila. Automaattitilassa tehtävät, kuten sähköpostien yhteenveto ja nopeat vastaukset, luodaan automaattisesti, kun olet vuorovaikutuksessa sähköpostien kanssa. Vaihtaminen manuaalisen ja automaattisen tilan välillä on saumatonta, ja se voidaan tehdä yhdellä napin painalluksella, jolloin voit mukauttaa työkalun työnkulun mieltymystesi mukaan.

📧 Henkilökohtaiset sähköpostivastaukset: Hyödyntämällä tekoälymalleja, kuten GPT-4o, GPT-4o mini ja Gemini, se luo vastaukset, jotka kuvastavat ainutlaatuista tyyliäsi ja sävyäsi ja varmistavat, että jokainen sähköposti tuntuu henkilökohtaiselta kirjoittamalta.

🔄 Mukautuva oppiminen: Oppii jatkuvasti sähköpostikäyttäytymisestäsi ja asetuksistasi mukautuakseen paremmin tarpeisiisi ja parantaa ajan mittaan apuaan saadakseen entistä henkilökohtaisempaa tukea käyttäessäsi Pikavastaus taitoa Lukupaneeli of Kutools AI. Tämä järjestelmä mukautuu parantamaan vastaustesi tarkkuutta vuorovaikutusmalliesi perusteella ja varmistaa, että vastauksista tulee tarkempia ja räätälöityjä viestintätyyliisi, mikä johtaa viime kädessä tehokkaampaan ja tehokkaampaan sähköpostin hallintakokemukseen.

⏰ Aikaa säästävä automaatio: Automatisoi rutiininomaiset sähköpostitehtävät, kuten sähköpostiyhteenvedon ja nopean vastauksen, vapauttaen aikaasi tärkeämpiin tehtäviin ja lisäämällä yleistä tuottavuuttasi.

🌍 Kielen käännösominaisuudet: Purkaa kielimuurit tarkkojen käännösten kehittyneillä malleilla, mikä tekee maailmanlaajuisesta viestinnästä vaivatonta.

⚙️ Saumaton integrointi Outlookin kanssa: Se on suunniteltu yksinomaan Outlookille, ja se parantaa sähköpostikokemustasi tutussa ympäristössä ja varmistaa intuitiivisen ja tehokkaan työnkulun.

✏️ Parempi selkeys ja ammattimaisuus: Käyttää edistyneitä kielimalleja sähköpostisi optimointiin, mikä takaa selkeyden ja ammattimaisuuden jokaisessa lähettämässäsi viestissä.

🖥️ Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Sisältää intuitiivisen ja helposti navigoitavan käyttöliittymän, jonka ansiosta kaiken teknologian käyttäjien on helppoa parantaa sähköpostin hallintaa ja viestintää.

🔐 Parannettu yksityisyys ja turvallisuus: Käyttää uusimpia salaus- ja suojausprotokollia varmistaakseen, että sähköpostitietosi on suojattu, mikä antaa sinulle mielenrauhan viestinnässäsi.

Kuinka määrittää Kutools AI tehostamaan sähköpostin tehokkuutta?

Muuta sähköpostikokemustasi Kutools AI on vain muutaman askeleen päässä. Tässä näytämme sinulle vaiheittaiset asennusohjeet Kutools AI Outlookissasi.

Vaihe 1: Asenna Kutools AI

Siirry ladata sivu ladata ja asentaa Kutools Outlookille saada Kutools AI.

Vaihe 2: Aktivoi Kutools AI

1. Asennuksen jälkeen Kutools Outlookille, Siirry Kutools välilehti ja napsauta AI.

2. Kutools AI -opas valintaikkuna avautuu. Se esittelee kuusi taitoa, joita Kutools AI tarjoaa. Napsauta seuraava painiketta jatkaaksesi.

Huomautuksia: Tämä ponnahdusikkuna tulee näkyviin vain, kun aktivoit Kutools AI:n ensimmäisen kerran. Jos haluat käyttää tätä opasta uudelleen myöhemmin, napsauta -painiketta Kutools AI -ruudussa.

3. Käyttöehdot ilmestyy. Klikkaus seuraava.

4. Nyt voit aktivoida Kutools AI:n valitsemalla Tekoälyn tarjoaja ja syöttämällä vastaava API-avain. Kun olet valmis, napsauta OK.

Vaihe 3: Määritä Skill Library Management -asetukset henkilökohtaista käyttöä varten

Kun se on aktivoitu, Kutools AI -ruutu tulee näkyviin Outlook-ikkunan oikealle puolelle. Alaosassa Kutools AI AI-ruutu, napsauta Taitokirjaston hallinta painiketta avataksesi Taitokirjaston hallinta valintaikkuna.

In Taitokirjaston hallinta -valintaikkunassa voit määrittää seitsemän taidon asetukset kahdessa välilehdessä: Lukupaneeli ja Kirjoituspaneeli.

Alla Lukupaneeli -välilehdellä voit mukauttaa kolmea osa-aluetta Sähköpostiyhteenveto, Pikavastaus ja Käännä sähköposti taitoja.
Samoin Kirjoituspaneeli -välilehdellä voit mukauttaa kolmea osa-aluetta Sähköpostiluonnos, Puolalainen sähköposti, Jatka sähköpostin kirjoittamistaja Käännä sähköposti taitoja.

• Kieli: Määritä käytettävä kieli avattavasta Kieli-luettelosta.
• Roolikehote: Roolikehote ohjeistaa tekoälyä omaksumaan tietyn käytöksen ja tyylin, kuten toimimaan asiakaspalvelun edustajana ja varmistamaan, että vastaukset räätälöidään rooliin sopiviksi.
• Komentorivi: Komentokehote ohjaa tekoälyä suorittamaan tietyn tehtävän, kuten kirjoittamaan ystävällisen sähköpostivastauksen, varmistaen, että tulos vastaa annettuja ohjeita.

Esimerkki Skill Library Management -määrityksestä

Voit esimerkiksi kääntää sähköpostit halutulle kielelle niitä lukiessasi seuraavasti:

1. Siirry Lukupaneeli välilehden Taitokirjaston hallinta valintaikkuna.
2. Vuodesta Kieli pudotusvalikosta, valitse haluamasi kieli.
3. Muokkaa sisältöä sisään Roolikehote ja Command promp laatikoita tarvittaessa.
4. Valitse Säästä painiketta.

Tulos

Määrityksen jälkeen Kutools AI on valmis käytettäväksi. Siinä on kaksi paneelia: lukupaneeli ja Kirjoituspaneeli. Oletusarvoisesti Lukupaneeli näytetään. Voit vaihtaa kahden paneelin välillä napsauttamalla vastaavaa paneelipainiketta.

Lukupaneeli

- Lukupaneeli sisältää kolme taitoa: Sähköpostiyhteenveto, Pikavastausja Käännä sähköposti, joista jokaisessa on kaksi tilaa – manuaalinen ja automaattinen tila.

Oletusarvoisesti Sähköpostiyhteenveto ja Pikavastaus taidot on asetettu Automaattinen tila, joka tuottaa automaattisesti tuloksia, kun napsautat sähköpostia. The Käännä sähköposti taito on kuitenkin alussa Manuaalitila, jolloin sinun on napsautettava Tuottaa painiketta saadaksesi tuloksia. Voit vaihtaa manuaalisen ja automaattisen tilan välillä napsauttamalla Vaihtaa painiketta.

Kirjoituspaneeli

- Kirjoituspaneeli sisältää neljä taitoa: Sähköpostiluonnos, Puolalainen sähköposti, Jatka sähköpostin kirjoittamistaja Käännä sähköposti.

- Sähköpostiluonnos ja Puolalainen sähköposti taidot toimivat vain Manuaalitila, jolloin sinun on napsautettava Tuottaa painiketta saadaksesi tuloksia. The Jatka sähköpostin kirjoittamista ja Käännä sähköposti taidot tarjoavat molemmat manuaalinen ja Automaattinen tila, oletusasetuksena Manuaalitila. Voit vaihtaa manuaalisen ja automaattisen tilan välillä napsauttamalla Vaihtaa painiketta.

Käytä Kutools AI:tä työnkulussasi esimerkkien kanssa

Konfiguroinnin jälkeen Kutools AI, voit nyt käyttää seitsemää avaintaitoa kahdessa paneelissa.

• Lukupaneeli
  • Sähköpostiyhteenveto
  • Pikavastaus
  • Käännä sähköposti
• Kirjoituspaneeli
  • Sähköpostiluonnos
  • Puolalainen sähköposti
  • Jatka sähköpostin kirjoittamista
  • Käännä sähköposti

Lukupaneeli

Oletusarvoisesti Lukupaneeli näkyy kohdassa Kutools AI ruutuun. Se auttaa sinua hallitsemaan saapuvia sähköposteja tehokkaasti tarjoamalla nopeita yhteenvetoja, välittömiä vastauksia ja helppoja käännöksiä. Napsauttamalla Lukupaneeli -painiketta voi vaihtaa Kirjoituspaneeli. Päinvastoin.

Sähköpostiyhteenveto: Keskeisten kohtien poimiminen pitkistä viesteistä

Olet juuri avannut postilaatikkosi löytääksesi pitkän sähköpostin asiakkaalta, jossa esitellään erilaisia ​​projektipäivityksiä ja -pyyntöjä. Tiheän tekstin kahlaamisen sijaan voit luottaa siihen Kutools AI's Sähköpostiyhteenveto taito. Kun avaat sähköpostin, tekoäly luo nopeasti lyhyen yhteenvedon, joka korostaa tärkeimmät tiedot. Tämän avulla voit nopeasti ymmärtää tärkeimmät kohdat ja priorisoida seuraavat vaiheet, mikä säästää arvokasta aikaa ja varmistaa, että et menetä tärkeitä yksityiskohtia.

In Lukupaneeli of Kutools AI, napsauta sähköpostiviestiä, josta haluat tehdä yhteenvedon. The Sähköpostiyhteenveto taito luo automaattisesti lyhyen yhteenvedon sähköpostin pääkohdista.

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Pikavastaus: Luo välittömiä, kontekstitietoisia vastauksia

Oletetaan, että käsittelet useita sähköposteja ja saat yhtäkkiä asiakirjapyynnön kollegaltasi. Sen sijaan, että käyttäisit aikaa vastauksen kirjoittamiseen tyhjästä, Kutools AI's Pikavastaus taito tulee avuksesi. Tekoäly analysoi sähköpostin kontekstin ja ehdottaa useita vastausperusteita yksityiskohtaista vastausta varten.

1. Vuonna Lukupaneeli of Kutools AI, napsauta sähköpostia, johon haluat saada nopean vastauksen. The Pikavastaus taito luo automaattisesti useita vastauspohjia.

2. Luo yksityiskohtainen vastaus napsauttamalla jotakin yllä olevista vastausperusteista.

3. Napsauta vastata -painiketta. Luotu vastaus lisätään sähköpostin runkoon heti luonnoksena.

Käännä sähköposti: Kavenna kielipuutteet vaivattomasti

Työskentelet kansainvälisen kumppanin kanssa, ja sinulle tulee sähköposti kielellä, jota et ymmärrä. Sen sijaan, että kopioit tekstin erilliseen käännöstyökaluun, Kutools AI's Käännä sähköposti taito kääntää sisällön välittömästi suoraan Outlookissa. Nyt voit ymmärtää viestin täysin ja vastata asianmukaisesti ilman sovellusten välillä vaihtamista, mikä tekee rajat ylittävästä viestinnästäsi sujuvampaa ja tehokkaampaa.

1. Vuonna Lukupaneeli of Kutools AI, Siirry Käännä sähköposti osio. Valitse kieli, jolle haluat kääntää Kieli avattavasta luettelosta. Esimerkiksi tässä valitsen kohdekieleksi italian.

2.Valittuasi sähköpostin tai tekstin sähköpostissa, jonka haluat kääntää, napsauta Tuottaa painiketta.

Tulos

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Kirjoituspaneeli

- Kirjoituspaneeli of Kutools AI auttaa sähköpostien kirjoittamisessa ja tarkentamisessa tekoälypohjaisten ehdotusten, kieliopin parannusten ja käännöstaitojen avulla. Napsauttamalla Kirjoituspaneeli -painiketta voi vaihtaa Lukupaneeli. Päinvastoin.

Luonnossähköposti: Alkuviestien luominen tekoälyn ohjauksella

Sinun on otettava yhteyttä asiakkaaseen tapaamisen jälkeen, mutta et ole varma, kuinka aloittaa. Kutools AI's Sähköpostiluonnos taito astuu sisään ja tarjoaa asiayhteyteen perustuvia ehdotuksia, jotka auttavat sinua luomaan viestin. Kun kirjoitat, tekoäly ehdottaa tarpeisiisi räätälöityjä lauseita ja rakenteita, joiden avulla voit laatia ammattimaisen ja selkeän sähköpostin nopeasti. Tämä paitsi säästää aikaa, myös varmistaa, että viestintäsi on täsmällistä ja tehokasta, mikä kuvastaa ammattimaista sävyäsi.

1. Siirry uudessa viesti-ikkunassa kohtaan Sähköpostiluonnos osassa Kirjoituspaneeli of Kutools AI. Syötä avainkohdat tekstiruutuun.

2. Napsauta Tuottaa -painiketta luodaksesi luonnoksen.

3. Kun luonnos on luotu, napsauta liite -painiketta lisätäksesi luonnoksen sähköpostin tekstiosaan.

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Puolalainen sähköposti: Täydellistä kielioppia, sävyä ja tyyliä

Kun olet laatinut tärkeän sähköpostin esimiehelle, haluat varmistaa, että se on virheetön ennen kuin painat lähetyspainiketta. Kutools AI's Puolalainen sähköposti taito parantaa luonnostasi tarkistamalla kielioppia, parantamalla sävyä ja hiomalla tyyliä. Yhdellä napsautuksella sähköpostisi muuttuu hienoksi, ammattimaiseksi viestintävälineeksi. Tämä työkalu on erityisen arvokas, kun kommunikoit ylempien johtajien tai asiakkaiden kanssa, mikä varmistaa, että viestisi ei ole vain oikea, vaan myös jättää positiivisen vaikutelman.

1. Vuonna Kirjoituspaneeli of Kutools AI, Siirry Puolalainen sähköposti osio. Kun olet valinnut sähköpostiluonnoksen tai sähköpostiluonnoksen tekstin, jonka haluat muotoilla uudelleen, napsauta Tuottaa painiketta.

2. Kun kiillotettu luonnos on luotu, napsauta liite -painiketta lisätäksesi sen sähköpostin tekstiosaan.

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Jatka sähköpostin kirjoittamista

Aloit laatia yksityiskohtaista sähköpostiviestiä, mutta puolivälissä sinua keskeytettiin ja sinun piti jättää se kesken. Kun palaat, Kutools AI's Jatka sähköpostin kirjoittamista taito on valmis auttamaan sinua jatkamaan siitä, mihin jäit. Tekoäly tarkistaa epätäydellisen luonnoksesi kontekstin ja antaa ehdotuksia viestisi jatkamiseksi ja täydentämiseksi. Tämä varmistaa, että sähköpostisi pysyy yhtenäisenä ja ajankohtaisena, vaikka kirjoitusprosessissasi olisi katkos.

Automaattinen tila

Kun aloitat vastaamisen Saapuneet-kansiossasi olevaan sähköpostiin, Lukupaneeli vaihtaa automaattisesti tilaan Kirjoituspaneeli. Kun alat laatia vastauksesi, Jatka sähköpostin kirjoittamista taito jatkaa luonnosta automaattisesti puolestasi. Kun sisältö on luotu, paina Ctrl + ~ lisätäksesi sen nopeasti luonnokseen.

Manuaalitila

1. Vuonna Kirjoituspaneeli of Kutools AI, Siirry Jatka sähköpostin kirjoittamista osio. Aseta kohdistin kohtaan, jossa haluat Kutools AI:n jatkavan luonnokseen kirjoittamista, ja napsauta sitten Tuottaa painiketta.

2. Kun sisältö on luotu, napsauta liite -painiketta lisätäksesi sen sähköpostin tekstiosaan.

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Käännä sähköposti: Sähköpostien valmistelu maailmanlaajuiselle yleisölle

Kirjoitat sähköpostiviestiä asiakkaalle ulkomailla, ja sinun on varmistettava, että viestisi käännetään oikein hänen äidinkielelleen. Sen sijaan, että luottaisit ulkoisiin työkaluihin, Kutools AI's Käännä sähköposti taidon avulla voit kääntää luonnoksesi Outlookissa. Laadit sähköpostisi tavalliseen tapaan, minkä jälkeen se käännetään haluamallesi kielelle yhdellä napsautuksella. Tämä taito varmistaa, että viestintäsi on sekä täsmällistä että kulttuurisesti sopivaa, mikä helpottaa tehokasta vuorovaikutusta kansainvälisten asiakkaiden kanssa.

1. Valitse sähköpostiluonnoksesta teksti, jonka haluat kääntää.

2. Vuonna Kirjoituspaneeli of Kutools AI, Siirry Käännä sähköposti osio. Valitse sitten kieli, jolle haluat kääntää Kieli avattavasta luettelosta. Esimerkiksi tässä valitsen kohdekieleksi ranskan.

3. Napsauta Tuottaa painiketta.

4. Kun luonnos on käännetty, napsauta liite -painiketta lisätäksesi sen sähköpostin tekstiosaan.

Vinkkejä: kopio painike: Kopioi koko sisältö. Uudelleen painike: Regenerointi. Voit kopioida valitun tekstin tai valita kaiken sisällön luodusta sisällöstä.

Vinkkejä Kutools AI:n tehokkuuden maksimoimiseen