Virtaviivaista postilaatikkosi: Kutoolsin teho Outlookin päällekkäisten sähköpostien poistamisominaisuuteen

1. Kaikki päällekkäiset sähköpostit tarkistetaan oletusarvoisesti kussakin ryhmässä ensimmäistä ilmestyvää lukuun ottamatta. Jos et halua poistaa kaikkia kaksoiskappaleita, voit tarkistaa vain poistettavat kaksoiskappaleet.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa. 
   • "Palauta oletusvalinta": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarkistaa kaikki päällekkäiset kohteet paitsi kunkin kaksoiskappaleryhmän ensimmäisen.
   • "Tarkista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto tarkistaaksesi kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
   • "Poista kaikki valinnat": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista päällekkäisistä kohteista kussakin ryhmässä.
   • "Laajenna kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat laajentaa kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
   • "Tiivistä kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tiivistää kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää vain päällekkäisten viestien aiheen, liitteen, tekstin ja niiden määrän.
3. Näytä kaikkien tällä kertaa tarkistamiesi sähköpostien kokonaismäärä.
4. Näytä kaikkien tällä kertaa löydettyjen päällekkäisten kohteiden lukumäärä.
   

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
2. Tiedostojen välinen suodatus: Tämän vaihtoehdon valitseminen ohjaa työkalun etsimään päällekkäisiä kohteita kaikista valituista kansioista. Jos tätä ei ole valittu, se vertaa ja etsii kopioita vain valitusta kansiosta.
3. Näytä valittujen kansioiden lukumäärä.
   

1. Kaikki päällekkäiset sähköpostit tarkistetaan oletusarvoisesti paitsi ensimmäinen, joka tulee näkyviin. Jos et halua poistaa kaikkia kaksoiskappaleita, voit laajentaa kaksoiskappaleiden ryhmää ja tarkistaa vain poistettavat kaksoiskappaleet.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
   • "Tiivistetty solmu": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää kaikki päällekkäiset ryhmät, mutta älä näytä kunkin ryhmän päällekkäisiä kohteita.
   • "Laajenna kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat laajentaa kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
   • "Kutista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tiivistää kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää vain kansion nimen.
   • "Palauta oletusvalinta": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarkistaa kaikki päällekkäiset kohteet paitsi kunkin kaksoiskappaleryhmän ensimmäisen.
   • "Tarkista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto tarkistaaksesi kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
   • "Poista kaikki valinnat": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista päällekkäisistä kohteista kussakin ryhmässä.
3. Näytä kaikkien tällä kertaa löydettyjen päällekkäisten kohteiden lukumäärä.
   

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
   • "Tarkista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat valita kaikki kansiot, mukaan lukien alikansiot.
   • "Poista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto poistaaksesi valinnan kaikista kansioista, mukaan lukien alikansiot.
   • "Valitse kaikki nykyisen kansion alikansiot": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarkistaa valitun kansion kaikki alikansiot.
   • "Poista kaikki nykyisen kansion alikansiot": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista valitun kansion alikansioista.
   • "Laajenna kaikki": Valitse tämä vaihtoehto laajentaaksesi kaikki kansiot, mukaan lukien kunkin tilin alikansiot.
   • "Kutista kaikki": Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tiivistää kaikki kansiot, mukaan lukien kaikkien tilien alikansiot.
2. Valitut kansiot luetellaan tässä ruudussa, ja ylemmän kansion viestit priorisoidaan säilytettäväksi. Voit muuttaa kansioiden järjestystä tai poistaa kansioita luettelosta valitsemalla sen ja napsauttamalla , , tai painikkeet.
3. Näytä valittujen kansioiden lukumäärä.
   

1. Napsauta "Oletus"-painiketta automaattisesti valitsee tekstin, liitteen ja aiheen suodatuskriteereiksi.
2. Valitse "Hae päällekkäisiä viestejä kansioista" -vaihtoehto vertaa ja etsii päällekkäisiä kohteita kaikista valituista kansioista. Poista valinta tästä vaihtoehdosta vertaa ja etsii päällekkäisiä kohteita yhdestä kansiosta.
   

• Oletusasetus on valittuna, mikä tarkoittaa, että tiedostopolku, aihe- ja tekstikentät näkyvät suodatustuloksessa.
• "Custom"-vaihtoehto tukee sinua määrittämään kentät, jotka sinun on näytettävä suodatustuloksessa.
  1. Valitse "Mukautettu" vaihtoehto.
  2. Napsauta "Käyttäjän määrittämä" -painiketta.
  3. Tarkista sitten tarvitsemasi kentät "Duplicate Mails -Setting" -valintaikkunassa.
  4. Tallenna asetukset.
     
• Jos valitset "Valitut kaksoisehdot" -vaihtoehdon, suodatintuloksissa luetellaan vaiheessa 3 määrittämäsi ehtokentät.

Lukuun ottamatta kaikkien ohjatussa toiminnossa lueteltujen päällekkäisten sähköpostien poistamista, siirtämistä tai luokittelua, voit myös käyttää hiiren kakkospainikkeella olevaa valikkoa hallitaksesi tiettyjä valitsemiasi kohteita.

• Poista, siirrä tai luokittele kaikki kaksoiskappaleet ryhmässä

  Jos haluat käsitellä kaikki kaksoiskappaleet tietyssä kaksoiskappaleryhmässä, napsauta hiiren kakkospainikkeella ryhmän nimeä ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

  

  Kun valitset minkä tahansa vaihtoehdon hiiren kakkospainikkeen valikosta, näkyviin tulee kehoteruutu, jossa voit vahvistaa toiminnon. Napsauta Jatka-painiketta, jos haluat jatkaa, tai napsauta Peruuta.

  Seuraavaksi sinun on otettava huomioon seuraavat asiat

  • Jos päätät luokitella kaikki valitut kohteet nykyisessä ryhmässä, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Väriluokat-valintaikkuna, jossa voit määrittää väriluokkia.
  • Jos päätät siirtää kaikki valitut kohteet nykyisessä ryhmässä, toiminnon vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Valitse kansiot -valintaikkuna, jossa voit valita kohdekansion.
  • Jos päätät poistaa kaikki valitut kohteet nykyisestä ryhmästä, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen kaikki kopiot paitsi varattu sähköposti poistetaan välittömästi.

• Poista, siirrä tai luokittele tietty kopio kaksoiskappaleryhmässä

  Jos haluat käsitellä vain tiettyä sähköpostin kaksoiskappaletta kaksoiskappaleryhmässä, napsauta kyseistä kopiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.

  

  Kun valitset minkä tahansa vaihtoehdon (lukuun ottamatta Aseta varatuksi sähköpostiksi -vaihtoehtoa) hiiren kakkospainikkeen valikosta, näyttöön tulee kehote vahvistaa toiminto. Napsauta Jatka-painiketta, jos haluat jatkaa, tai napsauta Peruuta.

  Seuraavaksi sinun on otettava huomioon seuraavat asiat

  • Jos päätät siirtää tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Valitse kansiot -valintaikkuna, jossa voit valita kohdekansion.
  • Jos päätät luokitella tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Väriluokat-valintaikkuna, jossa voit määrittää väriluokkia.
  • Jos päätät poistaa tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen kaikki kopiot paitsi varattu sähköposti poistetaan välittömästi.

• Vaihda varattu sähköposti

  Jos sinun on muutettava varattu sähköposti, napsauta hiiren kakkospainikkeella kaksoiskappaletta, jonka haluat asettaa uudeksi varatuksi sähköpostiksi, ja valitse pikavalikosta Aseta varatuksi sähköpostiksi -vaihtoehto.

• Käytä helposti samoja asetuksia, kun seuraavan kerran etsit päällekkäisiä sähköposteja

  Kun olet ottanut käyttöön Advanced Scan and Remove Duplicate Emails -ominaisuuden, se säilyttää viimeisimmät asetukset, jolloin voit helposti käyttää samoja asetuksia seuraavan kerran, kun etsit päällekkäisiä sähköposteja. Voit tehdä tämän valitsemalla "Kutools Plus" > "Kaksoissähköpostit" > "Tarkennettu tarkistus ja poista kaksoissähköpostit" ja napsauta "Aloita suodatus" -painiketta "Kaksoistetut sähköpostit - Vaihe 1 (4:stä): Valitse sähköpostikansio" -toiminnossa.