Poista tai poista päällekkäiset sähköpostit nopeasti Outlookissa

Virtaviivaista postilaatikkosi: Kutoolsin teho Outlookin päällekkäisten sähköpostien poistamisominaisuuteen

Kirjailija: Siluvia Viimeksi muokattu: 2024-06-21

Kun käsittelet sähköpostiviestejä Outlookissa, saatat kohdata useita päällekkäisiä viestejä. Nämä kaksoiskappaleet voivat johtua vahingossa tapahtuvasta kopioinnista ja liittämisestä, useista lähetys- ja vastaanottojaksoista, sähköpostin synkronointiongelmista ja muusta. Liian monta päällekkäistä sähköpostiviestiä voi ylikuormittaa postilaatikkoasi, mikä hidastaa sen avautumisnopeutta ja vaikeuttaa sen hallintaa. Tässä vaiheessa näiden kaksoiskappaleiden poistaminen on välttämätöntä. Kuitenkin, Outlookissa ei ole sisäänrakennettua työkalua päällekkäisten sähköpostien poistamiseen, vaan manuaaliseen poistamiseen. Luotamme siihen, että voimme pitää postilaatikkomme nopeasti ja helposti puhtaana ja järjestyksessä Kutools Outlookille. Tämä ominaisuus tarjoaa kolme erilaista vaihtoehtoa räätälöity käyttäjien erityistarpeisiin kaksoiskappaleiden poistaminen valitut sähköpostit, määritetyt kansiottai mukautettujen sääntöjen soveltaminen kaksoiskappaleiden poistamiseen, siirtämiseen tai luokitteluun.

Päällekkäisten sähköpostien poistamisen edut
Kuinka käyttää päällekkäisten sähköpostien poistamista

Poista valittujen sähköpostien päällekkäiset sähköpostit
Poista päällekkäiset sähköpostit määritetyistä kansioista
Poista, siirrä tai luokittele päällekkäiset sähköpostit tietyistä kansioista

Päällekkäisten sähköpostien poistamisen edut

Parempi tehokkuus: Virtaviivaista postilaatikkoa navigoinnin ja hallinnan helpottamiseksi.
Yksinkertaistettu postilaatikko: Pitää sähköpostiympäristösi puhtaana, mikä helpottaa keskittymistä tärkeisiin sähköposteihin.
Vähentynyt tallennustila: Poistamalla kaksoiskappaleet se auttaa vähentämään Outlook-tilisi yleistä tallennustarvetta.
Helppokäyttöinen: Käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta se tarjoaa vaivattoman kokemuksen kaksoiskappaleiden hallinnassa.
Useita poistovaihtoehtoja: Haluatpa sitten valikoitujen sähköpostien nopean siivouksen, tiettyjen kansioiden perusteellisen pyyhkäisyn tai tarvitset mukautettuja toimintoja kopioille, Kutools for Outlook sopii kaikkiin.
Turvallisuus: Varmistaa turvallisen prosessin, joka suojaa tärkeät sähköpostisi ja eliminoi päällekkäisyydet.
Kattava skannaus: Suorittaa perusteellisen skannauksen tunnistaakseen kaksoiskappaleet postilaatikostasi ja varmistaakseen, ettei redundanssi jää jäljelle.
Joukkokäsittelyominaisuus: Toisin kuin manuaalinen poistaminen, joka on aikaa vievää ja työlästä, tämä ominaisuus mahdollistaa kopioiden massapoiston useista kansioista, mikä säästää huomattavasti aikaa.
Poistaminen yhdellä napsautuksella: Se voi poistaa kaikki päällekkäiset sähköpostit valituista sähköposteista yhdellä napsautuksella, mikä säästää aikaa ja vaivaa.
Älykäs tunnistus: Se voi älykkäästi tunnistaa päällekkäiset sähköpostit ilman manuaalista hakua.
Reaaliaikainen palaute: Se tarjoaa nopean palautteen poistotuloksista valmistumisen jälkeen, jolloin käyttäjät voivat ymmärtää poistotuloksen selvästi.
Tuki luokkien lisäämiseen: Löydä nopeasti kaikki päällekkäiset sähköpostit ja tukee sinua yhden tai useamman luokan lisäämisessä kaikkiin kaksoiskappaleisiin, jotta voit helposti tunnistaa päällekkäiset kohteet poistamatta tai siirtämättä niitä.

Kutools for Outlook – yli 100 tehokasta ominaisuutta Outlookin parantamiseen.

Kuinka käyttää päällekkäisten sähköpostien poistamista

Kutools for Outlook tarjoaa joukon erikoisominaisuuksia, jotka on suunniteltu vastaamaan erilaisiin tarpeisiin, kun on kyse päällekkäisten sähköpostien poistamisesta. Jatka tämän oppaan kanssa oppiaksesi selkeän, vaiheittaisen lähestymistavan kunkin ominaisuuden tehokkaaseen hyödyntämiseen postilaatikon puhdistamiseen.

🔵Poista päällekkäiset sähköpostit valituista sähköpostiviesteistä

Ihanteellinen, kun olet tunnistanut tietyt sähköpostit ja haluat nopean siivouksen.

Pro kärki: Tätä ominaisuutta käytettäessä sähköpostit tunnistetaan kaksoiskappaleiksi, jos niillä on sama aihe, tekstisisältö ja liitteiden nimet.

Vaihe 1: Valitse vain sähköpostit

Useiden jatkuvien sähköpostien valitseminen: Valitse ensimmäinen, pidä painettuna siirtyminen -näppäintä ja valitse sitten viimeinen.
Valitse useita epäjatkuvia sähköposteja: Pidä Ctrl -näppäintä, valitse sähköpostit yksitellen.

Vaihe 2: Käytä Poista päällekkäiset sähköpostit valituista -ominaisuutta

Kirjaudu Kutools Plus välilehti ja napsauta Päällekkäiset sähköpostit > Poista päällekkäiset sähköpostit valituista… poistaaksesi kaksoiskappaleet valinnastasi.

Vaihe 3: Poista päällekkäiset sähköpostit

Näkyviin tulee Duplicate-valintaikkuna, jossa luetellaan kaikki valittujen sähköpostien kaksoiskappaleet. Napsauta Poista -painiketta aloittaaksesi kaikkien päällekkäisten sähköpostien poistamisen.
Sitten näkyviin tulee valintaikkuna, jossa näkyy poistettujen kohteiden määrä, napsauta OK.
Nyt kaikki päällekkäiset sähköpostit on poistettu, ja jäljelle on jäänyt vain yksi kopio (sähköposti, jossa näkyy punainen piste sähköpostikuvakkeen oikeassa alakulmassa). Voit napsauttaa Suorittaa loppuun painiketta sulkeaksesi valintaikkunan.

Vinkkejä tähän pintaan:

Kaikki päällekkäiset sähköpostit tarkistetaan oletusarvoisesti kussakin ryhmässä ensimmäistä ilmestyvää lukuun ottamatta. Jos et halua poistaa kaikkia kaksoiskappaleita, voit laajentaa kaksoiskappaleiden ryhmää ja tarkistaa vain poistettavat kaksoiskappaleet.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
- Palauta oletusvalinta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarkistaa kaikki päällekkäiset kohteet paitsi kunkin kaksoiskappaleryhmän ensimmäisen.
- Tarkista kaikki: Valitse tämä vaihtoehto tarkistaaksesi kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
- Poista kaikkien valinta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista päällekkäisistä kohteista kussakin ryhmässä.
Näytä kaikkien tällä kertaa tarkistamiesi sähköpostien kokonaismäärä.
Näytä kaikkien tällä kertaa löydettyjen päällekkäisten kohteiden lukumäärä.

🔵Poista päällekkäiset sähköpostit määritetyistä kansioista

Kun tarvitset laajempaa puhdistusta, tämän vaihtoehdon avulla voit kohdistaa kokonaisiin kansioihin.

Pro kärki: Tätä ominaisuutta käytettäessä sähköpostit tunnistetaan kaksoiskappaleiksi, jos niillä on sama aihe, tekstisisältö ja liitteiden nimet.

Vaihe 1: Ota käyttöön Quick Scan and Remove Duplicate Emails -ominaisuus

Siirry Kutools Plus välilehti, napsauta Päällekkäiset sähköpostit > Pikaskannaa ja poista päällekkäiset sähköpostit….

Vaihe 2: Tarkista kansio, josta haluat skannata ja poistaa kaksoiskappaleet

Vinkkejä tähän pintaan:

Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
Tiedostojen välinen suodatus: Tämän vaihtoehdon valitseminen ohjaa työkalun etsimään päällekkäisiä kohteita kaikista valituista kansioista. Jos tätä ei ole valittu, se vertaa ja etsii kopioita vain valitusta kansiosta.
Näytä valittujen kansioiden lukumäärä.

Vaihe 3: Poista päällekkäiset sähköpostit

Päällekkäiset sähköpostit näyttöön tulee valintaikkuna, jossa luetellaan kaikki valittujen kansioiden kaksoiskappaleet. Napsauta Poista -painiketta aloittaaksesi kaikkien päällekkäisten sähköpostien poistamisen.
Sitten näkyviin tulee valintaikkuna, jossa näkyy poistettujen kohteiden määrä, napsauta OK.
Nyt kaikki päällekkäiset sähköpostit on poistettu, ja jäljelle on jäänyt vain yksi kopio (sähköposti, jossa näkyy punainen piste sähköpostikuvakkeen oikeassa alakulmassa). Voit napsauttaa lähellä painiketta sulkeaksesi valintaikkunan.

Vinkkejä tähän pintaan:

Kaikki päällekkäiset sähköpostit tarkistetaan oletusarvoisesti paitsi ensimmäinen, joka tulee näkyviin. Jos et halua poistaa kaikkia kaksoiskappaleita, voit laajentaa kaksoiskappaleiden ryhmää ja tarkistaa vain poistettavat kaksoiskappaleet.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
- Tiivistetty solmu: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää kaikki päällekkäiset ryhmät, mutta älä näytä kunkin ryhmän päällekkäisiä kohteita.
- Laajenna kaikki: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat laajentaa kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
- Tiivistä kaikki: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tiivistää kaikki päällekkäiset ryhmät ja näyttää vain kansion nimen.
- Palauta oletusarvot Valinta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tarkistaa kaikki päällekkäiset kohteet paitsi kunkin kaksoiskappaleryhmän ensimmäisen.
- Tarkista kaikki: Valitse tämä vaihtoehto tarkistaaksesi kaikki päällekkäiset kohteet kussakin ryhmässä.
- Poista kaikkien valinta: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista päällekkäisistä kohteista kussakin ryhmässä.
Näytä kaikkien tällä kertaa löydettyjen päällekkäisten kohteiden lukumäärä.

🔵Poista, siirrä tai luokittele päällekkäiset sähköpostit tietyistä kansioista

Vaihe 1: Ota käyttöön Advanced Scan and Remove Duplicate Emails -ominaisuus

Alla Kutools Plus välilehti, napsauta Päällekkäiset sähköpostit > Tarkennettu tarkistus ja päällekkäisten sähköpostien poistaminen….

Vaihe 2: Valitse kansiot, joista haluat poistaa päällekkäiset sähköpostit

Poksahtaessa Päällekkäiset sähköpostit – Vaihe 1 ikkuna,

Tarkista kansioiden nimet, joista haluat etsiä päällekkäisiä sähköposteja,
Napsauta sitten Seuraava: Valitse kentät suodattaaksesi päällekkäiset sähköpostit -painiketta siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen.

Vinkkejä tähän pintaan:

Napsauta hiiren kakkospainikkeella valikkoa.
- Tarkista kaikki: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat valita kaikki kansiot, mukaan lukien alikansiot.
- Poista kaikkien valinta: Valitse tämä vaihtoehto poistaaksesi valinnan kaikista kansioista, mukaan lukien alikansiot.
- Valitse kaikki nykyisen kansion alikansiot: Valitse tämä vaihtoehto tarkistaaksesi kaikki valitun kansion alikansiot.
- Poista kaikkien nykyisen kansion alikansioiden valinnat: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat poistaa valinnan kaikista valitun kansion alikansioista.
- Laajenna kaikki: Valitse tämä vaihtoehto laajentaaksesi kaikki kansiot, mukaan lukien kunkin tilin alikansiot.
- Tiivistä kaikki: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat tiivistää kaikki kansiot, mukaan lukien kaikkien tilien alikansiot.
Valitut kansiot luetellaan tässä ruudussa, ja ylemmän kansion viestit priorisoidaan säilytettäväksi. Voit muuttaa kansioiden järjestystä tai poistaa kansioita luettelosta valitsemalla sen ja napsauttamalla , , tai painikkeet.
Näytä valittujen kansioiden lukumäärä.

Vaihe 3: Määritä suodatusehdot tunnistaaksesi päällekkäiset sähköpostit

In Päällekkäiset sähköpostit – Vaihe 2 ikkuna,

Tarkista kriteerit, joiden perusteella haluat suodattaa päällekkäiset sähköpostit,
Napauta Seuraavaksi: Valitse tuloksissa näkyvät kentät painiketta.

Vinkkejä tähän pintaan:

Napauta oletusarvo -painike valitsee automaattisesti tekstin, liitteen ja aiheen suodatuskriteereiksi.
Tarkista Etsi päällekkäisiä viestejä kansioista vaihtoehto vertaa ja etsii päällekkäisiä kohteita kaikista valituista kansioista. Poista valinta tästä vaihtoehdosta vertaa ja etsii päällekkäisiä kohteita yhdestä kansiosta.
Jos napsautat Aloita suodatus -painiketta suodattaaksesi päällekkäiset sähköpostit suoraan, tulosikkuna näyttää oletuskentät.

Vaihe 4: Tunnista tuloksissa listattavat kentät

In Päällekkäiset sähköpostit – Vaihe 3 ikkuna,

Valitse yksi näyttötila tarpeidesi mukaan,
Napsauta Aloita suodatus -painiketta.

Vinkkejä tähän pintaan:

- oletusarvo -vaihtoehto on oletusarvoisesti valittuna, mikä tarkoittaa, että tiedostopolku, aihe- ja tekstikentät näkyvät suodatustuloksessa.
- Mittatilaus vaihtoehto tukee sinua määrittämään kentät, jotka sinun on näytettävä suodatustuloksessa.
1. Valitse Mittatilaus vaihtoehto
2. Napauta Käyttäjän määrittelemä nappia
3. Tarkista sitten tarvitsemasi kentät Päällekkäisten viestien asetus valintaikkuna
4. Tallenna asetukset
Jos tarkista Valitut päällekkäiset ehdot -vaihtoehtoa, suodatintuloksissa luetellaan vaiheessa 3 määrittämäsi ehtokentät.

Vaihe 5: Poista, siirrä tai luokittele päällekkäiset sähköpostit tarpeen mukaan.

In Päällekkäiset sähköpostit – Vaihe 4 -ikkunassa näet, että kaikki päällekkäiset sähköpostit on suodatettu mukauttamiesi ja luetteloimiesi kriteerien perusteella.

Sitten voit poistaa, liikkua or luokitella nämä päällekkäiset kohteet.

Poista päällekkäiset sähköpostit (siirry Poistetut-kansioon)

Napsauta vieressä olevaa avattavaa luetteloa Tapa käsitellä päällekkäisiä sähköposteja, Valitse Poista (siirry Poistetut-kansioon) ja napsauta sitten Hae nyt nappia
Sitten näkyviin tulee valintaikkuna, joka muistuttaa sinua poistettujen kohteiden määrästä, napsauta OK sulkea se.
Näet, että päällekkäiset sähköpostit näkyvät ohjatussa toiminnossa yliviivauksella, jotka on poistettu, paitsi varattu sähköposti, joka on merkitty punaisella pisteellä sähköpostikuvakkeen oikeassa alakulmassa. Klikkaus valmis poistuaksesi ohjatusta toiminnosta.

Siirrä päällekkäiset sähköpostit kansioon

Napsauta vieressä olevaa avattavaa luetteloa Tapa käsitellä päällekkäisiä sähköposteja, Valitse Siirrä kaikki tarkistetut sähköpostit ja napsauta sitten Hae nyt painiketta.
Pro kärki: Oletuksena kaikki päällekkäiset sähköpostit tarkistetaan ensimmäistä lukuun ottamatta.
In Valitse kansiot valintaikkunassa, valitse kansio tai luo uusi kopio sähköpostien sijoittamiseksi, napsauta OK.
Sitten näyttöön tulee valintaikkuna, joka muistuttaa sinua siirrettyjen kohteiden määrästä, napsauta OK sulkea se.
Näet, että päällekkäiset sähköpostit näkyvät ohjatussa toiminnossa yliviivauksella, jotka on poistettu, paitsi varattu sähköposti, joka on merkitty punaisella pisteellä sähköpostikuvakkeen oikeassa alakulmassa. Klikkaus valmis poistuaksesi ohjatusta toiminnosta.

Lisää luokkia päällekkäisiin sähköpostiviesteihin

Napsauta vieressä olevaa avattavaa luetteloa Tapa käsitellä kaksoiskappaleita sähköpostit, Valitse Lisää luokkia (mukaan lukien varatut) ja napsauta sitten Hae nyt painiketta.
In Väriluokat valintaikkunassa, valitse yksi tai useampi luokka tarpeen mukaan (voit myös luoda uuden väriluokan) ja napsauta sitten OK.
Sitten näyttöön tulee valintaikkuna, joka muistuttaa sinua valmiiden kohteiden lukumäärästä, napsauta OK sulkea se.
Napauta valmis poistuaksesi ohjatusta toiminnosta.

Vinkkejä päällekkäisistä sähköpostiviesteistä – Vaihe 4:

Lukuun ottamatta kaikkien ohjatussa toiminnossa lueteltujen päällekkäisten sähköpostien poistamista, siirtämistä tai luokittelua, voit myös käyttää hiiren kakkospainikkeella olevaa valikkoa hallitaksesi tiettyjä valitsemiasi kohteita.

Poista, siirrä tai luokittele kaikki kaksoiskappaleet ryhmässä
Jos haluat käsitellä kaikki kaksoiskappaleet tietyssä kaksoiskappaleryhmässä, napsauta hiiren kakkospainikkeella ryhmän nimeä ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.
Kun valitset minkä tahansa vaihtoehdon hiiren kakkospainikkeen valikosta, näkyviin tulee kehoteruutu, jossa voit vahvistaa toiminnon. Napsauta Jatka-painiketta, jos haluat jatkaa, tai napsauta Peruuta.
Seuraavaksi sinun on otettava huomioon seuraavat asiat
- Jos päätät luokitella kaikki valitut kohteet nykyisessä ryhmässä, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Väriluokat-valintaikkuna, jossa voit määrittää väriluokkia.
- Jos päätät siirtää kaikki valitut kohteet nykyisessä ryhmässä, toiminnon vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Valitse kansiot -valintaikkuna, jossa voit valita kohdekansion.
- Jos päätät poistaa kaikki valitut kohteet nykyisestä ryhmästä, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen kaikki kopiot paitsi varattu sähköposti poistetaan välittömästi.
Poista, siirrä tai luokittele tietty kopio kaksoiskappaleryhmässä
Jos haluat käsitellä vain tiettyä sähköpostin kaksoiskappaletta kaksoiskappaleryhmässä, napsauta kyseistä kopiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten haluamasi vaihtoehto.
Kun valitset minkä tahansa vaihtoehdon (lukuun ottamatta Aseta varatuksi sähköpostiksi -vaihtoehtoa) hiiren kakkospainikkeen valikosta, näyttöön tulee kehote vahvistaa toiminto. Napsauta Jatka-painiketta, jos haluat jatkaa, tai napsauta Peruuta.
Seuraavaksi sinun on otettava huomioon seuraavat asiat
- Jos päätät siirtää tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Valitse kansiot -valintaikkuna, jossa voit valita kohdekansion.
- Jos päätät luokitella tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen näkyviin tulee Väriluokat-valintaikkuna, jossa voit määrittää väriluokkia.
- Jos päätät poistaa tämän kohteen, toimenpiteen vahvistamisen jälkeen kaikki kopiot paitsi varattu sähköposti poistetaan välittömästi.
Vaihda varattu sähköposti
Jos sinun on muutettava varattu sähköposti, napsauta hiiren kakkospainikkeella kaksoiskappaletta, jonka haluat asettaa uudeksi varatuksi sähköpostiksi, ja valitse pikavalikosta Aseta varatuksi sähköpostiksi -vaihtoehto.

Muita vinkkejä:

Käytä helposti samoja asetuksia, kun seuraavan kerran etsit päällekkäisiä sähköposteja
Kun olet ottanut käyttöön Advanced Scan and Remove Duplicate Emails -ominaisuuden, se säilyttää viimeisimmät asetukset, jolloin voit helposti käyttää samoja asetuksia seuraavan kerran, kun etsit päällekkäisiä sähköposteja. Voit tehdä tämän valitsemalla Kutools > Duplicate Emails > Advanced Scan and Remove Duplicate Emails ja napsauta ohjatussa Duplicate Emails – Step 1 -toiminnossa Aloita suodatus -painiketta.

Tämä päättää vaiheittaisen oppaan ja selityksen Kutools for Outlookin Poista päällekkäiset sähköpostit -ominaisuuksien käytöstä.

Jos olet kiinnostunut, voit napsauta ladataksesi ja kokeile sitä.

Jos sinulla on kysyttävää, jätä viesti alla olevaan kommenttiosaan.

Kutools Outlookille ylpeilee yli 100 ominaisuuksia ja sitä parannetaan ja päivitetään jatkuvasti. Me suosittelen lämpimästi kokeilemaan, ja työstäsi Outlookin kanssa tulee entistä vaivattomampaa.