Luo, muokkaa, poista ja käytä uudelleen pikaosia (automaattinen teksti) nopeasti Outlookissa

Luo, poista ja käytä uudelleen pikaosia (automaattinen teksti) nopeasti Outlookissa

Kirjailija: Kelly Viimeksi muokattu: 2024-06-24

Kutools Outlookille

Kun kirjoitat sähköposteja, saatat usein kirjoittaa tiettyjä lauseita toistuvasti. Pikaosat-ominaisuuden avulla voit lisätä nämä lauseet nopeasti kirjoittamatta niitä joka kerta uudelleen. Kutools Outlookille'S Automaattinen tekstiruutu parantaa tätä ominaisuutta luettelemalla kaikki Quick Parts (AutoText) ja Quick Part -luokat sisäänrakennetussa ruudussa. Tämän avulla voit käyttää uudelleen mitä tahansa pikaosia tai automaattista tekstiä yhdellä napsautuksella, mikä tekee sähköpostisi koostumuksesta tehokkaampaa ja virtaviivaisempaa.

Kutoolsin automaattisen tekstiruudun edut
Luo ja lisää valinta nopeasti automaattisena tekstinä (pika osa)
Poista tai nimeä uudelleen luokka tai automaattinen teksti
Vie ja tuo automaattista tekstiä (pika osa)
Siirrä tai säädä automaattista tekstiruutua
Muita hyödyllisiä vaihtoehtoja

Kutools Outlookille joka tarjoaa yli 100 toimintoa Outlookissa viestinnän tehostamiseksi ja tietojesi suojaamiseksi. Heidän joukossa, yli 70 ominaisuutta ovat pysyvästi ilmaisia. Ensinnäkin sinun pitäisi lataa ja asenna Kutools for Outlook.

Napauta Kutools > Resurssi avaa Kutools-ruutu. Automaattinen teksti -ruutu näkyy Outlook-ikkunan oikealla puolella. Katso kuvakaappaus:

- Resurssi Outlookin ruutu tukee sekä lukuruutua että ponnahdusikkunoita uusille viesteille, vastauksille ja edelleenlähetyksille. Kun napsautat Resurssi -painiketta, kaikki neljä tyyppiä ovat oletusarvoisesti käytössä. Lisäksi voit valita, missä haluat Resurssi-ruudun näkyvän automaattisesti. Voit tehdä tämän napsauttamalla Kutools > Resurssi avattavasta luettelosta ja valitse sitten haluamasi ruutu tai ikkuna, jossa Resurssi-ruutu tulee näkyviin.

Kutools'AutoText Pane:n edut

Intuitiivinen käyttöliittymä 🖥️

Kutoolsissa on käyttäjäystävällisempi käyttöliittymä, jonka avulla käyttäjät voivat helposti paikantaa ja käyttää tarvittavia tekstinpätkiä. Käyttöliittymä on intuitiivinen ja helppokäyttöinen, mikä tekee sähköpostien kirjoittamisesta tehokkaampaa.

Tehokkaat hallintatoiminnot ⚙️

Kutools tarjoaa laajemman valikoiman hallintavaihtoehtoja, joiden avulla käyttäjät voivat nopeasti poistaa, nimetä uudelleen ja luokitella tekstikatkelmia. Käyttäjät voivat hallita näitä katkelmia erässä, mikä parantaa merkittävästi hallinnan tehokkuutta ja käyttömukavuutta.

Monipuolinen sisältölisäys 🖼️

Tekstin lisäksi Kutools tukee eri muotojen, kuten kuvien, taulukoiden ja kaavioiden, lisäämistä, mikä tekee sähköpostin sisällöstä rikkaampaa ja ammattimaisempaa. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat luoda monipuolisempia ja visuaalisesti houkuttelevampia sähköposteja.

Tuonti- ja vientitoiminnot 🔄

Kutoolsin avulla käyttäjät voivat tuoda ja viedä automaattisen tekstin katkelmia. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat varmuuskopioida tekstikatkelmiaan tai siirtää niitä eri laitteiden ja Outlookin versioiden välillä, mikä lisää joustavuutta ja tietoturvaa.

Luo ja lisää valinta nopeasti automaattisena tekstinä (pika osa)

Valitse sisältö, jonka haluat tallentaa automaattisena tekstinä viestin tekstiosassa. Ja sitten klikkaa painiketta, katso kuvakaappaus:
.
In Uusi automaattinen teksti valintaikkuna:
- (1) Kirjoita nimi uudelle automaattiselle tekstille Nimi laatikko;
- (2) Määritä sitten avattavasta luettelosta luokka uuden automaattisen tekstin löytämiseksi. Voit luoda uuden kategorian suoraan napsauttamalla Uusi luokka -painiketta ja lisää sitten luokkasi nimi.
- (3) Napsauta Lisää painiketta.
Automaattinen teksti on luotu heti. Voit esikatsella sitä AutoText-ruudussa. Katso kuvakaappaus:
Voit lisätä automaattisen tekstin mihin tahansa tarvitsemaasi viestiin napsauttamalla viestin tekstiosaa, johon haluat lisätä.
Napsauta Automaattinen teksti -ruudussa ensin valitaksesi luokka, johon lisättävä automaattinen teksti kuuluu, ja napsauta sitten Automaattinen teksti -merkintää lisätäksesi suoraan sähköpostiin.

Vinkkejä:
Voit lisätä AutoText-merkinnän nimellä Rich Text, Plain Text, Tai Kuva valitsemalla haluamasi vaihtoehto automaattisen tekstin merkinnän avattavasta luettelosta.

Poista tai nimeä uudelleen luokka tai automaattinen teksti

Luokan poistaminen tai nimeäminen uudelleen:

Valitse poistettava luokkakohde ja napsauta luokkaluetteloruudussa, valitse Poista luokka or Nimeä luokka uudelleen tarvitset.

Automaattisen tekstitietueen poistaminen tai nimeäminen uudelleen:

Aseta kohdistin sen AutoText-kohteen päälle, jonka haluat poistaa tai nimetä uudelleen, napsauta kuvake. Valitse sitten nimetä uudelleen or Poista tarvitsemasi vaihtoehto.

Vinkkejä:
Jos haluat poistaa kaikki AutoText-merkinnät kategoriasta, napsauta avattavasta valikosta AutoText-luetteloruudussa ja valitse Tyhjennä kaikki.

Vie ja tuo automaattista tekstiä (pika osa)

Kutools for Outlookin AutoText-paneeliapuohjelman avulla voit helposti tuoda ja viedä kaikki Microsoft Outlookin pikaosat useilla napsautuksella.

Vie automaattiset tekstimerkinnät:

Valitse avattavasta valikosta luokkaluetteloruudussa ja valitse Vie automaattinen teksti, Ja Vie automaattinen teksti valintaikkunassa, napsauta -painiketta valitaksesi kohdekansion viedyn tiedoston tallentamista varten. Napsauta sitten OK.

Tuo automaattiset tekstimerkinnät:

Valitse avattavasta valikosta luokkaluetteloruudussa ja valitse Tuo automaattinen teksti, Ja Tuo automaattinen teksti valintaikkunassa, napsauta -painiketta valitaksesi tiedoston, jonka haluat tuoda. Napsauta sitten OK.

Siirrä tai säädä automaattista tekstiruutua

Jos haluat siirtää automaattisen tekstiruudun toiseen paikkaan tai säätää automaattista tekstiruutua, napsauta Sulje-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja napsauta sitten Liikkua or Kokoa pudotusvalikosta.

Jos napsautat Liikkua vaihtoehto, kohdistin muuttuu ristiksi , ja voit siirtää Automaattinen teksti -ruudun mihin tahansa nykyisen viesti-ikkunan kohtaan.
Jos napsautat Kokoa vaihtoehto, kohdistin muuttuu , voit säätää automaattisen tekstiruudun kokoa helposti vetämällä kohdistinta.

Muita hyödyllisiä vaihtoehtoja

Luokka-luetteloruudussa:

virkistää: Napsauta tätä Päivitä-painiketta synkronoidaksesi Outlookin AutoText-merkinnät Kutools AutoText -ruudun kanssa.

Automaattinen teksti -luetteloruudussa:

Ota kelluva esikatselu käyttöön: Napsauta tätä painiketta näyttääksesi tai piilottaaksesi automaattisen tekstin merkintöjen kelluvan esikatselun.

Ota käyttöön luetteloruudun esikatselu: Napsauta tätä painiketta näyttääksesi tai piilottaaksesi automaattisen tekstin merkintöjen ruudun esikatselun

Suurenna fonttikokoa / pienennä fonttikokoa: Nämä kaksi vaihtoehtoa sallivat automaattisten tekstien kirjasinten lisäämisen tai pienentämisen tarpeen mukaan.

Esittely: luo, käytä uudelleen ja poista pikaosia (automaattinen teksti) Outlookissa

Tutustu Kutools / Kutools Plus -välilehti tässä videossa, lisännyt Kutools Outlookille. Nyt useimmat ominaisuudet, mukaan lukien tekoälytoiminnot, ovat ilmaisia! Pro-ominaisuuksien mukana tulee 30 päivän kokeilu ilman rajoituksia!