Pääsähköpostin ajoitus Outlookissa: Lähetä sähköpostit vaivattomasti oikeaan aikaan

📅 Joustava ajoitus aikavyöhykkeen tuella

Valitse tunti- tai päiväperusteisista esiasetuksista (esim. "Tunnin kuluttua", "Huomenna") tai aseta mukautettu päivämäärä, aika ja aikavyöhyke manuaalisesti. Aikavyöhykkeiden käsittely on läpinäkyvää –Kutools näyttää sekä valitsemasi että paikallisen ajan, mikä varmistaa tarkan toimituksen myös eri alueilla.

🧠 Älykäs ajan tulkinta

Esiasetetut ajat lasketaan älykkäästi paikallisen ajan tai valitsemasi aikavyöhykkeen perusteella valitsemastasi vaihtoehdosta riippuen. Valitsitpa sitten suhteellisen ajan ("3 tunnin kuluttua") tai kiinteän päivän ja kellonajan ("Ensi maanantaina klo 9"), Kutools näyttää selvästi, miten sähköpostisi ajoitetaan.

⚙️ Tallennetut ja uudelleen käytettävät lähetysajat

Luomasi mukautetut ajoitetut ajat tallennetaan nopeaa uudelleenkäyttöä varten. Voit järjestää ne helposti – siirtää ylös, alas tai poistaa – vain muutamalla napsautuksella.

🔔 Välittömän lähetyksen vahvistus toimintovaihtoehdoilla

Kun napsautat Lähetä, ilmoituspalkissa on kolme vaihtoehtoa: Kumoa, Lähetä heti tai Ymmärrän. Tämä antaa sinulle viimeisen mahdollisuuden tehdä muutoksia tai vahvistaa aikomuksesi ennen sähköpostin ajoittamista.

🖱️ Saumaton integrointi viivästyneellä toimituksella

Kutools integroituu saumattomasti Outlookin sisäänrakennetun "Viivästetty toimitus" -ominaisuuden kanssa. Nämä kaksi ominaisuutta synkronoituvat keskenään automaattisesti – kaikki yhdellä työkalulla tekemäsi asetukset näkyvät välittömästi toisessa, mikä varmistaa johdonmukaisen ja ennustettavan aikataulutuksen.

Huomautuksia:

• Jos valitset muun aikavyöhykkeen kuin "Paikallinen aikavyöhyke" (esim. "(UTC-12:00) International Date Line West"), valintaikkuna näyttää sekä ajoitetun lähetysajan valitsemassasi aikavyöhykkeessä että vastaavan ajan tietokoneesi paikallisessa aikavyöhykkeessä.
  ❗ Tärkeää: Sähköposti lähetetään aina paikallisen tietokoneajan mukaan. Valittu aikavyöhyke on vain viitteellinen, eikä se vaikuta todelliseen lähetyskäyttäytymiseen.
  
• Jos valitset muun kuin paikallisen aikavyöhykkeen, valitset "Mukautettu" ja määrität manuaalisesti päivämäärän ja kellonajan, järjestelmä tulkitsee kyseisen päivämäärän olevan valitulla aikavyöhykkeellä ja muuntaa sen sitten paikalliseksi aikavyöhykkeeksi. Molemmat ajat – mukautettu päivämäärä-aika valitulla aikavyöhykkeellä ja vastaava aika paikallisessa ajassasi – näytetään.
• Kun valitset jonkin tuntipohjaisista esiasetuksista — "1 tunnin kuluttua", "3 tunnin kuluttua", "6 tunnin kuluttua", "12 tunnin kuluttua" tai "24 tunnin kuluttua" - ei-paikallisella aikavyöhykkeellä, aika lasketaan ensin paikallisen ajan perusteella ja muunnetaan sitten näytettäväksi valitulla aikavyöhykkeellä.
• Kun käytät päiväkohtaista esiasetusta, kuten "Huomenna", "Yhteensä ylihuomenna", "3 päivän kuluttua", "Seuraavana lauantaina tämän päivän jälkeen", "Seuraavana sunnuntaina tämän päivän jälkeen" tai "Seuraavana maanantaina tämän päivän jälkeen", voit määrittää lähetysajan Aika-ruudun avulla. Todellinen päivä lasketaan automaattisesti valitsemasi aikavyöhykkeen nykyisen päivämäärän perusteella, ei paikallisen ajan perusteella. Lopullinen ajoitettu lähetysaika näytetään tälle päivälle ja kellonajalle valitulla aikavyöhykkeellä sekä vastaava aika paikallisella aikavyöhykkeelläsi.

🕒 Aikavyöhykemuunnosesimerkkejä

📋 Aikataulujen hallinta

Kun olet luonut mukautettuja lähetysaikoja, ne näkyvät ajoitettujen aikojen luettelossa nopeaa uudelleenkäyttöä varten. Voit vapaasti poistaa, siirtää ylös tai alas näitä merkintöjä tarpeen mukaan.

⚙️ Ota käyttöön Aikataulu-painike "Lähetä"-kohdan alla

1. Siirry kohtaan "Kutools" > "Ajoitettu sähköposti" > "Näytä Ajoitettu sähköposti -painike Lähetä-painikkeen alapuolella".

2. Kun olet ottanut tämän vaihtoehdon käyttöön, aina kun luot uuden sähköpostin, vastaat siihen tai lähetät viestin, "Aikatauluta"-painike tulee näkyviin "Lähetä"-painikkeen alle. Napsauta sen vieressä olevaa alanuolta saadaksesi seuraavat kolme vaihtoehtoa avattavasta valikosta:

• Ajoitettu sähköposti: Avaa "Scheduled Email" -valintaikkunan, jossa voit asettaa ajoitetun lähetysajan nykyiselle sähköpostille.
• Älä näytä ajoitettu sähköposti -painiketta tässä Outlook-istunnossa: Piilottaa väliaikaisesti nykyisen istunnon Aikataulu-painikkeen. Se tulee uudelleen näkyviin, kun seuraavan kerran käynnistät Outlookin uudelleen.
• Näytä ajoitettu sähköposti -painike Lähetä-painikkeen alla: Avaa vahvistusikkunan. Napsauta "OK" piilottaaksesi Aikataulu-painikkeen tai "Peruuta" säilyttääksesi sen.
  

💡 Vinkki: Jos et ole ottanut käyttöön ”Näytä ajoitettu sähköposti -painike Lähetä-painikkeen alapuolella” -vaihtoehtoa, ”Aikatauluta”-painike ei näy ”Lähetä”-painikkeen alapuolella sähköpostia kirjoitettaessa. Voit kuitenkin käyttää ”Ajoitettu sähköposti” -toimintoa milloin tahansa napsauttamalla ”Kutools" > "Ajoitettu sähköposti" valintanauhassa.

📩 Yhteensopiva Outlookin viivästystoiminnon kanssa

"Ajoitettu sähköposti" -toiminto kohdassa "Kutools for Outlook" on täysin yhteensopiva Outlookin sisäänrakennetun "Viivästetty toimitus" -toiminnon kanssa. Ne toimivat saumattomasti yhdessä varmistaakseen, että sähköpostisi lähetetään aiottuun aikaan.

• Kun kirjoitat, vastaat tai lähetät sähköpostia, jos jompikumpi seuraavista pitää paikkansa:
  • "Aikatauluta"-painike näkyy "Lähetä"-painikkeen alla.
  • "Ajoitettu sähköposti" -valintaikkuna avattiin kerran kyseisen istunnon aikana.

  Jos sitten käytät "Viivästetty toimitus" -toimintoa ennen sähköpostin lähettämistä, "Kutools "ilmoituspalkki" ilmestyy Outlook-ikkunan oikeaan alakulmaan, kun olet napsauttanut "Lähetä". Tämä palkki vahvistaa, että "Ajoitettu sähköposti" valvoo aktiivisesti lähetysaikataulua.

  

• Jos asetat ensin "Älä toimita ennen" -ajan käyttämällä Outlookin "Viiveellinen toimitus" -ominaisuutta ja avaat sitten "Scheduled Email" -valintaikkunan, tämä aika näkyy automaattisesti ajoitettu aikaluettelossa.
• Jos asetat ensin ajoitetun lähetysajan "Scheduled Email" -valintaikkunassa ja avaat sitten "Viivetä toimitus" -valintaikkunan, "Älä toimita ennen" -kenttä heijastaa automaattisesti ajoitettua aikaa.

Tämä kaksisuuntainen synkronointi varmistaa johdonmukaisen lähetyskäyttäytymisen riippumatta siitä, minkä ominaisuuden määrität ensin.

Outlookin on pysyttävä auki, jotta ajoitetut sähköpostit lähetetään oikeaan aikaan. Jos Outlook suljetaan ajoitettuna lähetysaikana, sähköposti lähetetään välittömästi, kun Outlook avataan seuraavan kerran.