Luo sääntöjä kuin ammattilainen: Hallitse sähköpostien hallintaa Kutools Outlookin lisäsäännöt

Ammattimaisen viestinnän kiireisessä maailmassa postilaatikon tehokas hallinta voi olla yhtä tärkeää kuin mikä tahansa strateginen päätös. Microsoft Outlook on monien yritysten sähköpostien käsittelyn perustyökalu, mutta Kutools for Outlook:n lisäsääntöjen avulla käyttäjät voivat ylittää tyypilliset rajoitukset ja optimoida sähköpostiprosessejaan. Tämä opas syventyy lisäsääntöjen selkeisiin etuihin verrattuna Outlookin vakiosääntöihin, esittelee niiden määrittämisen ja tutkii käytännön sovelluksia, jotka auttavat sinua hallitsemaan sähköpostiympäristöäsi tehokkaasti.

• Esimerkki 1: Sähköpostien automaattinen siirtäminen tiettyihin kansioihin
• Esimerkki 2: Hälytysten asettaminen korkean prioriteetin tietoliikenteelle
• Esimerkki 3: Vastausten automatisointi yleisiin kyselyihin

Kutools Lisäsäännöt vs. Outlook-säännöt

Vaikka Microsoft Outlookin alkuperäiset säännöt tarjoavat perustavanlaatuiset sähköpostin hallintaominaisuudet, Kutools for Outlook's Edistyneet säännöt ominaisuus vie tuottavuuden seuraavalle tasolle. The Edistyneet säännöt ominaisuus tarjoaa useita erillisiä etuja yli standardin Outlook-säännöt. Tässä on yksityiskohtainen katsaus näistä eduista:

🌐 Usean tilin sovellus:

Toisin kuin Outlookin alkuperäiset säännöt, jotka koskevat vain sitä sähköpostitiliä, jolle ne on määritetty, Kutools Edistyneet säännöt voidaan käyttää useilla sähköpostitileillä Outlookissa. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat helposti toteuttaa yhden säännön kaikki or määritetyt tilit , virtaviivaistaa prosessia ja varmistaa johdonmukaisuuden eri sähköpostiviestinnässä.

🚀 Lisää sääntöjen luomisen ehtoja:

Kutools Edistyneet säännöt tarjoavat laajemman valikoiman kuntovaihtoehtoja. Käyttäjät voivat esimerkiksi asettaa ehtoja sen perusteella sähköpostin kieli , sisältääkö liitteen nimi tiettyjä sanoja tai liitteen tyyppi . Nämä äskettäin lisätyt ehdot parantavat suuresti postilaatikkosi järjestämistä ja hallintaa.

⚙️ Parannettu räätälöinti:

Vaikka Outlook-säännöt rajoittuvat ennalta määritettyihin toimiin ja olosuhteisiin, Kutools Edistyneet säännöt tarjoavat laajat mukautusvaihtoehdot, jotka mahdollistavat monimutkaiset säännöt sisäkkäisillä ehdoilla. Esimerkiksi, Outlook-säännöt voi vain tarkistaa, onko aihe tai keho sisältää erityisiä sanoja. Verrattuna, Edistyneet säännöt voi määrittää ehtoja kuten 'sisältää ','ei sisällä ','on (täsmälleen) ','ei ole ','alkaa jollakin ','ei ala ','päättyy ', ja 'ei pääty '. Lisäksi, kun käsittelet tiettyjen sanojen tekstiä, Outlook-säännöt voi yhdistää ehtoja vain käyttämälläor (eli mikä tahansa ehto voi laukaista säännön), Edistyneet säännöt mahdollistaa monimutkaisemman logiikan ottamalla käyttöön molemmat "ja " (kaikkien ehtojen on täytyttävä) ja "or tekstiehtojen väliset suhteet. Tämä mahdollistaa tarkemman sähköpostisuodatuksen.

📂 Luokitellut luokat:

Kun asetat ehtoja, Outlook-säännöt sekoita kaikki olosuhteet keskenään. Verrattuna, Kutools Edistyneet säännöt Paranna organisaatiota luokittelemalla ehdot selkeästi erillisiin sääntötyyppeihin, mikä yksinkertaistaa asennusprosessia.

🔍 Selkeämpi yleiskatsaus:

- Edistyneet säännöt ominaisuus tarjoaa kattavan yleiskatsauksen kaikista säännöistäsi ja tarjoaa selkeän näkyvyyden kunkin säännön suorittamiin toimiin. Jos esimerkiksi sääntö on asetettu siirtämään sähköposti tiettyyn kansioon tiettyjen ehtojen täyttyessä, käyttöliittymä näyttää toiminnon selkeästi muodossa "Siirrä '. Tämä selkeys ei ainoastaan ​​yksinkertaista sääntöjen hallintaa, vaan myös auttaa merkittävästi vianmäärityksessä.

🌟 Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä:

Vaikka Outlook-säännöt käyttöliittymä voi olla monimutkainen uusille käyttäjille, intuitiivinen käyttöliittymä Edistyneet säännöt helpottaa sääntöjen määrittämistä ja hallintaa.

🤝 Saumaton integrointi:

Kutools Edistyneet säännöt integroi saumattomasti Outlookin kanssa varmistaen, että kaikki nykyiset sähköpostisi ja asetuksesi ovat yhteensopivia ja voit jatkaa Outlookin käyttöä ilman keskeytyksiä.

Esimerkkejä sääntöjen luomisesta edistyneillä säännöillä Outlookissa

Sähköpostisääntöjen luomisen ja hallitsemisen ei tarvitse olla pelottavaa. Kutools for Outlook's Edistyneet säännöt ominaisuus yksinkertaistaa tätä prosessia vankalla ja intuitiivisella käyttöliittymällä, joka palvelee sekä aloittelevia käyttäjiä että tehokäyttäjiä. Tässä osiossa tutkimme, kuinka voit hyödyntää Edistyneet säännöt virtaviivaistaa sähköpostin työnkulkua ja esittelee kolme suosittua esimerkkiä säännöistä Outlookissa.

• Esimerkki 1: Sähköpostien automaattinen siirtäminen tiettyihin kansioihin
• Esimerkki 2: Hälytysten asettaminen korkean prioriteetin tietoliikenteelle
• Esimerkki 3: Vastausten automatisointi yleisiin kyselyihin

Esimerkki 1: Sähköpostien automaattinen siirtäminen tiettyihin kansioihin

Tämä sääntö on välttämätön käyttäjille, jotka käsittelevät suuria määriä saapuvia sähköposteja eri lähteistä. Se lajittelee sähköpostit automaattisesti määritettyihin kansioihin, jolloin käyttäjät voivat priorisoida ja vastata tehokkaammin. Esimerkiksi tiettyjä avainsanoja sisältävät sähköpostit siirretään vastaaviin kansioihin. Tämä organisaatio auttaa pitämään postilaatikon puhtaana ja järjestyksessä, jolloin käyttäjät voivat löytää nopeasti tiettyihin aiheisiin tai projekteihin liittyvät sähköpostit ilman, että heidän tarvitsee selata sekalaista postilaatikkoa.

Vaihe 1. Ota Advanced Rules -ominaisuus käyttöön ja aloita uuden säännön luominen

1. Siirry Kutools välilehti ja napsauta Edistyneet säännöt.

2. Vuonna Edistyneet säännöt valintaikkunassa, napsauta Uusi -painiketta aloittaaksesi uuden säännön luomisen.

Vaihe 2: Määritä säännön ehdot

Tässä skenaariossa pyrimme siirtämään sähköpostit, jotka sisältävät lauseet "Kutools for Outlook'ja'myynti'tai'KTO'ja'myynti' joko aiheessa tai tekstiosassa määrättyyn kansioon.

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 1/4 valintaikkunassa, tarkista Aihe tai teksti sisältää tiettyjä sanoja vaihtoehto.

2. Teksti sisältää valintaikkuna avautuu. Klikkaa Uusi painike.

3. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toimi seuraavasti.

3.1 Kirjoita 'Kutools for Outlook'ja'myynti'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

3.2 Napsauta Lisää.

3.3 Napsauta OK.

Näin tehdessään se määrittää ehdon, että sähköpostien tulee sisältää molemmat sanat.

4. Sitten se palaa kohtaan Teksti sisältää valintaikkuna. Jos haluat lisätä vaihtoehtoisia lauseita, napsauta Uusi painiketta uudelleen.

5. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toista rutiini.

5.1 TyyppiKTO'ja'myynti'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

5.2 Napsauta Lisää.

5.3 Napsauta OK.

6. Nyt ehto on määritetty onnistuneesti. Tätä ehtoa sovelletaan sähköposteihin, jotka sisältävät joko "Kutools for Outlook'ja'myynti'tai'KTO'ja'myynti'. Klikkaus OK.

7. napsauttaa seuraava siirtyä kohtaan Toiminta asetukset.

Vaihe 3: Määritä säännön toimet

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 2/4 valintaikkunassa, tarkista Siirrä määritettyyn kansioon vaihtoehto.

2. Ponnahdusikkunassa Valitse kansio valintaikkunassa, valitse määritetty kansio.

3. napsauttaa OK.

4. napsauttaa seuraava muuttamaan Poikkeukset asetukset.

Vaihe 4: Määritä poikkeukset säännölle

In Luo uusi sääntö – Vaihe 3/4 valintaikkunassa, määritä poikkeukset. Tässä esimerkissä meillä ei ole poikkeuksia, joten napsautamme seuraava.

Vaihe 5: Viimeistele säännön määritys

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 4/4 -valintaikkunassa, syötä säännön nimi Säännön nimi tekstilaatikko.

2. (valinnainen) Syötä säännön huomautukset kohtaan Säännön huomautukset tekstilaatikko.

3. napsauttaa OK.

Tulos

Nyt sääntö on luotu onnistuneesti. Klikkaus OK viimeistelläksesi asetukset. Tästä eteenpäin, jos saapuvat sähköpostit sisältävät sanat "Kutools for Outlook'ja'myynti'tai'KTO'ja'myynti' joko aiheessa tai tekstiosassa, ne siirretään määritettyyn kansioon.

Esimerkki 2: Hälytysten asettaminen korkean prioriteetin tietoliikenteelle

On erittäin tärkeää, että käyttäjät, kuten esimies, reagoivat nopeasti ylimmän johdon tai kriittisten asiakkaiden viesteihin tehokkaan päätöksenteon ja asiakastyytyväisyyden varmistamiseksi. Tämän helpottamiseksi he voivat määrittää säännön, joka laukaisee työpöytähälytyksen aina, kun sähköpostin aiherivillä vastaanotetaan sanoja, kuten "kiireellinen" tai "ASAP". Tämän säännön toteuttaminen varmistaa, että johtajat saavat välittömästi ilmoituksen tärkeistä sähköposteista, jolloin he voivat käsitellä kriittisiä ongelmia nopeasti ja ylläpitää korkeaa reagointikykyä ja ammattitaitoa.

Vaihe 1. Ota Advanced Rules -ominaisuus käyttöön ja aloita uuden säännön luominen

1. Siirry Kutools välilehti ja napsauta Edistyneet säännöt.

2. Vuonna Edistyneet säännöt valintaikkunassa, napsauta Uusi -painiketta aloittaaksesi uuden säännön luomisen.

Vaihe 2: Määritä säännön ehdot

Tässä skenaariossa pyrimme laukaisemaan työpöytähälytyksen aina, kun vastaanotetaan sähköposti, joka sisältää sanoja kuten "kiireellinen"Tai"mahdollisimman pian" aiherivillä.

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 1/4 valintaikkunassa, tarkista Aihe sisältää tiettyjä sanoja vaihtoehto.

2. Teksti sisältää valintaikkuna avautuu. Klikkaa Uusi painike.

3. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toimi seuraavasti.

3.1 Kirjoita 'kiireellinen'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

3.2 Napsauta Lisää.

3.3 Napsauta OK.

Näin tehdessään se määrittää ehdon, että sähköpostien tulee sisältää sana "kiireellinen".

4. Sitten se palaa kohtaan Teksti sisältää valintaikkuna. Jos haluat lisätä vaihtoehtoisen tekstin, napsauta Uusi painiketta uudelleen.

5. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toista rutiini.

5.1 Tyyppimahdollisimman pian'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

5.2 Napsauta Lisää.

5.3 Napsauta OK.

6. Nyt ehto on määritetty onnistuneesti. Tätä ehtoa sovelletaan sähköposteihin, jotka sisältävät joko "kiireellinen'tai'mahdollisimman pian'. Klikkaus OK.

7. napsauttaa seuraava siirtyä kohtaan Toiminta asetukset.

Vaihe 3: Määritä säännön toimet

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 2/4 valintaikkunassa, tarkista Näytä sähköposti uuden viestin ilmoitusikkunassa tietyn viestin kanssa vaihtoehto.

2.Sivussa Luo uusi sääntö näkyviin tulevassa valintaikkunassa, kirjoita työpöytähälytyksen viesti alla olevan kuvan mukaisesti.

"Tämä on kiireellinen sähköposti, vastaa siihen ASAP! "

3. napsauttaa OK.

4. napsauttaa seuraava muuttamaan Poikkeukset asetukset.

Vaihe 4: Määritä poikkeukset säännölle

In Luo uusi sääntö – Vaihe 3/4 valintaikkunassa, määritä poikkeukset. Tässä esimerkissä meillä ei ole poikkeuksia, joten napsautamme seuraava.

Vaihe 5: Viimeistele säännön määritys

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 4/4 -valintaikkunassa, syötä säännön nimi Säännön nimi tekstilaatikko.

2. (valinnainen) Syötä säännön huomautukset kohtaan Säännön huomautukset tekstilaatikko.

3. napsauttaa OK.

Tulos

Nyt sääntö on luotu onnistuneesti. Klikkaus OK viimeistelläksesi asetukset. Tästä eteenpäin aina, kun saapuu sähköposti, joka sisältää sanoja kuten "kiireellinen"Tai"mahdollisimman pian" aiherivillä työpöydän hälytys, joka näyttää viestin "Tämä on kiireellinen sähköposti, vastaa siihen ASAP!" ilmestyy.

Esimerkki 3: Vastausten automatisointi yleisiin kyselyihin

Tämä sääntö sopii erinomaisesti asiakaspalvelutehtäviin, joissa monissa vastaanotetuissa sähköposteissa on samankaltaisia ​​kysymyksiä. Kutools Edistyneiden sääntöjen avulla voit määrittää sääntöjä vastaamaan automaattisesti yleisiin tiedusteluihin, kuten tuotetieto- tai hintapyyntöihin, valmiiksi kirjoitetun mallin avulla. Automatisoimalla vastaukset tiimit voivat keskittyä enemmän monimutkaisempiin kyselyihin, mikä parantaa kokonaistehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä.

Vaihe 1. Ota Advanced Rules -ominaisuus käyttöön ja aloita uuden säännön luominen

1. Siirry Kutools välilehti ja napsauta Edistyneet säännöt.

2. Vuonna Edistyneet säännöt valintaikkunassa, napsauta Uusi -painiketta aloittaaksesi uuden säännön luomisen.

Vaihe 2: Määritä säännön ehdot

Tässä skenaariossa pyrimme vastaamaan automaattisesti sähköpostiin ennalta kirjoitetulla mallilla aina, kun sähköposti sisältäätiedot'tai'Tuoteseloste' aiherivillä vastaanotetaan.

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 1/4 valintaikkunassa, tarkista Aihe sisältää tiettyjä sanoja vaihtoehto.

2. Teksti sisältää valintaikkuna avautuu. Klikkaa Uusi painike.

3. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toimi seuraavasti.

3.1 Kirjoita 'tiedot'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

3.2 Napsauta Lisää.

3.3 Napsauta OK.

Näin tehdessään se määrittää ehdon, että sähköpostien tulee sisältää sana "tiedot".

4. Sitten se palaa kohtaan Teksti sisältää valintaikkuna. Jos haluat lisätä vaihtoehtoisen tekstin, napsauta Uusi painiketta uudelleen.

5. Vuonna Hae tekstiä valintaikkunassa, toista rutiini.

5.1 TyyppiTuoteseloste'ssa Uusi hakuteksti tekstilaatikko.

5.2 Napsauta Lisää.

5.3 Napsauta OK.

6. Nyt ehto on määritetty onnistuneesti. Tätä ehtoa sovelletaan sähköposteihin, jotka sisältävät joko "tiedot'tai'tuotteen yksityiskohdat''. Klikkaus OK.

7. napsauttaa seuraava siirtyä kohtaan Toiminta asetukset.

Vaihe 3: Määritä säännön toimet

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 2/4 valintaikkunassa, tarkista Vastaa tietyllä mallilla vaihtoehto.

2.Sivussa Vastausmalli näkyviin tulevassa valintaikkunassa, kirjoita aiheen etuliite Aiheen etuliite tekstilaatikko.

3. Jatka vastauksesi tekstin syöttämistä kohtaan teksti tekstilaatikko.

4. napsauttaa OK.

4. napsauttaa seuraava muuttamaan Poikkeukset asetukset.

Vaihe 4: Määritä poikkeukset säännölle

In Luo uusi sääntö – Vaihe 3/4 valintaikkunassa, määritä poikkeukset. Tässä esimerkissä meillä ei ole poikkeuksia, joten napsautamme seuraava.

Vaihe 5: Viimeistele säännön määritys

1. Vuonna Luo uusi sääntö – Vaihe 4/4 -valintaikkunassa, syötä säännön nimi Säännön nimi tekstilaatikko.

2. (valinnainen) Syötä säännön huomautukset kohtaan Säännön huomautukset tekstilaatikko.

3. napsauttaa OK.

Tulos

Nyt sääntö on luotu onnistuneesti. Klikkaus OK viimeistelläksesi asetukset. Tästä eteenpäin kaikki saapuvat sähköpostit, jotka sisältävättiedot'tai'Tuoteseloste' aiherivillä vastataan automaattisesti aiemmin määrittämäsi vastausmallilla.