Wordin pikaosien hallitseminen: Luo, käytä, muokkaa ja paljon muuta

Microsoft Wordin Quick Parts on tehokas ominaisuus, joka on suunniteltu lisäämään tehokkuutta antamalla käyttäjien käyttää uudelleen sisältöä, kuten tekstiä, grafiikkaa ja muotoilua. Tämä opetusohjelma opastaa sinut pikaosien luomisen, käytön, muokkaamisen ja poistamisen perusasioiden läpi. Tutkimme myös kestävää vaihtoehtoa käyttämällä Kutools for Wordin AutoText-toimintoa, joka tarjoaa sinulle kattavan työkalupaketin asiakirjojen uudelleenkäytettävän sisällön käsittelemiseen.

• Pikaosan luominen Wordissa
• Pikaosien lisääminen asiakirjaan
• Olemassa olevan pikaosan muokkaaminen
• Pikaosan poistaminen
• Vaihtoehto Quick Partsille

Video

Pikaosan luominen Wordissa

Tässä osiossa näytetään, kuinka luodaan pikaosa sisällölle, jota käytät usein uudelleen. Määritä se noudattamalla näitä ohjeita.

1. Valitse sisältö, jonka haluat tallentaa pikaosana, kuten teksti, grafiikka tai muoto.
2. Siirry liite välilehti, valitse Nopeat osat > Tallenna valinta Quick Part Galleryyn.
   
3. In Luo uusi rakennuspalikka valintaikkunassa, sinun on määritettävä seuraavasti.
   1. Kirjoita tämän pikaosan nimi kohtaan Nimi ala.
   2. Valitse galleria Galleria pudotusvalikosta. Tässä pidän oletuskohteen "Nopeat osat".
   3. Määritä luokka kohteesta Luokka pudotusvalikosta. Tässä pidän "general" kohde valittu.
   4. Napauta OK. Katso kuvakaappaus:
      
      Huomautuksia:

      • Voit myös lisätä kuvauksen Tuotetiedot tekstilaatikko, joka auttaa tunnistamaan tämän nopean osan myöhemmin.
      • Tallentaaksesi valinnan automaattisena tekstinä, liite välilehti, napsauta Nopeat osat > Automaattinen teksti > Tallenna valinta automaattiseen tekstigalleriaan.

Tulos

Pikaosa on nyt tallennettu Pikaosa-valikkoon ja valmis käytettäväksi missä tahansa asiakirjassa.

Pikaosien lisääminen asiakirjaan

Kun se on luotu, pikaosien lisääminen mihin tahansa asiakirjaan on yksinkertaista, mikä varmistaa, että voit lisätä standardoitua sisältöä nopeasti.

1. Napsauta asiakirjassa kohtaa, johon haluat lisätä pikaosan.
2. Siirry liite välilehti ja napsauta Nopeat osat vuonna teksti ryhmään.
3. Napsauta sitten haluamaasi pikaosaa lisätäksesi sen automaattisesti asiakirjaan.
   

Huomautuksia:

Sen lisäksi, että lisäät pikaosan nykyiseen asiakirjan paikkaan, voit myös lisätä sen sivun ylä-, alatunnisteeseen ja muihin paikkoihin. Napsauta vain hiiren kakkospainikkeella pikaosaa ja valitse haluamasi vaihtoehto pikavalikosta.

Olemassa olevan pikaosan muokkaaminen

Pikaosia muokkaamalla voit päivittää tallennettua sisältöä tarpeen mukaan. Vaikka Microsoft Word ei salli pikaosan sisällön muokkaamista suoraan galleriassa, pikaosan päivittäminen on silti mahdollista lisäämällä se uudelleen asiakirjaan ja muokkaamalla sitä.

Vaihe 1: Lisää pikaosa asiakirjaan

1. Napsauta asiakirjassa kohtaa, johon haluat lisätä pikaosan.
2. Siirry liite välilehti ja napsauta Nopeat osat vuonna teksti ryhmään.
3. Napsauta sitten pikaosaa, jonka haluat päivittää ja lisää se asiakirjaasi.

Vaihe 2: Muokkaa asiakirjan sisältöä

Kun pikaosa on lisätty asiakirjaan, tee tarvittavat muutokset suoraan sisältöön.

Vaihe 3: Tallenna päivitys pikaosana korvataksesi alkuperäisen

Jos haluat päivittää olemassa olevan pikaosan, tallenna juuri päivitetty sisältö samalla nimellä korvataksesi alkuperäisen merkinnän. Voit tehdä seuraavasti:

1. Valitse juuri päivitetty sisältö ja siirry kohtaan liite välilehti, valitse Nopeat osat > Tallenna valinta Quick Part Galleryyn.
   
2. In Luo uusi rakennuspalikka valintaikkunassa, käytä tarkkaa sama nimi, galleriaja luokka alkuperäisenä pikaosana varmistaaksesi, että se ohittaa vanhan, ja napsauta sitten OK painiketta.
   
3. Tämä tuo esille a Microsoft Word valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko määrittää merkinnän uudelleen, napsauta Kyllä painiketta.
   

Tulos

Vanha pikaosa on nyt päivitetty.

Pikaosan poistaminen

Jotta Quick Parts -galleria pysyisi järjestyksessä ja päivitettynä, vanhentuneet osat on ehkä poistettava. Tämä osio näyttää, kuinka voit poistaa pikaosan Wordissa.

1. Siirry liite välilehti, napsauta Nopeat osat vuonna teksti ryhmään.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella pikaosaa, jonka haluat poistaa, ja valitse sitten Järjestä ja poista pikavalikosta.
   
3. In Rakennuspalikoiden järjestäjä -ikkunassa, huomaat, että myös edellisessä vaiheessa valittu pikaosa on korostettuna. Klikkaa Poista -painiketta ja vahvista valitsemalla Kyllä myöhemmässä Microsoft Word kehotuslaatikko.
   

Valittu pikaosa on nyt poistettu. Tämän jälkeen sinun on suljettava Building Blocks Organizer -valintaikkuna.

Vaihtoehto Quick Partsille

Kutools for Word tarjoaa tehokkaan Automaattinen teksti ominaisuus, joka toimii vankana vaihtoehtona Quick Partsille, erityisesti käyttäjille, jotka käsittelevät laajoja asiakirjoja.

Kun olet asentanut Kutools for Wordin, Siirry Kutools Välilehti ja valitse Automaattinen teksti avataksesi AutoText-ruudun, sinun on määritettävä seuraavasti:

1. Valitse sisältö, jota haluat käyttää uudelleen.
2. Valitse Uusi automaattinen teksti -painiketta AutoText-ruudussa.
3. Anna tälle automaattiselle tekstinsyöttölle nimi ja napsauta sitten Uusi luokka painiketta.
4. Nimeä uusi luokka ja napsauta OK.
5. Valitse Lisää -painiketta, kun se palaa Uusi automaattinen teksti -valintaikkunaan.
   Valittu sisältö tallennetaan nyt automaattisena tekstinsyöttönä. Jos haluat käyttää tätä automaattista tekstinsyöttöä, napsauta asiakirjaa, johon haluat lisätä merkinnän, ja napsauta sitten tätä automaattista tekstiä ruudussa lisätäksesi sen.
   

Quick Parts on korvaamaton työkalu kaikille, jotka haluavat virtaviivaistaa standardoitujen asiakirjojen luomista Wordissa. Hallitsemalla tämän työkalun voit parantaa merkittävästi asiakirjojen johdonmukaisuutta, vähentää toistuvaa työtä ja ylläpitää korkeaa tuottavuutta. Valitsetpa Quick Partsin alkuperäisen integroinnin tai Kutoolsin laajojen ominaisuuksiensa vuoksi, molemmat vaihtoehdot tarjoavat erinomaisia ​​tapoja hallita ja käyttää sisältöä tehokkaasti. Niille, jotka haluavat syventyä Wordin ominaisuuksiin, verkkosivustollamme on runsaasti opetusohjelmia. Löydä lisää Word-vinkkejä ja temppuja täältä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit