Luo kirjelomakemalli askel askeleelta Wordissa

Henkilökohtaisen kirjelomakemallin luominen Microsoft Wordissa on olennainen taito ammatillisen viestinnän parantamiseksi. Tämä opas opastaa sinua mukautetun kirjelomakkeen suunnittelun ja tallentamisen läpi varmistaen, että yrityskirjeenvaihto erottuu joukosta.

Mikä on kirjelomake ja miksi se on tärkeää?

Mistä elementeistä kirjelomake muodostuu?

Kuinka luoda kirjelomakemalli?

• Ylä- ja alatunnisteen käyttäminen
• Kuvien ja muotojen käyttäminen

Kuinka tallentaa malli?

Kuinka käyttää henkilökohtaista mallia?

Kuinka löytää mallikansiosi?

Video: Kirjelomakemalli

Mikä on kirjelomake ja miksi se on tärkeää?

Mikä on kirjelomake

Kirjelomake on painettu otsikko minkä tahansa asiakirjan tai paperitavaran päällä, joka sisältää yleensä yrityksen logon, yrityksen nimen, osoitteen ja yhteystiedot. Se voi myös sisältää laillisen vastuuvapauslausekkeen tai yrityssuunnittelun, joka kuvastaa brändin identiteettiä.

Kirjelomakkeet ovat tärkeitä useista syistä:

• Ammattimaisuus: Kirjelomakkeen käyttö välittää ammattimaisuutta ja luo uskottavuutta, jolloin asiakirjat näyttävät muodollisilta ja virallisemmilta.
• Brändin tunnistettavuus: Hyvin suunniteltujen kirjelomakkeiden johdonmukainen käyttö auttaa rakentamaan brändi-identiteettiä. Se tekee jokaisesta asiakirjasta välittömästi tunnistettavissa ja vahvistaa bränditietoisuutta.
• Lainsäädännön noudattaminen: Tietyille yrityksille tiettyjen tietojen lisääminen kirjelomakkeisiin, kuten yritysten rekisteröintinumerot tai sääntelyelimen tiedot, on lakisääteinen vaatimus.
• Markkinointityökalu: Kirjelomake toimii viestinnän lisäksi mahdollisuutena markkinoida yritystä ja sen arvoja välillisesti. Se on kosketuspiste, joka jättää vaikutuksen asiakirjan lukijaan.
• Yritysten yhtenäisyys: Se standardoi kirjeenvaihdon organisaatiossa varmistaen, että kaikki viestintä on ulkonäöltään yhtenäistä, mikä tukee organisaation yhtenäisyyttä ja ammattimaisuutta.

Kirjelomake ei siis ole vain design-elementti, vaan tärkeä osa yritysviestintää, joka tukee yrityksen ammattitaitoa ja brändi-identiteettiä.

Mistä elementeistä kirjelomake muodostuu?

Ammattimainen kirjelomake sisältää yleensä seuraavat osat:

• Logo: visuaalinen esitys brändistäsi.
• Yrityksen nimi: Selkeästi esillä ja tyylitelty vastaamaan brändi-identiteettiäsi.
• Yhteystiedot: Osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja joskus verkkosivuston URL-osoite.
• Oikeudelliset tiedot: Kaikki tarvittavat lakitekstit tai vastuuvapauslausekkeet yrityksesi vaatimusten mukaan.
• Sosiaalisen median osoite: Facebook, Instagram, YouTube….

Kuinka luoda kirjelomakemalli?

Kirjelomakkeen luominen sisältää useita vaiheita, joista jokainen mahdollistaa mukauttamisen brändisi identiteetin mukaan.

Ylä- ja alatunnisteen käyttäminen

Vaihe 1. Avaa uusi asiakirja Wordissa

Vaihe 2. Lisää otsikko

Navigoida johonkin liite välilehti ja napsauta Ylätunniste pudotusvalikosta, valitse tyyliisi sopiva malli, tässä tapauksessa me valitsemme Tyhjä.

Olet siirtynyt otsikon muokkaustilaan.

Vaihe 3. Lisää logosi ja tärkeimmät tiedot, jotka haluat näyttää otsikossa

Lisää logo ja muuta sen kokoa

Lisää logosi menemällä kohtaan Otsikko ja alatunniste -välilehti ja valitsemalla kuvatja etsi kansio logon valitsemista varten ja napsauta sitten liite -painiketta lisätäksesi sen.

Muuta sitten kokoa ja sijoita se sopivasti otsikkoon.

Kirjoita yrityksesi nimi ja yhteystiedot

Lisää yrityksesi nimi ja yhteystiedot.

(Valinnainen) Vaihe 4. Lisää alatunniste näyttääksesi tietoja

Jos haluat näyttää lisätietoja, voit myös lisätä alatunnisteen näyttääksesi ne.

valita liite > Alatunniste > Tyhjä, kirjoita sitten sisältö tai lisää tarvitsemasi grafiikka.

Yksinkertainen kirjelomakemalli on luotu.

Jos sinulla on otsikkoon suunniteltu kuva, joka sisältää yrityksen logon ja tarvittavat tiedot, voit tuoda sen suoraan otsikkoon seuraavasti:

Office-välilehti: Tuo välilehtiliittymät Wordiin, Exceliin, PowerPointiin...

Paranna työnkulkuasi nyt.      Lisätietoja Office-välilehdestä       Ilmainen lataus

Kuvien ja muotojen käyttäminen

Voit parantaa kirjelomakemallisi ulkonäköä lisäämällä värikkäitä muotoja ja kuvia.

Vaihe 1. Avaa uusi asiakirja

Vaihe 2. Näytä otsikkorivi

Tuo otsikkorivi näkyviin kaksoisnapsauttamalla asiakirjan yläosassa.

Vaihe 3. Piirrä muotoja

Valitse liite -välilehti ja siirry kohtaan Muodot pudotusvalikosta, valitse haluamasi muodot.

Piirrä sitten, etsi ne ja muuta niiden kokoa.

Vaihe 4. Lisää logo

1. Napauta liite välilehti, valitse tekstin Box > Yksinkertainen tekstilaatikko.

   

2. Poista sitten tekstilaatikon sisältö ja varmista, että kohdistin on siinä.

   

3. Napauta liite > kuvat > Tämä laiteja valitse logokuva kansiosta, napsauta liite painiketta.

   

   

4. Muotoile sitten tekstiruudun reuna napsauttamalla sitä ja siirry kohtaan Muoto muoto -välilehteä napsauttamalla Muoto Näkymä pudotusvalikosta ja valitse sitten Ei ääriviivaa.

   

Vaihe 5. Lisää yritystiedot

Lisää myös tekstiruutu yrityksen tietojen sijoittamiseksi. Muotoile tekstiä valitsemalla ne ja siirtymällä Koti-välilehdelle ja mukauttamalla niitä kirjasinlaji ryhmä tarpeidesi mukaan.

(Valinnainen) Vaihe 6. Suunnittele alatunniste

Jos sinulla on tietoja, kuten sosiaalinen media, voit lisätä ne alatunnistealueelle.

1. Napauta liite > tekstin Box > Yksinkertainen tekstilaatikko, piirrä tekstilaatikko ja poista tekstilaatikon sisältö.

2. Pidä kohdistin tekstiruudun sisällä ja napsauta sitten liite > kuvat > Online-kuvat, etsi haluamasi kuvat ja napsauta liite lisätä se.

   

   

   

3. Toista yllä oleva vaihe lisätäksesi kuvat tarpeen mukaan.

   

4. Poista tekstilaatikon ääriviivat.

Nyt kirjelomakemalli on luotu.

Kuinka tallentaa malli?

Kun kirjelomakkeesi on valmis, tallenna se malliin seuraavasti:

Vaihe 1. Siirry kohtaan Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa

Vaihe 2. Nimeä malli ja valitse Tallenna nimellä -kohdan avattavasta valikosta Word-malli (*.dotx).

Kun olet määrittänyt tiedoston nimen ja tyypin, se vaihtaa automaattisesti oletuskansioon, johon mukautetut Office-mallit on tallennettu.

Vaihe 3. Napsauta Tallenna-painiketta

Kuinka käyttää henkilökohtaista mallia?

Jos haluat käyttää omaa luomaasi mallia, toimi seuraavasti:

Vaihe 1. Avaa Word ja valitse Tiedosto > Uusi

Vaihe 2. Napsauta oikeanpuoleisessa osiossa Henkilökohtainen nähdäksesi tallennetut mallit, valitse haluamasi malli

Kuinka löytää mallikansiosi?

Jos sinun on löydettävä tai hallinnoitava mallejasi, toimi seuraavasti:

Vaihe 1. Siirry kohtaan Tiedosto > Asetukset

Vaihe 2. Valitse Wordin asetukset -valintaikkunassa Tallenna

Vaihe 3. Etsi Tallenna asiakirjat -kohdasta polku Henkilökohtaisten oletusmallien sijainnista

Tänne mallisi tallennetaan.

Mukautetun kirjelomakemallin luominen Wordissa ei vain brändää yrityskirjeenvaihtoasi, vaan lisää myös ammattimaisuutta, joka erottaa sinut muista. Seuraamalla näitä yksityiskohtaisia ​​ohjeita voit tehokkaasti suunnitella, tallentaa ja hyödyntää yrityksesi identiteettiä kuvaavan kirjelomakkeen.

Muita muuntavia Word-strategioita, jotka voivat parantaa merkittävästi tiedonhallintaasi, tutkia lisää täältä.