Vaivaton sähköpostin laatiminen: AI-työkalujen hyödyntäminen Outlookissa
Sähköpostien kirjoittaminen voi olla aikaa vievää, varsinkin kun pyritään ammattimaiseen sävyyn tai laaditaan vastauksia nopeasti. Onneksi tekoälyllä toimivat työkalut tekevät sähköpostien kirjoittamisesta helpompaa kuin koskaan. Tässä oppaassa tutkimme kolmea päämenetelmää, joilla voit hyödyntää tekoälyä Outlookissa sähköpostitehtävien virtaviivaistamiseksi.
Sisäänrakennettujen tekoälyominaisuuksien käyttäminen Outlookissa (Copilot vain 365 tilaajalle)
Kutoolsin käyttäminen Outlookin tekoälyn kirjoitusominaisuuden avulla
Kolmannen osapuolen tekoälytyökalujen käyttäminen (ChatGPT, Grammarly)
Sisäänrakennettujen tekoälyominaisuuksien käyttäminen Outlookissa (Copilot vain 365 tilaajalle)
Outlook tarjoaa sisäänrakennettuja tekoälyominaisuuksia, kuten Copilotin, auttamaan sähköpostin laatimisessa. Nämä ominaisuudet ovat kuitenkin vain Microsoft 365 -tilaajille ja niistä aiheutuu lisäkustannuksia.
Vaiheet käyttää:
Vaihe 1. Avaa Outlook ja aloita uuden sähköpostin kirjoittaminen Viestin kirjoittaminen -ikkunassa.
Vaihe 2. Napsauta Copilot-välilehteä ja napsauta Draft with Copilot.
Vaihe 3. Kirjoita Luonnos Copilotilla -tekstikenttään lyhyt kuvaus tarvitsemastasi sähköpostin sisällöstä (esim. "Luonnos projektipäivityksestä asiakkaalle seurantasähköposti") ja napsauta sitten Luo-painiketta.
Vaihe 4. Tarkista tekoälyn luoma luonnos ja tee tarvittavat muutokset. Jos olet tyytyväinen sisältöön, napsauta Säilytä -painiketta, jos et, napsauta Yritä uudelleen -painiketta luodaksesi uuden luonnoksen.
Vaihe 5. Lähetä sähköposti.
Ominaisuudet
- ✅Ei tarvitse asentaa lisälaajennuksia.
- ✅Yksinkertainen ja integroitu Outlookiin.
- ❌Vain Microsoft 365 -tilaajille.
- ❌Edellyttää mahdollisesti yrityslisensointia, mikä luo korkean markkinoille pääsyn esteen.
- ❌Lisä kuukausimaksu.
Kutoolsin käyttäminen Outlookin tekoälyn kirjoitusominaisuuden avulla
Kutools for Outlook on tehokas laajennus, joka sisältää AI Compose -ominaisuuden, joka on suunniteltu auttamaan käyttäjiä luomaan sähköpostiviestejä nopeasti ja tehokkaasti.
Vaiheet käyttää:
Vaihe 1. Asenna Kutools for Outlook, käynnistä sovellus ja avaa viestin koostumusikkuna.
Vaihe 2. Siirry Kutools AI -välilehdelle, napsauta AI, aktivoi Kutools AI -ruutu.
Vaihe 3. Siirry Kutools-ruudussa Luo-välilehdelle ja syötä sähköpostivaatimukset.
Valitse haluamasi kieli yli 40 tuetusta vaihtoehdosta.
Valitse sähköpostityyli, kuten muodollinen, rento tai yksityiskohtainen.
Kirjoita sähköpostin avainkohta ja napsauta sitten Luo-painiketta.
Vaihe 4. Tarkista tekoälyn luoma luonnos. Jos olet tyytyväinen sisältöön, napsauta Lisää-painiketta lisätäksesi sen suoraan sähköpostiisi. Jos ei, napsauta Luo-painiketta luodaksesi uuden luonnoksen, kunnes saavutat halutun tuloksen.
Vaihtoehdot
Monikielinen tuki: Kirjoita sähköposteja eri kielillä.
Sähköpostin tyylin valinta: Valitse muodollinen, rento tai mukautettu tyyli.
Mukautetut tyylit: Määritä sähköpostisi ääni ja asetukset. Napsauta Skill Library Management -painiketta, siirry Luo-välilehdelle ja mukauta roolia, komentoa ja asetuksia.
Ominaisuudet
- ✅Tukee useita kieliä ja sähköpostityylejä.
- ✅Täysin muokattavissa olevat tyylit.
- ✅Voit käyttää ilmaiseksi, kun annat OpenAI API -avaimesi.
- ❌Edellyttää lisälaajennuksen asentamista.
Muut AI-ominaisuudet sähköpostin kirjoittamiseen
Kutools tarjoaa myös ominaisuuksia, kuten:
Kielioppivirheiden tarkistus: Tunnistaa automaattisesti ja ehdottaa korjauksia kielioppiongelmiin.
Outlook Grammar Checker: Varmista, että sähköpostit ovat virheettömiä
Parafraasi sähköposti: Auttaa muotoilemaan sähköpostisi uudelleen selkeyden tai sävyn säätämiseksi.
Kiillota sähköpostisi tekoälyllä: Vaiheittainen opas täydelliseen viestintään
Sähköpostivastaus: Luo nopeat vastaukset saapuviin sähköposteihin.
Vastaa vaivattomasti sähköposteihin Outlookissa AI Powerin avulla
Kolmannen osapuolen tekoälytyökalujen käyttäminen (ChatGPT, Grammarly)
Lukuisat kolmannen osapuolen tekoälytyökalut integroituvat Outlookiin selainlaajennusten tai itsenäisten sovellusten kautta. Nämä työkalut, kuten ChatGPT ja GrammarlyGO, tarjoavat tehokkaita ominaisuuksia sähköpostin sisällön luomiseen ja parantamiseen.
Vaiheet käyttää:
Esimerkki: ChatGPT
Vaihe 1. Avaa ChatGPT selaimessasi tai sovelluksessa.
Vaihe 2. Anna kehote, jossa kuvataan tarvitsemasi sähköposti (esim. "Luo ammattimainen sähköposti kokouksen seurantaa varten"). Napsauta sitten Lähetä-painiketta.
ChatGPT luo sisällön.
Vaihe 3. Kopioi luotu luonnos ja liitä se Outlookiin.
Ominaisuudet
- ✅Erittäin joustava, tukee useita kieliä ja tyylejä.
- ✅Toimii Outlookista riippumattomasti ja tarjoaa monipuolisuutta eri alustoilla.
- ❌Edellyttää vaihtamista sovellusten välillä.
- ❌Mahdolliset tietosuojaongelmat, kun jaat sähköpostin sisältöä kolmannen osapuolen työkalujen kanssa.
Yhteenveto
Tekoälytyökalut voivat parantaa merkittävästi sähköpostisi kirjoitusprosessia riippumatta siitä, käytätkö Outlookin sisäänrakennettuja ominaisuuksia, kolmannen osapuolen työkaluja tai erikoistuneita laajennuksia, kuten Kutools for Outlook. Vaikka sisäänrakennetut ominaisuudet ovat käteviä Microsoft 365 -tilaajille, Kutools for Outlook tarjoaa helpomman ja muokattavissa olevan ratkaisun kaikille käyttäjille.
Oletko valmis virtaviivaistamaan sähköpostisi työnkulkua? Lataa Kutools for Outlook jo tänään ja koe tekoälypohjaisen sähköpostiluonnoksen teho!
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
