Outlookin sähköpostin purkaminen: Poimi tärkeimmät tiedot, kuten nimet, yritykset, numerot ja sähköpostiosoitteet

Nykypäivän nopeatempoisessa sähköpostiviestinnässä tärkeiden tietojen, kuten nimien, sähköpostiosoitteiden, numeroiden (esim. hinnat, puhelinnumerot ja yritysten nimet) nopea poimiminen sähköposteista on erittäin tärkeää. Varsinkin pitkien sähköpostien käsittelyssä näiden tietojen poimiminen ei ainoastaan ​​auta käyttäjiä ymmärtämään sisältöä nopeammin, vaan myös parantaa merkittävästi työn tehokkuutta ja tarkkuutta. Tämä opetusohjelma esittelee kolme tapaa poimia sähköpostitiedot: Manuaalinen purkaminen, VBA puoliautomaattinen uuttoja Kutools AI täysin automatisoitu uutto, auttaa sinua valitsemaan tarpeisiisi parhaiten sopivan lähestymistavan.

Perinteinen uutto – manuaalinen

Kopioi ja liitä tietoja sähköpostista manuaalisesti. Yksinkertaista mutta hidasta ja virhealtista.

Kutools AI for Extraction – täysin automatisoitu

Poimi tiedot automaattisesti yhdellä napsautuksella Kutools for Outlookin AI Assistantin avulla. Nopea, tarkka ja helppokäyttöinen.

VBA uuttamiseen – puoliautomaattinen

Käytä VBA-srccipts-tiedostoja automatisoidaksesi purkamisen osittain. Edellyttää koodaustaitoja ja tarjoaa rajoitettuja mukautuksia.

Perinteinen uutto – manuaalinen

Manuaalinen purkaminen on yksinkertaisin menetelmä, joka vaatii käyttäjiä avaamaan sähköpostit, paikantamaan manuaalisesti keskeiset tiedot (esim. nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot) ja kopioimaan ja liittämään ne Exceliin tai muihin asiakirjoihin.

Vaihe 1. Avaa kohdesähköposti ja lue sen sisältö.

Vaihe 2. Etsi ja valitse tärkeimmät tiedot (esim. nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot) manuaalisesti ja paina sitten Ctrl + C kopioida se.

Vaihe 3. Siirry Exceliin tai muihin asiakirjoihin ja paina Ctrl + V liittää.

Kutools AI for Extraction – täysin automatisoitu

Kutools Outlookille'S AI-avustaja tarjoaa täysin automatisoidun ratkaisun. Kehittyneen tekoälyteknologian avulla käyttäjät voivat poimia tärkeimmät tiedot (esim. nimet, yritysten nimet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet) yhdellä napsautuksella.

Vaihe 1. Asenna Kutools for Outlook ja avaa Outlook, napsauta Kutools > AI ottaaksesi Kutools AI -ominaisuuden käyttöön.

Vaihe 2. Siirry kohtaan aktivoitu Kutools AI -ruutuNapsauttamalla Ote välilehti ja napsauta sitten Tuottaa -painiketta, jos haluat poimia tiedot nykyisestä sähköpostista tekoälyn avulla.

Näet, että kaikki keskeiset tiedot on purettu ja lueteltu ruudussa.

Vaihe 3 - 1. Jos sisältö ei ole kerrostunut, napsauta Uudelleen -painiketta, jotta tekoäly voi poimia uusia avaintietoja puolestasi.

Vaihe 3 - 2. Jos sisältö on tyytyväinen, napsauta kopio nappia kopioidaksesi puretun sisällön ja liittääksesi sen haluamaasi paikkaan.

Räätälöinti

Käyttäjät voivat mukauttaa poimittavien tietojen tyyppejä (esim. nimet, yritysten nimet, puhelinnumerot).

Valitse Taitokirjaston hallinta -painiketta, etsi Ote taito ja napsauta Lisää vaihtoehtoja -painiketta syöttääksesi mukautetut pyyntösi ja tallentaaksesi ne.

VBA uuttamiseen – puoliautomaattinen

VBA (Visual Basic for Applications) on puoliautomaattinen menetelmä, jonka avulla käyttäjät voivat poimia tiettyjä tietoja sähköposteista kirjoittamalla srccipts.

Huomautuksia: Tässä tarjottu VBA voi poimia vain sähköpostiosoitteita ja numeroita ja näyttää puretun sisällön valintaikkunassa ilman kopiointimahdollisuutta.

Vaihe 1. Avaa kohdesähköposti ja lue sen sisältö.

Vaihe 2. Paina muut + F11 avaimet avaamaan Microsoft Visual Basic for Applications ikkuna ja napsauta sitten liite > Moduulit luodaksesi uuden moduulin.

Vaihe 3. Kopioi alla oleva VBA ja liitä se uuteen moduuliin.

VBA: Poimi sähköpostiosoitteet ja numerot nykyisestä sähköpostista

Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
    Dim xCurEmail As Object
    Dim xEmailBody As String
    Dim xEmailPattern As String
    Dim xPhonePattern As String
    Dim xMatches As Object
    Dim xMatch As Variant
    Dim xExtractedData As String
    On Error Resume Next
    'Get the currently selected email
    If Application.ActiveWindow = Inspector Then
        Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
    Else
        Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    End If
    'Check if the selected item is an email
    If xCurEmail.Class <> olMail Then
        MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    'Extract the email body
    xEmailBody = xCurEmail.Body
    'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
    xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
    xPhonePattern = "\d+"
    'Initialize the extracted data string
    xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
    'Extract email addresses using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
        xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
    End If
    'Extract phone numbers using regex
    Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
    If xMatches.Count > 0 Then
        xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
        For Each xMatch In xMatches
            xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
        Next xMatch
    Else
        xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
    End If
    'Display the extracted data in a message box
    MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub

Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
    Dim xRegex As Object
    Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
    With xRegex
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = Pattern
    End With
    Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function

Vaihe 4. Klikkaa ajaa -painiketta tai paina F5 -näppäintä ja suorita koodi napsauttamalla Suorita-painiketta.

Näyttöön tulee valintaikkuna, joka näyttää poimitut tiedot.

Menetelmien vertailu

Joudutpa poimimaan tietoja satunnaisesti tai käsittelemään suuria määriä sähköposteja usein, tässä opetusohjelmassa esitellyt kolme menetelmää voivat vastata tarpeisiisi. Jos etsit nopeaa, tarkkaa ja koodaamatonta ratkaisua, Kutools for Outlookin AI Assistant on paras valinta. Lataa se nyt ja nauti ilmaisesta kokeilusta kokeaksesi yhden napsautuksen sähköpostin purkamisen!

Liittyvät artikkelit

• Outlook Grammar Checker: Varmista, että sähköpostit ovat virheettömiä
• Vastaa vaivattomasti sähköposteihin Outlookissa AI Powerin avulla
• Yksinkertaista sähköpostin kirjoittaminen: tekoälyn käyttäminen Outlookissa on helppoa
• AI-yhteenveto Outlook-sähköposteille

---

Parhaat toimiston tuottavuustyökalut

Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!

Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!

🤖 Kutools AI : Käyttää edistynyttä tekoälytekniikkaa sähköpostien vaivattoman käsittelyyn, mukaan lukien sähköpostien vastaaminen, yhteenveto, optimointi, laajentaminen, kääntäminen ja kirjoittaminen.

📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle)  /  Ajoita sähköpostien lähettäminen  /  Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia  /  Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt)   /  Automaattinen tervehdys   /  Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...

📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit  /  Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta  /  Poista päällekkäiset sähköpostit  /  Tarkennettu Haku  /  Yhdistä kansiot ...

📁 Liitteet Pro: Erätallennus  /  Erä Irrota  /  Eräpakkaus  /  Automaattinen tallennus   /  Automaattinen irrotus  /  Automaattinen pakkaus ...

🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia   /  Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä  /  Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...

???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä  /   Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit  /  🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä  /  Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin  /  Poista syntymäpäivämuistutukset ...

Avaa Kutools for Outlook välittömästi yhdellä napsautuksella. Älä odota, lataa nyt ja lisää tehokkuuttasi!

Ominaisuusluettelo Kutooleista Outlookille      Lataa ilmainen versio      Päivitä Professionaliin