Piilokopion käyttäminen Outlookissa: lisää, automatisoi, tarkastele ja paljon muuta

Piilokopio-ominaisuuden (blind carbon copy) ymmärtäminen sähköpostiviestinnässä on elintärkeää yksityisyyden ja ammattimaisuuden säilyttämiseksi.

Kun lisäät sähköpostiosoitteen Piilokopio-kenttään, kyseinen vastaanottaja saa sähköpostin ilman, että hänen sähköpostiosoitteensa näkyy muille vastaanottajille. Tämä on erityisen tärkeää lähetettäessä viestejä suurille ryhmille, koska se pitää yksittäiset sähköpostiosoitteet piilossa. Toisin kuin Cc (carbon copy) -kenttä, jossa kaikki vastaanottajat voivat nähdä toistensa osoitteet, Piilokopio varmistaa täydellisen yksityisyyden.

Tämä opetusohjelma opastaa sinut läpi Piilokopion käyttämisen Outlookissa, mukaan lukien kuinka näytät tai piilotetaan Piilokopio-rivi, automatisoidaan Piilokopio sähköpostiisi, tarkastellaan Piilokopio-vastaanottajia ja paljon muuta eri alustoilla.

• Windowsin työpöydällä
• Mac-työpöydällä
• Verkossa
• Android- ja iOS-laitteissa

• Lisää Piilokopio automaattisesti kaikkiin tai tiettyihin sähköposteihin Kutoolsin avulla
• Lisää Piilokopio tiettyihin sähköposteihin Quick Steps (pikanäppäimet) -toiminnolla

Video: Piilokopion käyttäminen Outlookissa

Lisää Piilokopio Outlookissa

Tässä osiossa tutkimme, kuinka tehokkaasti lisätä piilokopio-vastaanottajia Outlookissa. Jokaisella alustalla on omat vaiheet Piilokopion lisäämiseksi, ja opastamme sinua näiden prosessien läpi varmistaaksemme, että sähköpostisi tavoittavat kaikki aiotut vastaanottajat huomaamattomasti.

Lisää Piilokopio Windows-työpöydän Outlookiin

Piilokopio-kentän aktivointi Outlook for Windowsissa prosessi vaihtelee sen mukaan, miten kirjoitat sähköpostisi. Jos työskentelet erillisessä Viesti ikkuna, prosessi on hieman erilainen kuin säveltäminen suoraan Lukuruutu.

• Jos kirjoitat sähköpostia erillisenä Viesti ikkuna (yleensä uutta viestiä luotaessa):
  1. valita Vaihtoehdot > bcc.
  2. Syötä sähköpostiosoitteet kohtaan bcc ala. Vihje: Voit lisätä useita vastaanottajia puolipisteillä erotettuina.
     
• Jos kirjoitat viestiä Lukuruutu (yleensä kun vastaat viestiin tai lähetät sen edelleen):
  1. valita bcc på den Viesti nauhan välilehti.
  2. Syötä sähköpostiosoitteet kohtaan bcc ala. Vihje: Voit lisätä useita vastaanottajia puolipisteillä erotettuina.
     
     

Lisää Piilokopio Mac-työpöydän Outlookiin

Ota Piilokopio-ruutu käyttöön Outlook for Macissa seuraavasti.

1. Valitse avautuvasta viesti-ikkunasta Vaihtoehdot > BCC.
2. Syötä sähköpostiosoitteet kohtaan bcc ala. Vihje: Voit lisätä useita vastaanottajia puolipisteillä erotettuina.
   

Lisää Piilokopio Outlook on Webissä

Outlookin Web-käyttäjille Piilokopio-kentän näyttäminen viestissä on yksinkertaista: Napsauta Piilokopio-painike sijaitsee oikeassa päässä jotta rivi paljastaa bcc ala.

Jos haluat pitää bcc Aina näkyvissä oleva kenttä Piilokopio-vastaanottimien lisäämistä varten jokaisessa kirjoittamassasi viestissä, toimi seuraavasti:

1. In posti katso, napsauta Asetukset ikoni oikeassa yläkulmassa.
2. In Asetukset ikkuna, joka tulee näkyviin alla olevan kuvan mukaisesti, valitse posti > Kirjoita ja vastaa. Valitse vieressä oleva valintaruutu Näytä aina Piilokopio, ja napsauta Säästä.
   
   

Lisää Piilokopio Outlookissa Androidissa ja iOS:ssä

Käytätpä Outlook-sovellusta Android- tai iOS-laitteessa (kuten iPhonessa tai iPadissa), noudata näitä ohjeita lisätäksesi Piilokopio-vastaanottajat:

1. Napsauta nuolen vieressä To: linja. Tämä toiminto paljastaa lisäkenttiä, mukaan lukien bcc ala.
2. Syötä sähköpostiosoitteet kohtaan bcc ala.
   

Automaattinen piilokopio Outlookissa (Windows-työpöydällä)

Automaattinen piilokopio Outlookissa on monipuolinen työkalu, joka parantaa sähköpostin tehokkuutta ja organisointia. Se on välttämätöntä valvonnan, tiimin koordinoinnin, kirjanpitovaatimusten noudattamisen ja tehokkaan asiakashallinnan kannalta. Lisäksi automaattinen piilokopiointi on tehokas tapa seurata lähetettyjä sähköposteja, hallita seurantaa ja varmistaa yksityisyys.

Jotta voit hyödyntää tätä ominaisuutta täysimääräisesti, seuraava osa sisältää yksityiskohtaiset vaiheittaiset ohjeet automaattisen piilokopion määrittämiseen Outlookissa.

Lisää Piilokopio automaattisesti kaikkiin tai tiettyihin sähköposteihin Kutoolsin avulla

Outlook ei oletusarvoisesti tarjoa sisäänrakennettua ominaisuutta kaikkien tai tiettyjen sähköpostien automaattiseen piilokopiointiin. Tämä rajoitus voidaan kuitenkin voittaa käyttämällä Kutools Outlookille – tehokas apuohjelma, joka parantaa Outlookin ominaisuuksia. Tässä osiossa tutkimme, kuinka Kutools antaa sinun asettaa sääntöjä automaattiselle piilokopiolle itsellesi tai muille sähköpostiviesteille tai vain niille, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Tämä tarjoaa mukauttamisen ja automatisoinnin tason, joka ei ole natiivisti saatavilla Outlookissa.

Kun olet Kutools Outlookille asennettuna, toimi seuraavasti:

1. On Kutools välilehdestä CC / BCC painiketta.
   
   Vihje: Jos olet jo ottanut käyttöön Automaattinen CC / BCC ominaisuus, valitse painikkeen vieressä oleva alanuoli ja valitse Sääntöpäällikkö.
2. In Auto CC / BCC Manager valintaikkunassa, napsauta Uusi -painiketta luodaksesi säännön.
   
3. In Ohjattu sääntötoiminto näkyviin tulevassa ikkunassa, määritä kriteerit sähköposteille, joihin haluat lisätä automaattisesti Piilokopio-vastaanottajan. Jos esimerkiksi haluat lisätä automaattisesti Piilokopio-vastaanottajan sähköposteihin, joiden aiherivillä on "Tärkeää", toimi seuraavasti:
   1. valita aihe sisältää tiettyjä sanoja vaihtoehto Vaihe 1 laatikko.
   2. Napsauta alleviivattua arvoa Vaihe 2 -ruutuun, jossa voit määrittää laukaisinsanat (esim. "Tärkeä") aiherivillä.
   3. Napauta seuraava.
      Vihje: Jos haluat automaattisesti lisätä Piilokopio-vastaanottajan kaikkiin lähteviin sähköposteihin, valitse mitään vaihtoehtoja ja napsauta seuraava.

      

4. Seuraavassa Ohjattu sääntötoiminto, voit määrittää poikkeuksia sääntöön. Jos et tarvitse poikkeuksia, napsauta vain seuraava.
   
5. Viimeisessä Ohjattu sääntötoiminto, toimi seuraavasti:
   1. Nimeä sääntö ja lisää tarvittaessa huomautus.
   2. Valitse vastaanottaja -painiketta lisätäksesi haluamasi Piilokopio-vastaanottajat, jotka haluat lisätä automaattisesti lähteviin viesteihisi.
      Vihje: Ponnahdusikkunassa Valitse Nimet -valintaikkunassa voit lisätä Piilokopio-vastaanottajan jommallakummalla seuraavista tavoista:

      • Syötä haluamasi Piilokopio-vastaanottajat suoraan kohtaan bcc ala. Vihje: Jos vastaanottajia on useita, erota ne puolipisteillä.
      • Valitse yksi tai useampi yhteystieto osoiteluettelosta ja napsauta Piilokopio-painike lisätäksesi heidät nopeasti Piilokopio-vastaanottajat.
   3. Napauta Ok.
      
6. Nyt ollaan takaisin Auto CC / BCC Manager -valintaikkunassa, ja luomamme sääntö on jo käytössä (valittu). Klikkaus OK Tallentaa muutokset.
   

Tulos

Nyt aina kun lähetän sähköpostin, jonka aiherivillä on avainsana "Tärkeä", ennalta määritetyt Piilokopio-vastaanottajat lisätään automaattisesti bcc ala.

Lisää Piilokopio tiettyihin sähköposteihin Quick Steps (pikanäppäimet) -toiminnolla

Vaikka Outlook ei tarjoa suoraan tapaa lisätä automaattisesti Piilokopio-vastaanottajia lähteviin viesteihin, Nopeat vaiheet ominaisuus tarjoaa epäsuoran menetelmän. Tämän kätevän työkalun avulla voit nopeasti lisätä Piilokopio-vastaanottimia sähköposteihisi yhdellä napsautuksella tai jopa pikanäppäimillä. Hyödynnä tätä toimintoa seuraavasti:

1. On ETUSIVU välilehti, Nopeat vaiheet -valintaruutu, valitse Luo uusi.
   
2. In Muokkaa pikavaihetta valintaikkunassa, määritä uusi toiminto:
   1. Anna tälle toiminnolle nimi.
   2. Alle Toiminnotvalitse Uusi viesti mistä Valitse toiminto pudotusvalikosta.
   3. Napauta Näytä asetukset ja valitse Lisää Piilokopio. Syötä sitten niiden sähköpostiosoitteet, jotka haluat tallentaa Piilokopio, ja aseta ne ennalta määritetyiksi Piilokopio-vastaanottijoiksi.
      Vihje:

      • Jos vastaanottajia on useita, erota ne puolipisteillä.
      • Voit napsauttaa Piilokopio-painike valitaksesi ja lisätäksesi vastaanottajia osoitekirjastasi.
   4. Määritä pikanäppäin tälle toiminnolle.
   5. Napauta Suorittaa loppuun.
      
3. Valitse Outlookissa toiminto, jonka olet määrittänyt Nopeat vaiheet ruutuun tai käytä siihen määrittämiäsi pikanäppäimiä. Tämä luo automaattisesti uuden sähköpostin, jossa Piilokopio-vastaanottaja on jo mukana.
   
   

Näytä piilokopion vastaanottajat

Jos et ole varma Outlookissa, oletko piilottanut jollekulle lähettämässäsi viestissä, on helppo tapa tarkistaa:

Mene vain luoksesi Lähetetyt kansio ja avaa kyseinen sähköposti. Piilokopion vastaanottajien nimet tai osoitteet näkyvät viestin otsikkoosassa.

Muistuta, kun vastaat kaikille viestiin, jotka on piilotettu

Muistutuksen saaminen, kun vastaat kaikille viestissä, jossa sinut on piilotettu, on erittäin tärkeää luottamuksellisuuden ja ammatillisen toiminnan säilyttämiseksi. Tämä varotoimenpide estää salaisen läsnäolon paljastamisen vahingossa keskustelussa, jolloin vältytään väärinkäsityksiltä tai viestintästrategian rikkomuksilta. Tällaiset muistutukset ovat erityisen tärkeitä ammatillisissa tai arkaluonteisissa yhteyksissä, joissa lähettäjän tarkoituksen kunnioittaminen ja tahattoman tiedon paljastamisen välttäminen ovat avainasemassa yksityisen viestinnän eheyden säilyttämiseksi.

Vaikka Outlook ei tarjoa tällaisia ​​muistutuksia, Kutools Outlookille tarjoaa käytännön ratkaisun. Siinä on vaihtovaihtoehto, joka aktivoituna yhdellä napsautuksella mahdollistaa muistutukset, mikä auttaa sinua säilyttämään harkinnan ja estämään tahattomat sähköpostietiketin rikkomukset.

Kun olet Kutools Outlookille asennettuna, toimi seuraavasti:

1. On Kutools välilehti, valitse Vaihtoehdot.
2. In Vaihtoehdot -valintaikkunassa, siirry kohtaan vastata -välilehti ja valitse Varoitus, kun "Vastaa kaikille" viestiin, jossa olen Piilokopio vaihtoehto.
3. Napauta OK.
   

Piilokopion käytön parhaat käytännöt ja huomiot

Piilokopio on ihanteellinen yrityssähköpostiviesteille, jotka on osoitettu useille vastaanottajille, jotka eivät tunne toisiaan. Se virtaviivaistaa Vastaanottaja-kenttää välttämällä pitkää osoiteluetteloa ja minimoi joukkovastaavien vastausten riskin, mikä voi johtaa tahattomaan roskapostiin. Lisäksi itse Piilokopio on tehokas tapa pitää yhdistettyä kirjaa lähetetyistä sähköposteista.

Ennen kuin lisäät vastaanottajan Piilokopio-kenttään, sinun tulee:

• Ennakoitu sähköpostin vastaanotto: Varmista, että he ennakoivat sähköpostisi. Tämä on ratkaisevan tärkeää, koska roskapostittajat ovat yleisiä piilokopion käyttämisessä, minkä vuoksi monet sähköpostisuodattimet merkitsevät tällaiset viestit roskapostiksi. Kehota vastaanottajia merkitsemään sinut turvalliseksi lähettäjäksi Outlook-asetuksissa, jotta sähköpostisi eivät ohjaudu Roskaposti-kansioon.
• Harkitse lajitteluvaikutusta: Muista, että Piilokopion käyttö voi vaikuttaa siihen, miten vastaanottajat lajittelevat viestisi. Koska useimmat sähköpostijärjestelmien lajittelusäännöt on määritetty Vastaanottaja- tai Kopio-ruudun perusteella, Piilokopio-vastaanottajat eivät välttämättä vastaa näitä vahvistettuja lajittelusääntöjä.
• Kunnioita tarjoajan rajat: Ota huomioon sähköpostipalveluntarjoajasi asettamat rajat vastaanottajien lukumäärälle (Vastaanottaja, Kopio, Piilokopio). Näiden rajojen ylittäminen voi johtaa toimitusongelmiin tai sähköpostisi merkitsemiseen roskapostiksi.

Näitä ohjeita noudattamalla voit hyödyntää Piilokopio-ominaisuutta tehokkaasti ja eettisesti ja varmistaa, että sähköpostisi vastaanotetaan positiivisesti ja että ne saavuttavat asetetut tavoitteet.

Usein kysytyt kysymykset Outlookista Piilokopio

Tässä osiossa käsitellään usein kysyttyjä kysymyksiä BCC (Blind Carbon Copy) -ominaisuudesta Microsoft Outlookissa.

Näkevätkö ensisijaiset vastaanottajat Piilokopio-vastaanottajat Outlookissa?

Ei, sähköpostin Vastaanottaja- tai Kopio-kentän päävastaanottajat eivät näe, ketkä on lisätty Piilokopio-kenttään.

Näkevätkö Piilokopion vastaanottajat toistensa sähköpostiosoitteet?

Ei, Piilokopion vastaanottajat eivät voi nähdä toistensa sähköpostiosoitteita.

Voinko saada ilmoituksen, jos joku vastaa kaikkiin sähköpostiin, jossa olen Piilokopio?

Yleensä et saa Vastaa kaikkiin -vastauksia sähköpostiin, jossa olet Piilokopio-vastaanottaja, koska sähköpostiosoitteesi ei näy muille vastaanottajille.

Mitä tapahtuu, jos Piilokopio-vastaanottaja vastaa kaikille?

Kun Piilokopion vastaanottaja napsauttaa Vastaa kaikille, hänen vastauksensa lähetetään alkuperäiselle lähettäjälle ja kaikille vastaanottajille, jotka on lueteltu alkuperäisen sähköpostin Vastaanottaja- tai Kopio-kentissä. Muut Piilokopion vastaanottajat eivät kuitenkaan saa tätä vastausta. Voit välttää vastaamasta vahingossa kaikille Piilokopio-vastaanottajat, voit määrittää varoituksen Outlookissa noudattamalla näitä ohjeita: Muistuta, kun vastaat kaikille viestiin, jotka on piilotettu.

Voinko lähettää vain Piilokopio-osoitteeseen ilman päävastaanottajaa?

Joo. Outlookissa on teknisesti mahdollista lähettää sähköpostin vastaanottajat vain Piilokopio-kentässä, jolloin Vastaanottaja- ja Kopio-kentät jätetään tyhjiksi. Huomaa kuitenkin, että tämä käytäntö voi laukaista roskapostisuodattimet, koska sitä pidetään epätyypillisenä sähköpostikäyttäytymisenä. Jotkut sähköpostipalvelimet saattavat jopa automaattisesti hylätä tällaiset sähköpostit ja pitää ne mahdollisena roskapostina tai tietojenkalasteluyrityksenä.

Kuinka voin automaattisesti piilottaa itseni tai muita Outlookissa?

Outlookissa ei ole alkuperäistä ominaisuutta tätä varten, mutta voit käyttää sääntöjä tai kolmannen osapuolen lisäosia, kuten Kutools for Outlook, asettaaksesi automaattisen piilokopion: Lisää Piilokopio automaattisesti kaikkiin tai tiettyihin sähköposteihin Kutoolsin avulla.

Onko Outlookin piilokopio-vastaanottimien lukumäärää rajoitettu?

Kyllä, yleensä on raja, mutta se vaihtelee sähköpostipalvelimen ja Outlook-asetusten mukaan. Yleiset rajat vaihtelevat 50–500 vastaanottajasta.

Yllä on kaikki asiaankuuluva sisältö, joka liittyy Outlook Blind Carbon Copy (BCC) -kopioon. Toivottavasti opetusohjelmasta on apua. Jos haluat tutustua muihin Outlook-vinkkeihin ja temppuihin, klikkaa tästä päästäksesi laajaan yli tuhansien opetusohjelmien kokoelmaan.

Liittyvät artikkelit

• Kuinka laskea vastaanottajien määrä Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentissä Outlookissa?
• Kuinka suodattaa kopio- tai piilokopio-sähköpostit Outlookissa?
• Kuinka estää liitteiden lähettäminen CC- ja BCC-vastaanottajille, kun kirjoitat sähköpostia Outlookissa?