Automaattisten poissaolovastausten määrittäminen Outlookissa (täydellinen opas)

Nykypäivän digitaaliaikana voimme käyttää sähköpostejamme milloin ja missä haluamme. Vaikka olemme aina online-tilassa, joskus emme välttämättä pysty vastaamaan saapuviin viesteihin heti, kuten lomilla tai ollessamme poissa toimistosta. Siellä automaattinen poissaolo-vastausominaisuus tulee korvaamattoman arvokkaaksi, ja se ilmoittaa sähköpostin lähettäjille, että vastauksemme viivästyvät. Käytätpä Outlookia Windowsissa, Webissä, Macissa tai jopa iOS- ja Android-laitteissa, tämä opas auttaa sinua perehtymään perusteellisesti automaattisten poissaolovastausten määrittämiseen kaikilla näillä alustoilla. Aloitetaan.

• Määritä poissaolo-vastaukset Windowsin Outlookissa
  • Automaattisten vastausten käyttäminen (Exchange-tileille)
  • Kutoolsin käyttö Outlookille helposti (kaikille sähköpostitileille, helppoa ja joustavaa)
  • Sääntöjen käyttäminen (kaikille sähköpostitileille, monimutkainen)
• Määritä poissaolovastaukset Macin Outlookissa
• Määritä poissaolo-vastaukset Outlook on Webissä
• Määritä poissaolovastaukset Outlookissa iOS:lle ja Androidille

Video

Määritä poissaolo-vastaukset Windowsin Outlookissa

Tässä osiossa esitellään kolme tapaa, joiden avulla voit määrittää poissaolo-vastaukset Exchange-tileille ja kaikille Windows-sähköpostitileille.

Määritä poissaolovastaukset Automaattiset vastaukset -ominaisuuden avulla

Jos käytät Exchange-tiliä Outlookissa, sisäänrakennettu "Automaattiset vastaukset" -ominaisuus voi auttaa sinua määrittämään Outlookin ulkopuoliset vastaukset. Toimi seuraavasti.

Vaihe 1: Avaa Automaattiset vastaukset -ikkuna

Siirry Outlookissa "Tiedosto"-välilehteen, valitse tilin avattavasta luettelosta Exchange-tili, jolle sinun on otettava automaattinen vastaus käyttöön, ja napsauta sitten "Automaattiset vastaukset". Katso kuvakaappaus:

Vaihe 2: Ota automaattiset vastaukset käyttöön ja määritä asetukset

Avautuvassa "Automaattiset vastaukset" -ikkunassa sinun on toimittava seuraavasti.

1. Valitse "Lähetä automaattiset vastaukset" -vaihtoehto ottaaksesi tämän ominaisuuden käyttöön.
2. Jos haluat lähettää automaattiset vastaukset vain tietyllä aikavälillä, valitse "Lähetä vain tällä aikavälillä" -valintaruutu ja määritä haluamasi alkamis- ja päättymisajat.
   Vinkki: Jos et aseta ajanjaksoa, automaattinen vastaus pysyy päällä, kunnes poistat sen käytöstä valitsemalla Älä lähetä automaattisia vastauksia.
3. Jos haluat lähettää automaattisia vastauksia vain organisaatiosi sisällä oleville lähettäjille, pysy Organisaation sisällä -välilehdessä.
4. Kirjoita automaattinen vastausviesti tekstiruutuun.
5. Napsauta "OK" -painiketta tallentaaksesi asetukset.

Tulos

Jos asetat ajanjakson automaattisille vastauksille vaiheessa 3, automaattinen vastaus aktivoituu määritettynä aikana ja näet sitten keltaisen tietopalkin Outlook-nauhan alla. Jos aikaväliä ei ole määritetty, automaattinen vastaus aktivoituu välittömästi.

Voit siirtyä Lähetetyt-kansioon nähdäksesi automaattiset vastaussähköpostit (sähköpostit, joiden etuliite on "Automaattinen vastaus:").

Pisteet, joita ei saa jättää väliin

• Jos sekä Exchange-tilin automaattiset vastaukset-ominaisuus että muille sähköpostitileille (kuten POP-tilille) luomasi automaattinen vastaussääntö ovat käytössä ja sähköposti vastaanotetaan, saapuva sähköposti saattaa laukaista vastauksia sekä Exchangen automaattisista vastauksista että asiakaspuolen automaattisesta vastaussäännöstä. Vastausjärjestys riippuu palvelimen käsittelystä ja asiakaspuolen säännön suoritusjärjestyksestä.
  • "Automaattiset vastaukset" Exchangelle: Tämä on Exchangen palvelinpuolen toiminto, joka ei vaadi Outlookin olevan käynnissä.
  • Automaattiset vastaukset luotujen sääntöjen kautta: Tämä on yleensä asiakaspuolen toiminto, joka edellyttää Outlookin olevan aktiivinen ja saapuvien sähköpostien käsittely.
  Joten jos molemmat vastaustavat on määritetty, sinulle sähköpostin lähettänyt henkilö saattaa saada kaksi automaattista vastaussähköpostia.
• Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä napsauttamalla tietopalkin "Poista käytöstä" -painiketta.

Määritä poissaolovastaukset helposti Kutools for Outlookin avulla

Ottaen huomioon yllä olevan menetelmän rajoitukset, haluaisin tässä suositella sinulle "Kutools for Outlook" -sovelluksen "Automaattinen vastaus" -ominaisuutta, jonka avulla voit määrittää poissaolovastaukset helposti Outlookissa sähköpostitilityypeistä riippumatta. Jälkeen Kutools for Outlookin lataaminen ja asentaminen, sinun on toimittava seuraavasti:

Vaihe 1: Määritä automaattisen vastauksen asetukset

Valitse "Kutools" > "Reply" > "Auto Reply Manager" avataksesi "Auto Reply" -valintaikkunan, ja sitten sinun on:

1. Tarkista sähköpostitilit, joissa haluat ottaa automaattisen vastauksen käyttöön:
   "Tarkista tilit" -osiossa luetellaan kaikki Outlookin sähköpostitilit. Valitse tilit, joissa haluat ottaa automaattisen vastauksen käyttöön.
2. Muokkaa automaattivastaussähköpostien aiheetuliitettä:
   Oletusteksti "Aiheetuliite" -tekstiruudussa on "Automaattinen vastaus". Tämä on automaattisen vastauksen sähköpostien aiheiden etuliite. Voit korvata tämän oletustekstin tarpeen mukaan.
3. Kirjoita automaattisen vastauksen sisältö:
   Valintaikkunassa on oletusmalli, jota voit muokata tarpeen mukaan.
4. Tallenna muutokset: Napsauta "OK"-painiketta.
   

Vaihe 2: Ota automaattinen vastaus -ominaisuus käyttöön

"Kutools for Outlook" -valintaikkuna avautuu, jossa kysytään, haluatko aktivoida ominaisuuden välittömästi. Napsauta "Kyllä"-painiketta ottaaksesi toiminnon käyttöön.

Tulos

Tästä eteenpäin tarkastetuille tileille saapuvat sähköpostit käynnistävät automaattiset vastaukset.

Määritä poissaolovastaukset luomalla Outlookin säännöt

Voit myös luoda Outlookin sääntöjä määrittääksesi poissaolovastaukset kaikille sähköpostitileille. Tämä menetelmä vaatii kuitenkin useita vaiheita. Jos tarvitset, noudata alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Luo automaattinen vastausmalli

1. Luo uusi sähköpostiviesti Outlookissa napsauttamalla "Uusi sähköposti" -painiketta "Home"-välilehden alla.

   

2. Kirjoita "Viesti"-ikkunaan mallin aihe ja viestin teksti.

   

3. Napsauta "Tiedosto"> "Tallenna nimellä".

   

4. Nimeä malli avautuvassa "Tallenna nimellä" -valintaikkunassa (oletusarvoisesti sähköpostin aihetta käytetään mallin nimenä), valitse "Outlook-malli" avattavasta "Tallenna nimellä" -luettelosta ja napsauta sitten "Tallenna" -painiketta.
   Tämä mukautettu malli tallennetaan oletusarvoiseen henkilökohtaisten mallien sijaintiin.

   

5. Kun olet tallentanut mallin, sulje sähköposti tallentamatta.

Vaihe 2: Avaa Säännöt ja varoitukset -ikkuna

Napsauta "Etusivu"-välilehdellä "Säännöt" > "Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia" avataksesi "Säännöt ja varoitukset" -ikkunan.

Vaihe 3: Luo automaattinen poissaolosääntö

Tee "Säännöt ja hälytykset" -ikkunassa seuraavasti luodaksesi poissaolo-automaattisen vastaussäännön.

1. Määritä Sähköpostisäännöt-välilehdellä sähköpostitili, johon haluat soveltaa automaattisen vastaussääntöä, ja napsauta sitten Uusi sääntö -painiketta.
   Vihje: Jos avattava Käytä muutoksia tähän kansioon -luettelo ei näy Outlookin Säännöt ja varoitukset -ikkunassa, luomiasi sääntöjä sovelletaan kaikkiin sähköpostitileihin.

   

2. Valitse ensimmäisen ohjatun sääntöjen toiminnon "Aloita tyhjästä säännöstä" -osiosta "Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin" ja napsauta sitten "Seuraava"-painiketta.

   

3. Toisessa "Sääntövelhossa", jos haluat vastata automaattisesti jokaiseen vastaanottamaasi sähköpostiviestiin, napsauta "Seuraava" -painiketta tarkistamatta ehtoja. Napsauta ponnahdusikkunassa "Microsoft Outlook" -valintaikkunassa "Kyllä" -painiketta.
   Vinkki: Jos haluat vastata automaattisesti vain tiettyihin sähköposteihin, määritä tarvitsemasi ehdot.

   

4. Valitse kolmannessa "Sääntövelhossa" vastaus käyttämällä tiettyä mallia -valintaruutua "Vaihe 1" -ruudussa ja napsauta sitten alleviivattua tekstiä "Vaihe 2" -ruudussa.

   

5. Valitse Valitse vastausmalli -valintaikkunan "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" avattavasta "Look In" -luettelosta, valitse malli, jonka loit vaiheessa 1, ja napsauta sitten "Avaa"-painiketta.

   

6. Kun se palaa kolmanteen "Sääntövelhoon", napsauta "Seuraava"-painiketta jatkaaksesi.

   

7. Neljännessä "Sääntövelhossa" määritä tarvittaessa poikkeuksia säännöllesi. Napsauta tässä "Seuraava" -painiketta tarkistamatta poikkeuksia.

   

8. Määritä viimeisessä "Sääntövelhossa" tälle säännölle nimi Vaihe 1 -osiossa, pidä "Ota tämä sääntö käyttöön" -ruutu valittuna vaiheessa 2 ja napsauta sitten "Valmis"-painiketta.

   

9. Sitten näkyviin tulee "Microsoft Outlook" -kehoteruutu, joka muistuttaa, että sääntö suoritetaan vain Outlookin ollessa käynnissä. Napsauta "OK"-painiketta.

   

10. Sitten se palaa "Säännöt ja varoitukset" -ikkunaan, näet luodun säännön ikkunassa, napsauta "OK" -painiketta tallentaaksesi säännön.

    

Tulos

Nyt olet luonut automaattisen vastaussäännön. Tästä eteenpäin määritetylle tilille tai kaikille tileille saapuvat sähköpostit käynnistävät tämän automaattisen vastaussäännön, ja sinulle sähköpostin lähettänyt henkilö saa automaattisen vastaussähköpostin.

Määritä poissaolovastaukset Macin Outlookissa

Jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlook for Macissa, tämän osan menetelmä voi auttaa. Toimi seuraavasti.

Vaihe 1: Poissaolo-ominaisuuden käyttäminen

Käynnistä Outlook Macissa, avaa sähköpostitili, jolle haluat ottaa käyttöön Poissaolo-ominaisuuden, siirry sitten "Työkalut"-välilehteen ja valitse "Ei toimistosta".

Vaihe 2: Automaattisten vastausten asetusten määrittäminen

"Automaattisen vastausasetukset" -valintaikkunassa sinun on tehtävä seuraavat asetukset.

1. Valitse "Lähetä automaattiset vastaukset tilille" "(tilisi)" -valintaruutu.
2. Kirjoita Vastaa kerran kullekin lähettäjälle -tekstikenttään automaattisen vastausviestin tekstiosa.
3. Se on valinnainen:
   • Aseta automaattisen vastauksen alkamis- ja päättymispäivät: Valitse "Lähetä vastaukset vain tämän ajanjakson aikana" -valintaruutu ja anna alkamis- ja lopetuspäivät ja -ajat. Päättymispäivän ja -ajan jälkeen poissaolo-vastaukset poistetaan automaattisesti käytöstä.
   • Vastaa organisaatiosi ulkopuolisille ihmisille: Valitse tarvittaessa "Lähetä vastaukset myös organisaation ulkopuolisille lähettäjille" -valintaruutu. Valitse joko "Vain yhteystietoluettelossani oleville lähettäjille" tai "Lähetä kaikille ulkoisille lähettäjille" ja kirjoita sitten automaattisen vastausviestin tekstiosa.
4. Napsauta "OK" tallentaaksesi asetukset ja ottaaksesi tämän automaattiset vastaukset -ominaisuuden käyttöön.

   

Tulos

Automaattiset vastaukset on otettu käyttöön tietyillä sähköpostitileillä Outlook for Macissa. Tästä eteenpäin tälle tilille saapuvat sähköpostit käynnistävät automaattiset vastaukset.

Määritä poissaolo-vastaukset Outlook on Webissä

Jos käytät Outlookia verkossa ja haluat määrittää poissaolovastaukset, tämän osan menetelmä voi tehdä sinulle palveluksen. Noudata alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Käytä "Automaattiset vastaukset" -ominaisuutta

1. Napsauta sivun oikeassa yläkulmassa "Asetukset" -painiketta

   

2. Valitse avautuvan "Asetukset"-ikkunan "Mail" -osiosta "Automaattiset vastaukset".

   

Vaihe 2: Määritä "Automaattiset vastaukset" -asetukset

1. Napsauta Ota automaattiset vastaukset käyttöön -kytkintä ottaaksesi Automaattiset vastaukset -ominaisuuden käyttöön.
2. Valitse "Lähetä vastaukset vain tietyn ajanjakson aikana" -valintaruutu ja määritä automaattisten vastausten alkamis- ja päättymispäivät ja -ajat. Voit jättää tämän asetuksen huomioimatta, jos et tarvitse.
3. Kirjoita tekstin muokkausruutuun automaattisen vastausviestin tekstiosa.
4. Napsauta "Tallenna" -painiketta.

   

Tulos

Nyt olet ottanut automaattiset vastaukset käyttöön Outlookin verkkoversiossa. Tästä eteenpäin tälle tilille saapuvat sähköpostit käynnistävät automaattiset vastaukset.

Määritä poissaolovastaukset Outlookissa iOS:lle ja Androidille

Monet Outlook-käyttäjät tuntevat automaattisten vastausten määrittämisen työpöydälleen, mutta he tietävät vain vähän mobiiliohjelmasta. Tämän artikkelin viimeisessä osiossa opastan sinut automaattisten vastausten määrittämiseen iOS- tai Android-laitteistasi, jotta voit varmistaa selkeän viestinnän missä tahansa oletkin. Noudatetaan alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Käynnistä Outlook iOS- tai Android-laitteellasi

Vaihe 2: Käytä Automaattiset vastaukset -ominaisuutta

1. Napsauta sivun vasemmassa yläkulmassa "Etusivu"-painiketta

   

2. Napsauta sitten "Asetukset" -painiketta.

   

3. Valitse "Asetukset"-valintaikkunassa ja "Mail Accounts" -osiossa sähköpostitili, jossa haluat ottaa automaattiset vastaukset käyttöön. Tässä tapauksessa valitsen "Exchange"-tilin.

   

4. "Vaihda"-sivulla (jos valitset toisen tilin edellisessä vaiheessa, tämän valintaikkunan otsikko näyttää toisen tilin verkkotunnuksen) voit nähdä, että "Automaattiset vastaukset" -ominaisuus on poistettu käytöstä. Napsauta sitä.

   

Vaihe 3: Määritä automaattisten vastausten asetukset

"Automaattiset vastaukset" -valintaikkunassa sinun on määritettävä seuraavasti.

1. Kytke Automaattiset vastaukset -kentän kytkin päälle.
2. Määritä, kenelle haluat lähettää automaattisia vastauksia: joko "kaikille" tai "vain organisaatiosi henkilöille". Tässä valitsen "Vastaa kaikille".
3. Kirjoita vastausviesti Vastaa kaikille: -tekstikenttään.
4. Napsauta valintamerkkiä näytön oikeassa yläkulmassa tallentaaksesi asetukset.

   

   Huomautuksia:

   • Aseta Vastaa tietyn ajanjakson aikana -kentässä kytkin päälle, niin voit asettaa aloitus- ja lopetuspäivät ja -ajat automaattisten vastausten lähettämiselle.
   • Aseta Käytä erilaisia ​​vastauksia -kentässä kytkin päälle, niin voit määrittää erilaisia ​​vastausviestejä organisaatiosi sisällä tai sen ulkopuolella oleville ihmisille.
   • Jos valitset muun tilin Exchange-tilin sijaan, Käytä erilaisia ​​vastauksia -kenttää ei näy Automaattiset vastaukset -valintaikkunassa.
   • Kun palaat edelliseen valintaikkunaan, näet, että "Automaattiset vastaukset" -ominaisuus on otettu käyttöön.

     

Tulos

Nyt olet ottanut automaattiset vastaukset käyttöön Outlookissa iOS- tai Android-versiossa.

Lyhyesti sanottuna automaattisten poissaolovastausten määrittäminen Outlookissa varmistaa, että sinuun otetut ihmiset tietävät, että olet poissa, mikä ylläpitää ammattimaista ja tehokasta viestintää. Käytätpä Outlookia Windowsissa, Macissa, Webissä tai mobiililaitteissa, tämän ominaisuuden tarjoama joustavuus ja syvyys ovat välttämättömiä. Toivomme, että tämä kattava opas antaa sinulle tietoa näiden vastausten saumattomasti määrittämisestä eri alustoilla, mikä varmistaa sujuvan kokemuksen sekä sinulle että sähköpostin yhteyshenkilöille. Niille, jotka haluavat syventyä Outlookin ominaisuuksiin, verkkosivustollamme on runsaasti opetusohjelmia. Löydä lisää Outlook-vinkkejä ja temppuja täältä.

Aiheeseen liittyvät artikkelit