Sähköpostien lähettämisen ajoittaminen tai viivästäminen Outlookissa (vaiheittainen opas)

Sähköpostien ajoittaminen Outlookin avulla parantaa merkittävästi viestintäsi tehokkuutta, etenkin kun olet vuorovaikutuksessa eri aikavyöhykkeillä olevien ihmisten kanssa. Tämä toiminto varmistaa, että sähköpostisi lähetetään silloin, kun vastaanottajat todennäköisimmin lukevat ne, mikä estää viestisi jäämisen huomiotta tai katoamasta monien muiden joukossa. Tässä artikkelissa jaamme vinkkejä sähköpostien lähettämisen ajoittamiseen tai viivästymiseen Outlookissa eri alustoilla: Windows, Web, Mac ja Mobile.

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä Outlook for Windowsissa

• Ajoita yhden sähköpostin lähettäminen käyttämällä viivästystoimintoa
• Viivyttää kaikkien sähköpostien lähettämistä luomalla sääntö
• Kuinka seurata ajoitettuja sähköposteja?

Ajoita tai lykkää sähköpostin lähettämistä Outlook on Webissä

• Ajoita sähköpostin lähettäminen Ajoita lähetys -ominaisuuden avulla
• Peruuta sähköpostin lähetys Kumoa lähetys -ominaisuuden avulla

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä Outlook for Macissa

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä mobiilisovelluksen Outlookissa

UKK

Video: Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä Outlookissa

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä Outlook for Windowsissa

Tässä osiossa annamme kattavan oppaan, jossa kerrotaan tarkasti yksittäisten sähköpostien lähetyksen ajoitus- ja viivästysprosessit sekä oletusviiveiden asettaminen kaikille lähteville sähköpostiviesteille Outlook for Windowsissa.

Ajoita yhden sähköpostin lähettäminen käyttämällä viivästystoimintoa

Outlookin "Viiveellinen toimitus" -ominaisuus on tehokas ominaisuus, joka on suunniteltu erityisesti yksittäisten sähköpostien lähettämisen ajoittamiseen. Sen avulla käyttäjät voivat kirjoittaa viestejä rauhassa ja ajoittaa ne tiettyyn tulevaan aikaan. Tässä esittelemme, kuinka tätä "Viivästys" -ominaisuutta käytetään yksittäisen sähköpostin lähettämisen ajoittamiseen Outlookissa.

Vaihe 1: Kirjoita uusi sähköposti

Avaa Outlook Windowsissa ja napsauta "Uusi sähköposti" "Home"-välilehden alla. Kirjoita sitten sähköpostisi uudessa viesti-ikkunassa tavalliseen tapaan täyttämällä viestin vastaanottaja, aihe ja teksti. Katso kuvakaappaus:

Vaihe 2: Käytä viivästystoimintoa ja aseta toimitusaika

1. Napsauta uudessa viesti-ikkunassa "Asetukset" > "Viivästys", katso kuvakaappaus:
   
2. Kun "Ominaisuudet"-valintaikkuna tulee näkyviin, määritä "Älä toimita ennen" -osiossa päivämäärä ja kellonaika, jolloin haluat sähköpostin lähetettävän. Napsauta sitten "Sulje"-painiketta poistuaksesi valintaikkunasta. Katso kuvakaappaus:
   

Vaihe 3: Täytä ja lähetä sähköposti

Viimeistele sähköpostisi kirjoittaminen ja lisää muut tarvittavat liitteet tai tarvitsemasi tiedot. Napsauta "Lähetä" -painiketta viestiikkunassa. Ajastettu sähköposti pysyy "Lähtevät"-kansiossa, kunnes se saavuttaa määritellyn toimitusajan. Katso kuvakaappaus:

Kun se on Lähtevät-kansiossa, voit joustavasti muokata tai poistaa viestiä tarpeen mukaan.

Viivyttää kaikkien sähköpostien lähettämistä luomalla sääntö

Kaikkien sähköpostien lähettämisen viivästäminen voi olla hyödyllistä, varsinkin kun haluat hetken tarkistaa tai peruuttaa sähköpostin lähetyspainikkeen painamisen jälkeen. Luomalla säännön Outlookissa voit asettaa viiveen kaikille lähteville viesteille. Tässä on vaiheittainen opas tämän suorittamiseen:

Vaihe 1: Avaa Sääntöjen ja hälytysten hallinta Outlookissa

Napsauta Outlookin pääikkunassa "Säännöt" > "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä" "Home"-välilehdeltä, katso kuvakaappaus:

Vaihe 2: Luo uusi sääntö

1. Napsauta "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa "Uusi sääntö", katso kuvakaappaus:
   
2. "Ohjattu sääntötoiminto" tulee näkyviin. Napsauta "Aloita tyhjästä säännöstä" -osiossa "Käytä sääntöä lähettämiini viesteihin" -vaihtoehtoa ja napsauta sitten "Seuraava".
   
3. Jos haluat viivyttää kaikkien sähköpostien lähettämistä, napsauta "Seuraava" uudelleen tarkistamatta ehtoja. Näyttöön tulee vahvistusruutu, jossa kysytään, haluatko tämän säännön sovellettavan jokaiseen lähettämääsi viestiin. Napsauta "Kyllä".
   Jos haluat viiveen sähköpostit, jotka täyttävät tietyt ehdot, valitse vastaava valintaruutu ja aseta sääntö. (Jos haluat esimerkiksi viivästyttää tietyn tilin kautta lähetettyjä sähköposteja, tarkista määritetyn tilin ruutu ja valitse sähköpostitili.)
   
4. "Mitä haluat tehdä viestillä?" laatikko:
   1. Valitse vaihtoehto "lykätä toimitusta minuuteilla" "Vaihe 1: Valitse toiminto(t) luettelo" -ruudusta.
   2. Napsauta alemmassa ruudussa "Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausta" -ruudussa alleviivattua tekstiä "useita";
   3. Kirjoita "Lähetä toimitus" -ruutuun minuuttien lukumäärä, jolla haluat viivästyttää sähköpostien lähettämistä (enintään 120), ja napsauta sitten "OK".
      
5. Linkkitekstissä näkyy nyt ajanjakso, jonka Outlook viivyttää sähköpostien lähettämistä. Napsauta "Seuraava" -painiketta, katso kuvakaappaus:
   
6. Jos viivesäännöstä ei ole poikkeuksia, napsauta suoraan "Seuraava" -painiketta tarkistamatta ehtoja.
   Jos viivesäännöstä on poikkeuksia, määritä ne seuraavassa ikkunassa. (Et ehkä esimerkiksi halua viivyttää sähköposteja, joissa on tietty sana aiheessa, vaan aseta tarvittava vastaava sääntö.)
   
7. Anna viimeisessä vaiheessa säännölle nimi ja valitse "Ota tämä sääntö käyttöön" ja napsauta sitten "Valmis"-painiketta.
   
8. Napsauta "OK" -painiketta seuraavassa kehoteruudussa, katso kuvakaappaus:
   
9. Napsauta lopuksi "OK" "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa.

Tulos:

Nyt kun napsautat Lähetä-painiketta, kaikki sähköpostisi tallennetaan Lähtevät-kansioon ja viivästyvät määritetyn minuuttimäärän verran.

Kuinka seurata ajoitettuja sähköposteja?

Myöhemmin toimitettavat sähköpostit säilyvät Lähtevät-kansiossasi. Vaikka tämä on hyödyllistä, se voi myös aiheuttaa sekaannusta, koska viestien toimitusviivettä osoittavia näkyviä indikaattoreita ei ole. Tässä tapauksessa mukautetun sarakkeen lisääminen Lähtevät-kansioon, joka ilmaisee sähköpostin ajoitetun ajan, on hyvä ratkaisu. Näin voit tehdä sen Outlookissa:

1. Avaa Lähtevät-kansio ja napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella sarakkeen nimeä sisältävää palkkia ja valitse pikavalikosta Kentän valitsin, katso kuvakaappaus:
   
2. Valitse "Kentän valitsin" -ruudun avattavasta luettelosta "Päivämäärä/aikakentät" ja vedä sitten "Dofer Until" -vaihtoehto sarakepalkkiin, sulje lopuksi ruutu, katso esittely alla:
   
3. Ajastetun sähköpostin päivämäärä ja kellonaika näkyvät nyt Lähtevät-kansiossa, joten voit helposti tarkistaa, milloin kukin sähköposti on asetettu lähetettäväksi.
   

Ajoita tai lykkää sähköpostin lähettämistä Outlook on Webissä

Jos käytät Outlook Onlinea, ajoitetut sähköpostisi lähetetään ennalta määritettynä päivänä ja kellonaikana riippumatta siitä, onko Outlook Online auki vai ei. Tässä osiossa jaamme vinkkejä sähköpostien ajoittamiseen Outlookin Webissä

Ajoita sähköpostin lähettäminen Ajoita lähetys -ominaisuuden avulla

Outlook Online tarjoaa helppokäyttöisen "Schedule Send" -ominaisuuden, jonka avulla voit lähettää sähköpostit valitsemaasi aikaan. Toimi seuraavasti:

Vaihe 1: Kirjaudu sisään Outlook on Webiin

Käy Outlookin verkkosivusto ja kirjaudu sisään tunnuksillasi.

Vaihe 2: Kirjoita uusi sähköposti

1. Napsauta "Uusi sähköposti" -painiketta kirjoittaaksesi uuden sähköpostin, katso kuvakaappaus:
   
2. Lisää sitten vastaanottaja ja aihe ja kirjoita sähköpostin runko tarpeen mukaan, katso kuvakaappaus:
   

Vaihe 3: Ajoita sähköpostisi

1. Valitse "Ajoita lähetys" avattavasta Lähetä-luettelosta, katso kuvakaappaus:
   
2. Valitse "Ajoita lähetys" -ruudussa yksi ehdotetuista päivämäärästä ja kellonajasta tai napsauta "Mukautettu aika" asettaaksesi oman päivämäärän ja kellonajan. Napsauta tässä "Mukautettu aika", katso kuvakaappaus:
   
3. Määritä "Aseta mukautettu päivämäärä ja aika" -kenttään tiedot ja kellonaika, jolloin haluat sähköpostin lähetettävän. Napsauta sitten "Lähetä" -painiketta, katso kuvakaappaus:
   

Tulos:

Nyt ajoitettu sähköpostisi on tallennettu "Luonnokset"-kansioon. Ja näet selkeän ilmoituksen, että olet ajoittanut sähköpostin, jossa on päivämäärä ja kellonaika, jolloin se on ajoitettu lähetettäväksi. Katso kuvakaappaus:

Kun se on Luonnokset-kansiossa, voit muokata tai poistaa viestiä tarpeen mukaan.

Peruuta sähköpostin lähetys Kumoa lähetys -ominaisuuden avulla

Olemme kaikki olleet paikalla: sillä hetkellä, kun napsautamme sähköpostissa Lähetä-painiketta, mutta huomaamme hetken kuluttua, että olemme tehneet virheen. Se voi olla kirjoitusvirhe, unohdettu liite tai jopa sen lähettäminen väärälle vastaanottajalle. Onneksi Outlook Online tarjoaa kätevän ratkaisun tällaisiin tilanteisiin, Kumoa lähetys -ominaisuuden. Tämä tehokas työkalu voi olla hengenpelastaja, jonka avulla voit peruuttaa sähköpostin pian sen lähettämisen jälkeen. Tässä on pikaopas Outlook Onlinen Kumoa lähetys -ominaisuuden käyttämiseen.

Vaihe 1: Kirjaudu sisään Outlook on Webiin

Käy Outlookin verkkosivusto ja kirjaudu sisään tunnuksillasi.

Vaihe 2: Ota Kumoa lähetys -vaihtoehto käyttöön

1. Napsauta rataskuvaketta Katso kuvakaappaus Outlook online -sovelluksen oikeassa yläkulmassa:
   
2. Tee "Asetukset"-ikkunassa seuraavat toiminnot:
   1. Napsauta "Mail" vasemmasta ruudusta;
   2. Napsauta sitten keskimmäisestä ruudusta "Kirjoita ja vastaa";
   3. Vieritä alas "Kumoa" lähetys -osioon ja liu'uta sitten liukusäädintä oikealle asettamalla kuinka kauan Outlook odottaa viestin lähettämistä, enintään 10 sekuntia, tässä vieritän kohtaan "10";
   4. Napsauta lopuksi "Tallenna" -painiketta.
      
3. Sulje sitten ikkuna.

Tulos:

Nyt kun lähetät sähköpostin Outlook Onlinessa, Kumoa-painike tulee näkyviin 10 sekunnin ajaksi. Tämän lyhyen viiveen avulla voit estää sähköpostin vahingossa lähettämisen.

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä Outlook for Macissa

Jos käytät Outlook for Macia, voit käyttää suoraan Macin Schedule Send -ominaisuutta sähköpostien tehokkaaseen suunnitteluun tulevaa toimitusta varten.

Vaihe 1: Kirjoita uusi sähköposti

Avaa Outlook Macissa ja napsauta "Uusi sähköposti". Täytä vastaanottajan sähköpostiosoite, aiherivi ja viestisi tekstiosa. Katso kuvakaappaus:

Vaihe 2: Ajoita sähköposti

1. Napsauta "Lähetä" -painikkeen avattavaa luetteloa ja valitse "Ajoita lähetys". Katso kuvakaappaus:
   
2. Määritä "Aseta päivämäärä ja aika" -ikkunassa sähköpostin lähetyspäivä ja aika ja napsauta sitten "OK" -painiketta, katso kuvakaappaus:
   

Tulos:

Nyt viesti tallennetaan "Luonnokset"-kansioon. Ja näet selkeän ilmoituksen, että olet ajoittanut sähköpostin, jossa on päivämäärä ja kellonaika, jolloin se on ajoitettu lähetettäväksi. Katso kuvakaappaus:

Kun se on Luonnokset-kansiossa, voit muokata tai poistaa viestiä tarpeen mukaan.

Ajoita tai lykkää sähköpostien lähettämistä mobiilisovelluksen Outlookissa

Nykypäivän dynaamisessa ympäristössä Outlookin mobiiliversiosta on tullut monille välttämätön työkalu. Ominaisuuksilla, kuten "Ajoita lähetys", se varmistaa, että viestisi lähetetään oikeaan aikaan, vaikka olisit poissa työpöydältäsi. Tässä osiossa esittelemme kuinka viivyttää sähköpostien lähettämistä Outlookissa Android- tai iOS-käyttöjärjestelmässä.

Vaihe 1: Käynnistä Outlook-sovellus Android- tai iOS-laitteellasi

Tulos:

Ajastettu sähköposti tallennetaan nyt "Lähtevät"-kansioon, kunnes se saavuttaa määritetyn toimitusajan.

Kun se on Lähtevät-kansiossa, voit muokata tai poistaa viestiä tarpeen mukaan.

UKK

Aiheeseen liittyviä artikkeleita: