Saapuneet-kansiosi saattaa täyttyä kaikenlaisista viesteistä tietyn käyttöajan jälkeen. Kuvittele, että työskentelet projektissa kollegojesi kanssa ja lähetät ja vastaanotat jatkuvasti viestejä säikeessä tai useissa säikeissä. Kuitenkin aina, kun sinun on löydettävä se Saapuneet-kansiosta, sinun on vieritettävä alas tai etsittävä sitä, mikä voi olla ärsyttävää. Tässä artikkelissa selvitetään, kuinka viestiketjut tai keskustelut järjestetään Outlookissa.
Järjestä keskusteluja kansioiden avulla Outlookissa
Oletetaan, että sinulla on useita keskusteluja Outlookin Saapuneet-kansiossa, etkä nyt enää lähetä tai vastaanota sähköposteja näissä keskusteluissa, koska niihin liittyvät projektit on tehty. Voit järjestää nämä säikeet luomalla kansion tai alikansion:
1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sähköpostitiliäsi avataksesi pudotusvalikon, napsauta "Uusi kansio" ja nimeä se luodaksesi kansion tilille. Tai napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa olemassa olevaa kansiota, kuten Saapuneet, avataksesi pudotusvalikon ja napsauta sitten "Uusi kansio" ja nimeä se luodaksesi alikansion.
2. Valitse Saapuneet-kansiossa olevat viestit (keskustelut) ja siirrä ne luotuun kansioon valitsemalla jokin alla olevista tavoista.
Vedä ne äskettäin luotuun kansioon.
Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valituista viesteistä, napsauta "Siirrä" > Kohdekansio.
AI Mail Assistant Outlookissa: älykkäämpiä vastauksia, selkeämpi viestintä (yhden napsautuksen taikuutta!)VAPAA
Virtaviivaista päivittäisiä Outlook-tehtäviäsi Kutools for Outlookin AI Mail Assistantin avulla. Tämä tehokas työkalu oppii aiemmista sähköpostiviesteistäsi ja tarjoaa älykkäitä ja tarkkoja vastauksia, optimoi sähköpostisi sisällön ja auttaa sinua luomaan ja tarkentamaan viestejä vaivattomasti.
Tämä ominaisuus tukee:
Älykkäät vastaukset: saat aiemmista keskusteluistasi luotuja vastauksia – räätälöityjä, tarkkoja ja valmiita käyttöön.
Parannettu sisältö: tarkenna sähköpostisi tekstiä automaattisesti selkeyden ja vaikutuksen saamiseksi.
Vaivaton kokoonpano: Anna vain avainsanoja ja anna tekoäly hoitaa loput useilla kirjoitustyyleillä.
Siirrä seuraavat keskustelut automaattisesti kansioon Outlookissa
Jos ketjussa on edelleen viestejä ja haluat keskustelun tulevien viestien menevän automaattisesti tiettyyn kansioon Saapuneet-kansion sijaan, noudata jotakin alla olevista ohjeista:
Siirrä aina valituissa keskusteluissa olevat viestit kansioon
Valitse yksi tai useampi säiettä, jonka nykyiset ja tulevat viestit haluat siirtää samaan kansioon, napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valituista säikeistä avataksesi pudotusvalikon ja napsauta sitten "Siirrä" > "Siirrä aina tämän keskustelun viestit". Valitse sitten ponnahdusikkunassa tai luo uusi kansio, johon haluat siirtää viestin.
Siirrä avainsanan sisältävät viestit automaattisesti kansioon
Jos tapauksesi on monimutkaisempi ja haluat asettaa oman säännön viestien siirtämiseksi kansioon, toimi seuraavasti:
1. Napsauta Outlookissa "Tiedosto" > "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä". Napsauta sitten "Uusi sääntö".
2. Ohjattu säännöt -valintaikkunassa:
Valitse vaiheessa 1 "Siirrä viestit, joissa on tiettyjä sanoja aiheesta, kansioon".
Napsauta vaiheessa 2 "tietyt sanat" lisätäksesi avainsanat, joiden perusteella haluat siirtää viestejä. Napsauta sitten "määritetty" määrittääksesi kohdekansion, johon haluat siirtää avainsanoja sisältävät viestit.
Kun olet valmis, napsauta "Seuraava".
3. Lisää halutessasi lisäehtoja. Kun olet valmis, napsauta "Seuraava".
4. Valitse toiminnot, joita haluat käyttää viesteissä, jotka täyttävät asettamasi ehdot. Kun olet valmis, napsauta "Seuraava".
5. Valitse poikkeuksia, jos sinulla on sellaisia. Napsauta sitten "Seuraava".
6. Nimeä säännön nimi vaiheessa 1. Tarkista vaiheessa 2 tarvitsemasi vaihtoehdot. Voit tarkastella vaiheessa 3 luomaasi sääntöä. Jos kaikki on kunnossa, napsauta "Valmis".
7. Nyt näet, että sääntö on luotu "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa, napsauta "OK".
Joskus Outlookissa on sähköposteja, jotka ovat samassa säikeessä samalla aiherivillä. Yleensä nämä sähköpostit näytetään erikseen, kuten alla oleva kuvakaappaus 1 osoittaa. Itse asiassa voit näyttää nämä sähköpostit keskusteluina, kuten alla oleva kuvakaappaus 2 osoittaa. Jatka nyt, opetusohjelma kertoo, kuinka sähköpostiviestit näytetään keskustelun mukaan.
Yleensä sähköpostien etsiminen aiheen mukaan on helppoa Outlookissa. Mutta tiedätkö kuinka etsiä keskustelun perusteella? Keskustelut ryhmittelevät sähköpostit aiheen mukaan, mutta jättävät huomioimatta aiheen etuliitteet RE:, FW: jne. Onko siis mitään tapaa etsiä keskustelun perusteella? Tämä artikkeli täydentää palapelisi helposti!
Saatat olla tuttu tallentamaan yksi sähköposti PDF-tiedostoksi Outlookissa, mutta tiedätkö kuinka tallentaa koko keskustelu PDF-tiedostoksi? Entä jos kaikki keskustelun sähköpostit tallennetaan yksittäiseksi PDF-tiedostoksi kerralla? Tämä artikkeli näyttää ratkaisun.
Oletetaan, että keskustelet tekniikkaongelmista tovereittesi kanssa sähköpostilla Outlookissa, ja aiheeseen liittyviä vastauksia ja edelleenlähetyksiä on monia. Yleensä yksi keskustelu kattaa yhden teknisen ongelman. Voimme näyttää sähköpostit keskustelunäkymässä, mutta kuinka laskea kaikkien keskustelujen kokonaismäärä Outlookissa? Kokeile alla olevaa ratkaisua:
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
