Luo, muokkaa, käytä ja jaa yhteysryhmä Outlookissa
Opetusohjelma keskittyy ongelmiin, joita saatat kohdata Outlookissa, kun käytät yhteysryhmää, jota aiemmin kutsuttiin "jakeluluetteloksi". Se tiivisti yleisimmät ja kätevimmät ratkaisut. Napsauta alla lueteltuja ratkaisuja päästäksesi vastaaviin ohjeisiin.
- Luo yhteystietoryhmä Outlookin yhteystiedoista tai osoitekirjasta
- Luo yhteystietoryhmä Excel-, Word- tai muiden sovellusten tiedoista
- Luo postilaatikkoosi yhteysryhmä vastaanottajille tai lähettäjille
Muokkaa yhteystietoryhmää Outlookissa
- Lisää tai poista jäseniä yhteystietoryhmään
- Jaa yhteysryhmä Outlookissa
- Pura yhteystietoryhmä ja lisää sen jäsenet yhteystiedoiksi Outlookissa
- Yhdistä yhteystietoryhmät yhdeksi Outlookissa
Lähetä sähköposti Outlookin yhteystietoryhmälle
Jaa ja tallenna yhteysryhmä Outlookissa
Luo yhteysryhmä Outlookissa
Saatat joutua tilanteisiin, joissa sinun on lähetettävä joukkosähköpostia yrityksen tai työryhmän jäsenille liiketoiminnallisista syistä. Tai sinun on ehkä lähetettävä lomakortti kaikille perheenjäsenillesi ja ystävillesi. Tällaisissa tapauksissa yhteysryhmän luominen säästää paljon aikaa sähköpostien lähettämiseen yksitellen. Tässä meidän ExtendOffice tiimi on listannut menetelmiä yhteysryhmien luomiseen Outlookin yhteystiedoista, osoitekirjasta ja Excelin tiedoista Word- tai tekstimuodossa sekä ryhmien luominen lähettäjille tai vastaanottajille Outlookin postilaatikoissasi.
Luo yhteystietoryhmä Outlookin yhteystiedoista tai osoitekirjasta
1. napsauttaa Ihmiset or Yhteystiedot Outlookin navigointipalkissa.
2. Välilehden alla ETUSIVU, Valitse Uusi yhteysryhmä ryhmässä Uusi.
3. Vuonna Yhteysryhmä -ikkunassa, nimeä yhteystietoryhmä Nimi ala.
4. napsauttaa Lisää jäseniä ryhmässä Jäsenet, valitse Outlookin yhteystiedoista or Osoitekirjasta avattavasta luettelosta tarpeidesi mukaan. (Jos haluat lisätä tällä hetkellä vain yhden yhteystiedon ja joka ei ole Outlookin yhteystiedoissa tai osoitekirjassasi, valitse Uusi sähköpostiyhteys.)
5. Vuonna Valitse Jäsenet -valintaikkunassa voit valita useita epäyhtenäisiä yhteystietoja pitämällä -näppäintä painettuna Ctrl näppäintä ja napsauta sitten yhteystietoja yksitellen; valitaksesi useita vierekkäisiä yhteystietoja, napsauta ensimmäistä yhteystietoa ja pidä sitten painettuna siirtyminen ja valitse viimeinen.
6. Napsauta Jäsenet -painiketta valintaikkunan vasemmassa alakulmassa lisätäksesi kaikki valitut yhteystiedot Jäsenet -kenttää ja napsauta sitten OK.
7. Vuonna Yhteysryhmä -ikkunassa Tallenna ja sulje.
Luo yhteystietoryhmä Excel-, Word- tai muiden sovellusten tiedoista
Oletetaan, että olet saanut yllä olevan luettelon sähköpostiosoitteista Excel-laskentataulukossa, Word-asiakirjassa tai muissa sovelluksissa. Jos haluat joukkolisätä osoitteita Outlookin yhteystietoryhmään, toimi seuraavasti:
1. napsauttaa Ihmiset or Yhteystiedot Outlookin navigointipalkissa.
2. Välilehden alla ETUSIVU, Valitse Uusi yhteysryhmä ryhmässä Uusi.
3. Vuonna Yhteysryhmä -ikkunassa, nimeä yhteystietoryhmä Nimi ala.
4. napsauttaa Lisää jäseniä ryhmässä Jäsenet, valitse Outlookin yhteystiedoista.
5. Kopioi tiedot Excel-laskentataulukosta tai Word-asiakirjasta.
6. Vuonna valita Jäsenet valintaikkunassa, liitä tiedot Jäsenet -kenttää ja napsauta sitten OK.
7. Vuonna Yhteysryhmä -ikkunassa Tallenna ja sulje.
√ Huomautus: Jokainen sähköpostiosoite on erotettava puolipisteellä tai kappalemerkillä (yksi nimi ja osoite riviä kohden). Jos nimeä ei ole, osoitetta käytetään näyttönimenä yhteystietoryhmässä.
Luo postilaatikkoosi yhteysryhmä vastaanottajille tai lähettäjille
Jos haluat lisätä kaikki sähköpostin tai useiden sähköpostien vastaanottajat ja lähettäjät yhteysryhmään tai jos haluat ryhmitellä joitakin lähettäjiä tai vastaanottajia postilaatikossasi, voit käyttää Lisää ryhmään ominaisuus of Kutools Outlookille, kätevä Outlook-apuohjelma, jonka on kehittänyt tiimimme. Se luo nopeasti yhteysryhmän tarpeidesi mukaan.
1. Valitse sähköposti(t), joissa on vastaanottajat tai lähettäjät, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmään.
2. Siirry Kutools Plus välilehti, Ota yhteyttä ryhmää, napsauta Lisää ryhmään.
3. Vuonna Lisää vastaanottajia yhteystietoryhmiin valintaikkunassa, valitse Kaikki, Kaikki lähettäjättai Kaikki vastaanottajat på den Laajuus pudotusvalikosta. Ehdon täyttävien sähköpostiosoitteiden vieressä olevat valintaruudut valitaan.
4. Valitse valintaikkunan oikeasta reunasta yhteysryhmä(t), joihin haluat lisätä osoitteet; Tai voit luoda uuden yhteystietoryhmän napsauttamalla Uusi kontaktiryhmä, valitse sen vieressä oleva valintaruutu. Klikkaus OK.
Jos sinulla ei ole Outlook-apuohjelmaamme asennettuna, Klikkaa tästä ladataksesi. Tai voit käyttää kömpelömpää tapaa: kopioi niiden vastaanottajien lähettäjien osoitteet, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmään, ja liitä ne sitten Jäsenet kenttä Valitse Jäsenet valintaikkuna. Lisätietoja on kohdassa 4.–7 yhteystietoryhmän luominen Outlookin yhteystiedoista tai osoitekirjasta.
Muokkaa yhteystietoryhmää Outlookissa
Joskus joudumme muokkaamaan yhteysryhmiämme: Yrityksessäsi tapahtuu henkilöstömuutoksia, kollegoita ja projekteja tulee ja menee, joten joudut lisäämään tai poistamaan jäseniä; Yhteystietoryhmän jäsenet ovat tavallaan sekoitettuja, joten haluat jakaa ryhmän kahteen tai useampaan ryhmään; Kaksi osastoa yhdistettiin, joten sinun on yhdistettävä kaksi yhteysryhmää……
Ennen kuin teemme niin, meidän on selvitettävä, missä ryhmät ovat:
Jos olet näköpiirissä posti, napsauta Address Book ryhmässä Löytää kielekkeen alle ETUSIVUja etsi sitten ryhmä ponnahdusikkunassa; Jos olet siirtynyt Ihmiset or Yhteystiedot Outlookin navigointipalkin näkymää, löydät ryhmän yhteystietoluettelosta kirjoittamalla sen nimen luettelon yläpuolella olevaan hakukenttään.
Kun olet löytänyt yhteystietoryhmän, avaa se kaksoisnapsauttamalla sen nimeä Yhteysryhmä ikkuna. Etsi nyt alla luetellut menetelmät, jotka vastaavat tarpeitasi seuraavaa siirtoa varten.
Lisää tai poista jäseniä yhteystietoryhmään
• Jos haluat lisätä jäseniä yhteystietoryhmään, katso vaiheet 4.-7 yhteystietoryhmän luominen Outlookin yhteystiedoista tai osoitekirjasta.
• Jos haluat poistaa jäseniä yhteysryhmästä, valitse jäsenet avatusta kohdasta Yhteysryhmä ikkuna ensin ja napsauta sitten Poista jäsen ominaisuus ryhmässä Jäsenet. Klikkaus Tallenna ja sulje ryhmässä Toiminnot.
Jaa yhteysryhmä Outlookissa
Tässä on lueteltu kaksi tapaa jakaa yhteystietoryhmä Outlookissa: Toinen on omalla ominaisuudellaan, toinen on Jaa yhteystietoryhmään ominaisuus Kutools Outlookille.
• Yhteystietoryhmä roiskunut Outlookissa kopioimalla ja poistamalla
Oletetaan, että sinun on jaettava yhteysryhmä kahteen osaan. Noudata alla olevia ohjeita:
1. On Ihmiset or Yhteystiedot -sivulta etsi muokattavaa yhteysryhmää.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella (älä päästä irti) ryhmää ja vedä sitä hieman ylä- tai alapuolelle, vapauta hiiren painike, näet lyhyen ponnahdusvalikon alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti, napsauta kopio. Luettelossa näkyy kaksi samaa yhteystietoryhmää.
 | >>> |  |
3. Kaksoisnapsauta avataksesi molemmat ryhmät, muuta ryhmien nimiä tarpeen mukaan, esim. ExtendOffice1 ja ExtendOffice2. Poista sitten esimerkiksi nimi 8-15 ExtendOffice1 ja nimi 1-7 ExtendOffice2.
4. Tähän mennessä sinulla on kaksi uutta pienempää yhteysryhmää, napsauta Tallenna ja sulje.
• Jaa yhteysryhmä helposti Outlookissa hämmästyttävän työkalun avulla
Tai jos olet asentanut meidän Kutools for Outlook Jos haluat jakaa yhteystietoryhmän tietokoneellasi, noudata seuraavia ohjeita:
1. Valitse yhteysryhmä, jonka haluat jakaa (tästä valitsin ryhmän nimeltä ExtendOffice esimerkiksi testi 1).
2. Siirry välilehdelle Kutools Plus, löytö Ota yhteyttä ryhmä nauhassa Ota yhteyttävalitse Jaa yhteystietoryhmään pudotusvalikosta.
3. Vuonna Jaa yhteystietoryhmään -ikkunassa, valitse valintaruudut niiden ryhmän jäsenten vieressä, jotka haluat siirtää uuteen yhteysryhmään, napsauta Ok.
4. Nimeä uusi ryhmä ponnahdusikkunassa, napsauta OK.
5. Kaksi jaettua yhteystietoryhmää näkyvät sitten Yhteystiedot-luettelossa. Voit vapaasti avata ryhmät nähdäksesi niiden jäsenet.
Pura yhteystietoryhmä ja lisää sen jäsenet yhteystiedoiksi Outlookissa
Voit hajottaa tai sanoa poistaaksesi yhteystietoryhmän Outlookissa siirtymällä kohtaan Ihmiset or Yhteystiedot sivu ja napsauta hiiren kakkospainikkeella ryhmää, jonka haluat poistaa, ja napsauta Poista ponnahdusvalikosta. Mutta jos haluat lisätä kaikki sen jäsenet yksittäisiksi Outlook-yhteystiedoiksi samanaikaisesti, tarkista kaksi alla lueteltua lähestymistapaa:
• Pura yhteysryhmä Outlookin sisäänrakennetulla ominaisuudella
1. Kaksoisnapsauta avataksesi yhteystietoryhmän yhteystietoluettelossasi.
2. Kaksoisnapsauta jäsentä, jonka haluat lisätä yhteystietoluetteloosi.
3. Napsauta kolmen pisteen painiketta nähdäksesi lisää vaihtoehtoja ja napsauta sitten Lisää Outlookin yhteystietoihin.
4. Ponnahdusikkunassa Ota yhteyttä ikkunassa, voit lisätä tarvittaessa lisätietoja ja napsauta sitten Tallenna ja sulje.
5. Lisää kaikki jäsenet toistamalla vaiheet 2-4.
6. Palaa nyt kohtaan Ihmiset or Yhteystiedot näkymä poistaaksesi yhteystietoryhmän.
Menetelmä sopii ryhmille, joissa on vain muutama jäsen. Jos ryhmässä on suuri määrä jäseniä, menetelmä kuluttaisi liikaa aikaa. Tarkista tässä tapauksessa Tauko Kutools for Outlookin ominaisuus alla.
• Pura yhteysryhmä helposti Kutools for Outlookin avulla
1. Valitse yhteysryhmä, jonka haluat katkaista.
2. Siirry välilehdelle Kutools Plus, Valitse Ota yhteyttä ryhmä > Tauko.
3. Vuonna Tauko -ikkunassa Kaikki valitse kaikki valintaruudut ja napsauta sitten Ok.
4. Näyttöön tulee valintaikkuna, jossa kysytään Haluatko jakaa tämän yhteystietoryhmän yksittäisiksi yhteystiedoiksi? Napauta Kyllä.
5. Kaikki sen jäsenet lisätään nyt yhteystietoluetteloosi ja yhteystietoryhmä poistetaan samalla.
√ Huomautus: Jos haluat lisätä vain osan sen jäsenistä yhteystietoluetteloosi, valitse tiettyjen jäsenten vieressä olevat valintaruudut, napsauta Ok lisätäksesi heidät luetteloon samalla kun poistat heidät ryhmästä. Ryhmä, joka sisältää jäsenet, joita et tarkistanut, on edelleen olemassa.
Yhdistä yhteystietoryhmät yhdeksi Outlookissa
Kahden tai useamman yhteystietoryhmän yhdistäminen uudeksi ryhmäksi. Noudata alla olevia ohjeita:
1. Luo uusi yhteystietoryhmä. (Noudata vaiheita 1-3 yhteystietoryhmän luominen Outlookin yhteystiedoista tai osoitekirjasta.)
2. napsauttaa Lisää jäseniä ryhmässä Jäsenet, valitse Outlookin yhteystiedoista.
3. Vuonna Valitse Jäsenet -valintaikkunassa, valitse yhteystietoryhmät, jotka haluat yhdistää.
4. napsauttaa Jäsenet valintaikkunan vasemmassa alakulmassa ja napsauta sitten OK.
5. Vuonna Yhteysryhmä -ikkunassa Tallenna ja sulje.
√ Huomautus: Yllä oleva menetelmä on erittäin yksinkertainen ja nopea. Tällä tavalla luomasi ryhmä on kuitenkin kuin iso ryhmä, jossa on useita pieniä, se ei ole yhtä kätevää, kun haluat muokata ryhmän jäseniä. Koska sinun on avattava jokainen pieni ryhmä, jotta voit muokata. Useiden yhteysryhmien yhdistäminen ja vain ryhmän jäsenten lisääminen yhteen ryhmään. Tarkista Kuinka yhdistää tai yhdistää jakeluluettelot Outlookissa?
Lähetä sähköposti Outlookin yhteystietoryhmälle
Voit lähettää sähköpostin yhdelle tai useammalle yhteystietoryhmälle Outlookissa seuraavasti:
1. Napsauta Mail-näkymässä uusi sähköposti aloittaaksesi uuden viestin.
2. Vuonna To ... kenttään, kirjoita yhteystietoryhmän nimi. Outlook näyttää mahdolliset osumat yhteystietoluettelostasi alla olevan kuvan mukaisesti. Jos et halua vastaanottajien näkevän toisiaan, kirjoita ryhmän nimi -kenttään Piilokopio... ala. (Jos kenttä ei näy viestiikkunassa, siirry kohtaan Vaihtoehdot Välilehti ja valitse sitten bcc ryhmässä Näytä kentät.)
Jos et muista ryhmän nimeä, voit napsauttaa To ... avaa Valitse Nimet -ikkuna, josta näet kaikki yhteystietosi yhteystietoluettelossasi. Valitse ryhmät, joille haluat lähettää viestin, ja napsauta sitten jotta, Cctai bcc kuin tarvitset. Ryhmien nimet näkyvät vastaavassa kentässä. (Klikkasin jotta esimerkkinä tästä.) Napsauta sitten OK.
3. Kirjoita sähköpostiviestisi aihe ja teksti. Klikkaus Lähetä kun olet lopettanut kirjoittamisen.
Jaa ja tallenna yhteysryhmä Outlookissa
Saatat joutua lähettämään työhön liittyvän kontaktiryhmän uudelle työntekijälle tai jakamaan kiinnostuksen kohteiden ryhmän ystävillesi; saatat saada myös muiden jakaman yhteystietoryhmän. Tässä osassa puhumme yhteysryhmän jakamisesta ja muiden lähettämien yhteystietojen tallentamisesta Outlookiin.
Jaa yhteysryhmä Outlookissa
• Voit sisällyttää ryhmän sähköpostiviestiin ja lähettää sen muille:
1. Napsauta Mail-näkymässä uusi sähköposti luodaksesi uuden viestin. A Viesti ikkuna avautuu. Säädä ikkunan kokoa, siirrä se Outlook-ikkunan viereen, jotta molemmat ikkunat ovat näkyvissä samanaikaisesti.
2. napsauttaa Ihmiset or Yhteystiedot Outlook-ikkunan navigointipalkista.
3. Etsi yhteystietoryhmä, jonka haluat jakaa, ja vedä se viestin runkoon liitteenä Viesti ikkunassa.
4. Täytä tiedot Viesti ikkuna tarpeen mukaan ja napsauta sitten Lähetä jakaaksesi yhteysryhmän.
• Voit myös lisätä yhteystietoryhmän liitteenä sen sijaan, että vedät sen viestin tekstiosaan:
1. Vuonna posti katso, napsauta uusi sähköposti luoda uuden viestin.
2. Siirry välilehdelle liite ponnahdusikkunassa Viesti ikkuna, etsi Sisältää ryhmää, napsauta Outlook-kohde.
3. Vuonna Lisää kohde -valintaikkunassa, valitse tietyn postilaatikon alta Yhteystiedot-kansio nähdäksesi kaikki yhteystiedot ja yhteystietoryhmät kohdetta laatikko. Nyt voit etsiä ja valita yhteystietoryhmän ja napsauttaa OK lisätäksesi sen liitteenä.
4. Täytä tiedot Viesti ikkuna tarpeen mukaan ja napsauta sitten Lähetä jakaaksesi yhteysryhmän.
Tallenna yhteysryhmä Outlookiin
Muiden sähköpostiviestissä jakaman yhteystietoryhmän tallentaminen:
1. Avaa viesti, joka sisältää yhteystietoryhmän liitteen.
2. Vedä liite navigointipalkkiin ja pudota se päälle Ihmiset or Yhteystiedot.
Tämä on yksinkertaisin tapa, voit napsauttaa Ihmiset or Yhteystiedot tarkistaaksesi juuri tallennetun ryhmän.
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
