Kuinka viedä sähköpostit Outlookista Exceliin automaattisesti?
Normaalisti voit viedä sähköpostit Outlookista Exceliin Import/Export-ominaisuuden avulla. Jos sinun on kuitenkin vietävä saapuvat sähköpostit automaattisesti Excel-tiedostoon niiden saapuessa, Outlook ei tarjoa sisäänrakennettua ratkaisua. Tässä artikkelissa esitellään kaksi tapaa tämän saavuttamiseksi:
Vie uudet saapuvat sähköpostit automaattisesti Saapuneet-kansiosta Exceliin VBA:n avulla (Manuaalinen ja tylsä)
Vie nopeasti kaikki sähköpostit valitusta kansiosta Excel-raporttiin Kutools for Outlook -sovelluksella 👍 (Nopea ja helppo)
Vie uudet saapuvat sähköpostit automaattisesti Saapuneet-kansiosta Exceliin VBA:n avulla
Jos tarvitset automaattisen tavan viedä uusia sähköposteja Exceliin, voit käyttää seuraavaa VBA-koodia. Tämä menetelmä valvoo Saapuneet-kansiota ja vie uudet sähköpostitiedot Excel-tiedostoon heti, kun ne saapuvat.
Vaihe 1: Valmistele Excel-tiedosto
Ennen kuin suoritat VBA-koodin, määritä Excel-työkirja tallentamaan viedyt sähköpostitiedot. Sisällytä ensimmäiselle riville seuraavat sarakeotsikot: No., Sender Name, Sender Email Address, Subject ja Received Time.
Vaihe 2: Avaa VBA-editori Outlookissa
1. Lehdistö muut + F11 avataksesi Microsoft Visual Basic for Applications -ikkunan.
2. Laajenna Project1 (VbaProject.OTM) -ruudussa Microsoft Outlook Objects ja kaksoisnapsauta ThisOutlookSession.
Vaihe 3: Lisää VBA-koodi
Kopioi ja liitä seuraava VBA-koodi moduuliin:
Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xExcelFile As String
Dim xExcelApp As Excel.Application
Dim xWb As Excel.Workbook
Dim xWs As Excel.Worksheet
Dim xNextEmptyRow As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
' Update this path with your actual Excel file path
xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
Set xWb = GetObject(xExcelFile)
If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
Else
Set xExcelApp = New Excel.Application
End If
Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
Set xWs = xWb.Sheets(1)
xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
With xWs
.Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
.Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
.Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
.Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
.Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
End With
xWs.Columns("A:E").AutoFit
xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
On Error Resume Next
xFreeFile = FreeFile()
Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
Close xFreeFile
xErrNo = Err
On Error GoTo 0
Select Case xErrNo
Case 0: IsWorkBookOpen = False
Case 70: IsWorkBookOpen = True
Case Else: Error xErrNo
End Select
End Function
Vaihe 4: Ota Microsoft Excel -objektikirjasto käyttöön
1. Napsauta Microsoft Visual Basic for Applications -ikkunassa Työkalut > Viittaukset.
2. Vieritä References - Project1 -valintaikkunassa alas ja valitse Microsoft Excel Object Library -vaihtoehto.
3. Ota muutokset käyttöön napsauttamalla OK.
Vaihe 5: Tallenna ja käynnistä Outlook uudelleen
1. Tallenna VBA-koodi ja sulje editori.
2. Käynnistä Outlook uudelleen, jotta muutokset tulevat voimaan.
Tulos:
Tästä eteenpäin jokainen Saapuneet-kansioon saapuva sähköposti viedään automaattisesti määritettyyn Excel-työkirjaan.
VBA-menetelmän rajoitukset:
- ❌ Toimii vain yhdessä postilaatikossa: Tämä menetelmä seuraa vain oletuspostilaatikossa olevia uusia sähköposteja. Jos sinulla on useita tilejä, se ei kaappaa muiden tilien sähköposteja.
- ❌ Edellyttää makrokäyttöisen Outlookin: VBA-makrot on otettava käyttöön, jotta tämä toimisi, mikä voi aiheuttaa turvallisuusongelmia.
- ❌ Tiedostopolun riippuvuus: Jos Excel-tiedosto siirretään tai poistetaan, koodi epäonnistuu.
- ❌ Manuaalinen asennus vaaditaan: Käyttäjien on syötettävä Excel-tiedostopolku manuaalisesti ja määritettävä VBA-ympäristö.
📊 Älykkäämmät sähköpostitilastot Kutoolsin avulla
Seuraa ja analysoi sähköpostitoimintaasi helposti Kutools Outlookille'S tilastotiedot ominaisuus. Laske nyt saapuneet sähköpostit päivän, viikon tai kuukauden mukaan ja katso tulokset selkeissä, ammattimaisissa kaavioissa! Virtaviivaista sähköpostin hallintaa ja hanki arvokkaita oivalluksia muutamalla napsautuksella.
Vie nopeasti kaikki sähköpostit valitusta kansiosta Excel-raporttiin Kutools for Outlook -sovelluksella 👍
Jos tarvitset vaivatonta tapaa viedä sähköpostit mistä tahansa kansiosta (Saapuneet-kansio, Lähetetyt, Mukautetut kansiot) ilman VBA:ta, Kutools for Outlookin Pikaraportti-ominaisuus tarjoaa yksinkertaisen ratkaisun.
Avaa äärimmäinen sähköpostitehokkuus Kutools for Outlookin avulla! Pääsy 70 tehokkaat ominaisuudet täysin ilmaisia, ikuisesti. Lataa ilmainen versio nyt!
Vaihe 1: Valitse kansio ja ota pikaraporttitoiminto käyttöön
1. Avaa Outlook ja siirry kansioon, jonka haluat viedä (Saapuneet, Lähtevät, Lähetetyt jne.).
2. Napsauta Kutools Plus > Raportti > Pikaraportti.
Vaihe 2: Valitse Tallenna sijainti
1. Valitse Tallenna raportti -ikkunassa sijainti ja kirjoita tiedostonimi vientiä varten.
2. Napsauta Tallenna.
Vaihe 3: Avaa viety raportti
Vahvistusviesti tulee näkyviin. Avaa viety tiedosto napsauttamalla Kyllä.
Tulos:
Kaikki valitun kansion sähköpostit viedään Excel-ystävälliseen XML-tiedostoon, jossa näkyy lähettäjä, aihe, vastaanottoaika ja paljon muuta.
Kutools for Outlook -menetelmän edut:
- ✅ Toimii minkä tahansa kansion kanssa: Vie sähköpostit Saapuneet-, Lähetetyt-, Lähtevät- tai mukautetuista kansioista.
- ✅ Ei vaadi VBA:ta: Makroja ei tarvitse ottaa käyttöön tai koodia muokata.
- ✅ Usean tilin tuki: Vie sähköpostit useilta sähköpostitileiltä vaivattomasti.
- ✅ Aikaa säästävä: Muutamalla napsautuksella luodaan välitön raportti.
- ✅ Mukautettava tietojen vienti: Valitse sisällytettävät tiedot (aihe, lähettäjä, päivämäärä jne.).
Mitä menetelmää sinun tulisi käyttää?
Tässä on kahden menetelmän vertailu, joka auttaa sinua päättämään, kumpi sopii parhaiten tarpeisiisi:
| Menetelmä | Best For | Helppokäyttöinen | Tehokkuus: |
|---|---|---|---|
| VBA-koodin käyttäminen (automaattinen mutta monimutkainen) | Uusien sähköpostien automaattinen vienti Saapuneet-kansiosta | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
| Kutoolsin käyttö Outlookille (yksinkertainen ja joustava) | Vie nopeasti kaikki sähköpostit valitusta kansiosta | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Valitsemalla oikean menetelmän voit viedä Outlook-sähköpostit tehokkaasti Exceliin työnkulun tarpeidesi mukaan!
Aiheeseen liittyvät artikkelit
- Vie sähköpostin runkotaulukko Exceliin Outlookissa
- Kun saat sähköpostin, jonka tekstiosassa on taulukoita, saatat joskus joutua viemään kaikki taulukot viestin rungosta Excel-laskentataulukkoon. Normaalisti voit kopioida ja liittää taulukot laskentataulukkoon, mutta tässä puhun hyödyllisestä menetelmästä tämän työn ratkaisemiseksi, kun on vietävä useita taulukoita.
- Pura tai vie tehtäväluettelo Exceliin Outlookissa
- Kun käytät Outlookia, voit purkaa tehtäväluettelon Exceliin muuta käyttöä varten. Outlookin tehokkaan vientiominaisuuden avulla voit viedä tehtäväluettelosi helposti Exceliin. Tee kuten alla opetusohjelma näyttää.
- Vie yhteystietojen tiedot valokuvilla Outlookissa
- Kun viet yhteystietoja Outlookista tiedostoon, vain yhteystietojen tekstitiedot voidaan viedä. Mutta joskus joudut viemään valokuvat sekä yhteystietojen tekstitiedot. Kuinka voit käsitellä tätä tehtävää Outlookissa?
- Vie kansiorakenne Outlookista Exceliin
- Tässä artikkelissa esittelen kuinka viedä tilin kansiorakenne Outlookista Excel-tiedostoon. Saavuta se tämän artikkelin yksityiskohdilla.
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
