Kuinka lähettää sähköpostit automaattisesti edelleen tietylle henkilölle, kun hän ei ole toimistossa Outlookissa?
Kun olet poissa toimistosta, on tärkeää varmistaa, että tärkeät sähköpostit välitetään kollegalle tai tiimin jäsenelle, joka voi käsitellä ne poissa ollessasi. Outlook tarjoaa sisäänrakennettuja ominaisuuksia tämän prosessin automatisoimiseksi, ja Kutools for Outlook (KTO) tarjoaa vielä edistyneempiä vaihtoehtoja. Tässä opetusohjelmassa opastan kaksi tapaa lähettää sähköpostit automaattisesti edelleen tietylle henkilölle, kun olet poissa toimistosta.
Välitä sähköpostit automaattisesti tietylle henkilölle, kun he eivät ole virassa luomalla sääntöjä
Välitä sähköpostit automaattisesti tietylle henkilölle, kun he eivät ole virassa luomalla sääntöjä
Voit luoda sääntöjä välittääksesi automaattisesti kaikki sähköpostit tai tietyt sähköpostit haluamallesi henkilölle, toimi seuraavasti:
1. Klikkaus Säännöt > Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia, ponnahdusikkunassa Säännöt ja hälytykset valintaikkunassa, napsauta Uusi sääntö alla Sähköposti-säännöt välilehti, katso kuvakaappaus:
2. Ensimmäisessä Ohjattu sääntötoiminto valintaikkunassa, napsauta Sovella sääntö vastaanottamiisi viesteihin Vaihtoehto Aloita tyhjästä säännöstä osio, katso kuvakaappaus:
3. Klikkaus seuraava nappia Jos haluat siirtyä toiseen valintaikkunaan, tässä ohjatussa vaiheessa voit määrittää ehdot, joiden mukaan haluat lähettää tietyt sähköpostit automaattisesti edelleen. Jos sinun on välitettävä kaikki vastaanottavat sähköpostit, ohita tämä vaihe ja napsauta seuraava -painiketta suoraan, niin kehoteviestiruutu tulee esiin, napsauta Kyllä painiketta, katso kuvakaappaus:
4. Tarkista nyt kolmannessa ohjatun toiminnon valintaikkunassa välittää sen ihmisille tai julkiselle ryhmälle vuonna Vaihe 1: Valitse toiminnot luetteloruutu ja napsauta sitten ihmisiä tai julkista ryhmää hyperlinkkiteksti siirtyäksesi kohtaan Säännön osoite valintaikkunassa ja valitse henkilö, jolle haluat välittää viestit. Katso kuvakaappaus:
5. Napsauta sitten OK > seuraava Siirry neljänteen ohjatun toiminnon valintaikkunaan valitsemalla kaikki poikkeukset, joita haluat soveltaa tähän sääntöön, voit myös ohittaa tämän vaiheen ja jatkaa napsauttamalla seuraava painiketta, katso kuvakaappaus:
6. Viimeisessä Ohjattu sääntötoiminto -valintaikkunassa, kirjoita tälle säännölle nimi vaiheessa 1 ja tarkista Ota tämä sääntö käyttöön vaihtoehto vaiheessa 2, katso kuvakaappaus:
7. Klikkaus Suorittaa loppuun -painiketta ja valitse sitten OK -painiketta Säännöt ja hälytykset -valintaikkunassa, nyt kun uusi sähköposti lähetetään, se välitetään automaattisesti haluamallesi henkilölle.
Välitä sähköpostit automaattisesti tietylle henkilölle, kun he eivät ole toimistossa Kutools for Outlookin avulla
Kutools Outlookille yksinkertaistaa sähköpostin edelleenlähetystä sen avulla Automaattinen eteenpäin ominaisuus, joka on intuitiivisempi ja käyttäjäystävällisempi.
Vaihe 1. Lataa ja asenna Kutools for Outlook, ota Outlook käyttöön ja napsauta Kutools Plus > Eteenpäin > Sääntöpäällikkö.
Vaihe 3. Ohjatun sääntötoiminnon vaiheessa 1
Tick Sender on Ihmiset tai Julkinen ryhmä: Valitse tämän ehdon valintaruutu, jos haluat suodattaa sähköpostit tietyiltä lähettäjiltä.
Napauta Ihmiset tai julkinen ryhmä: Avaa osoitekirja valitsemalla alleviivattu linkki.
Valitse tietyt lähettäjät: Valitse luettelosta lähettäjä(t), joille haluat soveltaa sääntöä.
- OK: Vahvista valintasi ja sulje osoitekirja.
Vaihe 4. Klikkaus seuraava -painiketta siirtyäksesi ohjatun sääntötoiminnon vaiheeseen 2 ja valitsemalla poikkeukset kuin tarvitset. Jos sinulla ei ole ketään, napsauta suoraan Seuraava siirtyäksesi ohjatun toiminnon vaiheeseen 3.
Vaihe 5. Ohjatun sääntötoiminnon viimeisessä vaiheessa
Anna säännölle nimi: Anna säännölle kuvaava nimi (esim. "Out of Office Forwarding"), jotta se on helppo tunnistaa myöhemmin.
Napsauta Valitse vastaanottaja -painikettan: Tällä painikkeella voit avata osoitekirjan ja valita edelleenlähetettävien sähköpostien vastaanottajat.
OK: Vahvista asetuksesi ja viimeistele säännön määrittäminen.
Vaihe 6. Klikkaus OK > Kyllä tallentaaksesi säännön ja aktivoidaksesi automaattisen edelleenlähetyksen.
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
