Kuinka asettaa poissaolo (automaattinen vastaus) Outlookissa?
Joskus olet poissa toimistosta etkä pysty käsittelemään sähköposteja ajoissa. Tässä tapauksessa saatat haluta kertoa muille, miksi et vastaa heidän sähköposteihinsa, vaikka olet saanut sähköpostit. Voit määrittää poissa toimiston (automaattisen vastaussäännön) Outlookissa seuraavilla kiertotavoilla:
- Aseta poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Out of Office Assistantilla Exchange-tilillä (4 askelta)
- Poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Kutools for Outlookin avulla (3 askelta)
- Poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia -toiminnolla (11 askelta)
Aseta poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Out of Office Assistantilla Exchange-tilillä
Jos käytät Exchange-tiliä, voit vastata vastaanotetuista sähköposteista määritettyyn viestiin automaattisesti asettamalla Poissa toimistosta kun olet poissa. Toimi seuraavasti:
1. Valitse sähköpostinäkymän siirtymisruudusta Exchange-tili ja napsauta "Tiedosto" > "Tiedot" > "Automaattiset vastaukset".
Huomautuksia: Jos Outlook ei ole muodostanut yhteyttä Exchange-palvelimeen, et löydä Automaattiset vastaukset -vaihtoehtoa.
2. Valitse "Automaattiset vastaukset" -valintaikkunassa (1) "Lähetä automaattiset vastaukset" -vaihtoehto. (2) Tarkista "Lähetä vain tällä aikavälillä" -vaihtoehto ja määritä "Alkamisaika" ja "Loppuaika" tarpeen mukaan; (3) kirjoita "vastausviesti" alla olevaan ruutuun. Katso kuvakaappaus:
3. Jos sinun on otettava automaattinen vastaus käyttöön myös ulkoisille lähettäjille, (1) napsauta "Organisaationi ulkopuolella (Päällä)" -välilehteä; (2) valitse "Vastaa automaattisesti organisaationi ulkopuolisille ihmisille" -vaihtoehto; (3) kirjoita "automaattinen vastausviesti" alla olevaan ruutuun. Katso kuvakaappaus:
4. Napsauta "OK" aktivoidaksesi poissaoloviestin.
Poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Kutools for Outlookin avulla
Outlookin sisäänrakennettu sääntö ei tue lisämukauttamista, kuten erilaisten vastausten asettamista tietyille lähettäjille tai aiheille tai kuvien liittämistä vastaukseen. Sitä vastoin "Kutools for Outlook" -sovelluksen "Auto Reply" tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ammattimaisten, henkilökohtaisten automaattisten vastausten luomiseen, ja siinä on vaihtoehtoja lisätä kuvia ja tallentaa useita malleja. Jos haluat joustavamman ja kattavamman automaattisen vastausratkaisun, Kutools erottuu parempana vaihtoehtona.
Avaa äärimmäinen sähköpostitehokkuus Kutools for Outlookin avulla! Pääsy 70 tehokkaat ominaisuudet täysin ilmaisia, ikuisesti. Lataa ilmainen versio nyt!
Vaihe 1. Lataa ja asenna Kutools for Outlook, aktivoi sitten Outlook ja napsauta "Kutools Plus" > "Vastaa".
Vaihe 2. Määritä automaattinen vastaus eri tileille. Napsauta sitten "OK".
Valitse tili vasemmasta ruudusta.
Muokkaa oikeanpuoleisessa osiossa aiheen etuliitettä ja sitten automaattisen vastauksen sisältöä.
Vaihe 3. Napsauta "Kyllä" aktivoidaksesi automaattisen vastauksen.
Jokainen saapuva viesti saa automaattisesti vastauksen määrittämäsi automaattisen vastausmallin perusteella.
Poissa toimistosta (automaattinen vastaus) Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia -toiminnolla
Jos Outlook ei ole muodostanut yhteyttä Exchange-palvelimeen, yllä oleva menetelmä ei toimi. Tässä tilanteessa Outlookin Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä -toiminto voi auttaa sinua määrittämään automaattisen poissaolovastauksen seuraavasti:
1. Napsauta "Etusivu" > "Uusi sähköposti" luodaksesi uuden viestin, kirjoita aihe ja viesti tarpeen mukaan. Katso kuvakaappaus:
2. Napsauta "Tiedosto" > "Tallenna nimellä" uudessa viestiikkunassa.
3. Valitse nyt Tallenna nimellä -valintaikkunassa "Outlook-malli (*.oft)" "Tallenna nimellä" -pudotusvalikosta ja napsauta "Tallenna". -painiketta. Katso kuvakaappaus:
Huomautuksia: Kun "Tallenna nimellä" on määritetty "Outlook-malliksi (*.oft)", sähköposti tallennetaan automaattisesti oletusmallikansioon. Ja tallennuskansiota ei tarvitse enää valita.
4. Napsauta "Etusivu" > "Säännöt" > "Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia", katso kuvakaappaus:
5. Napsauta "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa (1) "Sähköpostisäännöt" -välilehteä; (2) valitse "Sähköpostitili", jolle haluat käyttää poissaoloasetusta "Käytä muutoksia tähän kansioon" -pudotusvalikosta; (3) ja napsauta sitten "Uusi sääntö". Katso kuvakaappaus:
6. Napsauta "Sääntövelhossa" "Käytä sääntöä vastaanottamaani viestiin" "Aloita tyhjästä säännöstä" -osiossa ja napsauta "Seuraava"-painiketta.
7. Valitse "Sääntövelhossa" (mitkä ehdot haluat tarkistaa) "lähetetty vain minulle" -vaihtoehto ja napsauta "Seuraava"-painiketta. Katso kuvakaappaus:
8. Toimi nyt ohjatussa sääntötoiminnossa (mitä haluat tehdä viestillä?) seuraavan kuvakaappauksen mukaisesti: (1) Valitse "vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -vaihtoehto; (2) Napsauta "tietyn mallin" linkitettyä tekstiä; (3) Valitse nyt avautuvassa "Valitse vastausmalli" -valintaikkunassa "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" avattavasta "Hae sisään" -luettelosta, napsauta valitaksesi juuri luomasi "viestimalli" ja napsauta "Avaa"-painiketta; (4) Nyt kun palaat ohjattuun sääntötoimintoon, napsauta "Seuraava"-painiketta.
9. Napsauta "Seuraava"-painiketta kahdesti päästäksesi ohjattuun sääntötoimintoon (Lopeta säännön määritys). (1) kirjoita uuden säännön nimi Vaihe 1 -ruutuun; (2) tarkista vaihtoehdot tarpeen mukaan Vaihe 2 -osiossa; (3) ja napsauta "Valmis"-painiketta.
10. Sulje Säännöt ja hälytys -valintaikkuna.
Jatkossa, kun uusia sähköposteja tulee Outlookiin, niihin vastataan automaattisesti määritetyllä viestimallilla kerralla.
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
