Kuinka asettaa sääntö kopioimaan sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon Outlookissa?
Sähköpostien tehokas hallinta Microsoft Outlookissa voi olla haastavaa, varsinkin jos saat suuren määrän viestejä. Sen sijaan, että lajittelisit sähköpostit manuaalisesti, voit automatisoida prosessin asettamalla säännön, joka kopioi sähköpostit automaattisesti tiettyyn kansioon määritettyjen ehtojen perusteella. Tämä opas opastaa kaksi tapaa kopioida sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon.
Tapa 1: Aseta Outlook-sääntö kopioimaan sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon (Manuaalinen asennus ja lisää vaiheita)
Tapa 2: Kopioi sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon Kutools for Outlook -sovelluksella 👍 (Nopeampi & Tehokkain)
Tapa 1: Aseta Outlook-sääntö kopioimaan sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon
Outlookin ohjatun sääntöjen avulla käyttäjät voivat luoda mukautettuja sääntöjä, jotka kopioivat automaattisesti tietyt ehdot täyttävät sähköpostit (esim. sähköpostit, joissa on tietyt aiheen avainsanat) määritettyyn kansioon. Määritä sääntö noudattamalla näitä ohjeita.
1. Valitse sähköpostikansio, johon haluat luoda säännön, ja napsauta Aloitus > Säännöt > Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä.
2. Napsauta "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa Uusi sääntö -painiketta.
3. Valitse ohjatussa sääntötoiminnossa "Käytä sääntöä vastaanottamissani viesteissä" ja napsauta sitten Seuraava.
4. Aseta suodatuskriteerit tarpeidesi mukaan "Ohjatussa sääntötoiminnossa (Mitä ehtoja haluat tarkistaa?)". Jos esimerkiksi haluat kopioida sähköpostit, joiden aiheessa on tietty avainsana (esim. "kommentti"), toimi seuraavasti:
- 1). Tarkista "aiheen tietyillä sanoilla".
- 2). Napsauta linkitettyä tekstiä "tietyt sanat" Vaihe 2 -osiossa.
- 3). Kirjoita "Hae teksti" -valintaikkunaan avainsana (esim. "kommentti"), napsauta Lisää > OK.
- 4). Napsauta Seuraava.
5. Määritä ohjatussa sääntötoiminnossa (Mitä haluat tehdä viestillä?) toiminto:
- 1). Valitse "siirrä kopio määritettyyn kansioon".
- 2). Napsauta linkitettyä tekstiä "määritetty" Vaihe 2 -osiossa.
- 3). Valitse "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa kansio, johon haluat kopioida sähköpostit, ja napsauta sitten OK.
- 4). Napsauta Seuraava.
6. Napsauta ohjatussa sääntötoiminnossa (Onko poikkeuksia?) Seuraava, jos poikkeuksia ei tarvita.
7. Määritä sääntöasetukset lopullisessa ohjatussa sääntötoiminnossa:
- 1). Kirjoita säännön nimi Vaihe 1 -ruutuun.
- 2). Valitse tarvittaessa lisäasetukset Vaihe 2 -osiossa.
- 3). Napsauta Valmis.
8. Sulje Säännöt ja varoitukset -valintaikkuna napsauttamalla OK.
📌 Tulos: Kaikki määritellyt ehdot täyttävät sähköpostit (esim. sisältävät avainsanan "kommentti" aiheessa) kopioidaan automaattisesti määritettyyn kansioon.
Sisäänrakennetun säännöt -menetelmän plussat ja miinukset:
- ✅ Sisäänrakennettu Outlook-ominaisuus: Lisäohjelmistoa ei tarvita.
- ❌ Rajoitettu joustavuus: Sääntöjen muokkaaminen vaatii ohjatun säännötoiminnon selailun.
- ❌ Lisää manuaalista vaivaa: Sisältää enemmän vaiheita verrattuna Kutools Outlookille.
✉️ Älä tuhlaa aikaa! Automatisoi sähköpostivastaukset välittömästi
Oletko kyllästynyt vastaamaan manuaalisesti toistuviin sähköposteihin? Kutools Outlookille tekee siitä vaivatonta! kanssa Automaattinen vastaus ominaisuuden avulla voit määrittää automaattiset vastaukset muutamalla napsautuksella – ei monimutkaisia sääntöjä, ei vaivaa!
- ✅ Pika-asennus: Automatisoi vastauksesi sekunneissa, teknisiä taitoja ei tarvita.
- ⚡ Säästä aikaa ja vaivaa: Enää ei tarvitse kirjoittaa samoja vastauksia manuaalisesti.
- 💡 Älykäs ja muokattavissa: Mukauta vastauksia tiettyjen lähettäjien tai ehtojen mukaan.
Tapa 2: Kopioi sähköpostit automaattisesti toiseen kansioon Kutools for Outlook -sovelluksella 👍
Käyttäjille, joiden on usein kopioitava sähköposteja tiettyjen kriteerien perusteella, Kutools for Outlookin Advanced Rules -ominaisuus tarjoaa nopeamman ja käyttäjäystävällisemmän vaihtoehdon. Se yksinkertaistaa sääntöjen luomista ja poistaa tarpeettomat vaiheet, mikä mahdollistaa tehokkaan automatisoinnin.
Avaa äärimmäinen sähköpostitehokkuus Kutools for Outlookin avulla! Pääsy 70 tehokkaat ominaisuudet täysin ilmaisia, ikuisesti. Lataa ilmainen versio nyt!
Vaihe 1: Ota Advanced Rules -ominaisuus käyttöön
- Siirry Kutools-välilehteen ja napsauta Lisäsäännöt.
- Napsauta Lisäsäännöt-valintaikkunassa
Uusi painike uuden säännön luomiseksi. 
Vaihe 2: Aseta ehto
- Valitse Vaihe 1/4 -valintaikkunassa "Aihe sisältää tiettyjä sanoja".
- Valitse Uusi -painike avaa Teksti sisältää -valintaikkunan.
- Kirjoita Hakuteksti-valintaikkunaan avainsana (esim. "kommentti") ja napsauta sitten Lisää > OK.
- Napsauta OK > Seuraava jatkaaksesi.
Vaihe 3: Määritä kohdekansio
- Valitse vaiheessa 2/4 "Siirrä kopio määritettyyn kansioon".
- Valitse ponnahdusikkunassa Valitse kansio -valintaikkunassa kohdekansio, johon sähköpostit kopioidaan.
- Napsauta OK > Seuraava > Seuraava.
Vaihe 4: Viimeistele sääntö
- Kirjoita vaiheessa 4/4 säännölle nimi Säännön nimi -kenttään.
- (Valinnainen) Lisää sääntöä kuvaavia huomautuksia.
- Tallenna ja aktivoi sääntö napsauttamalla OK > OK.
📌 Tulos: Sääntö on nyt luotu onnistuneesti. Jos jonkin saapuvan sähköpostin aiheessa on avainsana "kommentti", se kopioidaan automaattisesti määritettyyn kansioon.
Kutools for Outlook -menetelmän edut:
- ✅ Nopea asennus: Vaatii vähemmän vaiheita kuin Outlookin sisäänrakennetut säännöt.
- ✅ Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä: Intuitiivinen ja tehokas.
- ✅ Erittäin joustava: Tukee kehittynyttä sääntöjen mukauttamista.
Mitä menetelmää sinun tulisi käyttää?
Tässä on kahden menetelmän vertailu, joka auttaa sinua päättämään, kumpi sopii parhaiten tarpeisiisi:
| Menetelmä | Best For | Helppokäyttöinen | Joustavuus |
|---|---|---|---|
| Outlook-sääntö | Käyttäjät, jotka haluavat sisäänrakennettuja Outlookin ominaisuuksia | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutoolsin edistyneet säännöt | Käyttäjät, jotka haluavat nopean, automatisoidun ratkaisun | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Aseta sääntö, jossa nimeni ei ole Outlookin Vastaanottaja- tai Kopio-kentässä
Aseta sääntö, jos aihe ei sisällä tiettyjä sanoja Outlookissa
Palauta puuttuva Suorita komentosarjavaihtoehto Outlook-säännössä
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
