Kuinka arkistoida sähköpostit vuoden/kuukauden/päivämäärän mukaan Outlookissa?

Esimerkiksi minun on arkistoitava toukokuussa saapuneet sähköpostit, näytän sinulle yksityiskohtaiset vaiheet arkistointiin määritetyn kuukauden/päivämäärän/vuoden mukaan Outlookissa.

1. Kirjoita "Mail"-näkymässä vastaanotetut hakuehdot: Toukokuu "Pikahaku"-kenttään ja määritä sitten haun laajuus "Haku"-välilehden "Scope"-ryhmässä. Katso kuvakaappaus:

Huomautuksia: (1) vastaanotettu: Toukokuu tarkoittaa toukokuussa vastaanotettuja hakusähköposteja, voit muuttaa toukokuun toisen kuukauden nimeksi, kuten tammi, helmikuu jne.
(2) vastaanotettu: Toukokuu tarkoittaa minkä tahansa vuoden toukokuussa vastaanotettuja hakusähköpostiviestejä. Jos haluat kaventaa hakua ja etsiä sähköposteja tietyn vuoden toukokuussa, kuten vuonna 2016, voit muuttaa hakukriteerit vastaanotetuiksi: 2016/5/1..2016/5/31.
(3) Jos etsit sähköposteja tietyn vuoden mukaan, sanotaan 2015, muuta hakukriteeriksi vastaanotettu: 2015/1/1..2015/12/31.
(4) Jos haluat etsiä sähköposteja tietyn päivämäärän mukaan, eli 2016, muuta hakukriteeriksi vastaanotettu: 5.

2. Nyt kaikki valitun kuukauden aikana saapuneet sähköpostit löytyvät postituslistalta. Valitse kaikki hakutulokset, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Siirrä" > "Muu kansio". Katso kuvakaappaus:
Huomautuksia: Voit valita kaikki sähköpostit postituslistalta valitsemalla minkä tahansa sähköpostin postituslistalta ja painamalla "Ctrl" + "A" näppäimiä.

3. Napsauta Siirrä kohteita -valintaikkunassa "Uusi"-painiketta. Katso kuvakaappaus alla:

4. Kirjoita Luo uusi kansio -valintaikkunan nimi ("toukokuu") uudelle kansiolle "Nimi"-kenttään, valitse sähköpostitili "Valitse, mihin kansio" -luetteloruudusta ja napsauta "OK"-painikkeita sulkeaksesi molemmat valintaikkunat.

5. Nyt kaikki hakutulokset on siirretty uuteen kansioon "Toukokuu". Napsauta "Tiedosto" > "Tiedot" > "Työkalut" > "Puhdista vanhemmat kohteet" (tai "Tiedosto" > "Tiedot" > "Puhdistustyökalut" > "Arkisto"). Katso kuvakaappaus:

6. Toimi Arkisto-valintaikkunassa alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti:
(1) Valitse "Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot" -vaihtoehto;
(2) Napsauta ja valitse uusi kansio "Toukokuu" alla olevasta luetteloruudusta;
(3) Kirjoita "Arkistoi vanhemmat kuin" -ruutuun "Huomenna";
(4) Napsauta "Selaa" -painiketta määrittääksesi tiedostonimen ja tallennuskansion arkistotiedostolle;
(5) Napsauta "OK"-painiketta.

7. Napsauta esiin tulevassa Microsoft Outlook -valintaikkunassa "Kyllä"-painiketta.

Tähän mennessä sähköpostit on jo arkistoitu tiettyyn kuukauteen (tai vuoteen, päivämäärään) mennessä.

Yhdellä napsautuksella voit tallentaa/viedä useita sähköposteja teksti-/PDF/HTML/CSV-tiedostoiksi kerralla Outlookissa

Normaalisti voimme viedä/tallentaa sähköpostiviestin tekstitiedostona Outlookin Tallenna nimellä -ominaisuuden avulla. Mutta jos haluat tallentaa / viedä useita sähköposteja yksittäisiin tekstitiedostoihin, sinun on käsiteltävä jokainen viesti manuaalisesti yksitellen. Aikaa vievää! Ikävä! Nyt Kutools for Outlookin "Tallenna tiedostoksi" -ominaisuus voi auttaa sinua nopeasti tallentamaan useita sähköpostiviestejä yksittäisiin tekstitiedostoihin, PDF-tiedostoihin, HTML-tiedostoihin jne. yhdellä napsautuksella!

Hanki kaikki liitteet arkistoiduista sähköpostiviesteistä Outlookissa

Arkistoi sähköpostit vastaanotto-/muokkauspäivämäärän mukaan Outlookissa

Muuta arkiston oletussijaintia Outlookissa