Kuinka vastata automaattisesti tietylle lähettäjälle (sähköpostiosoitteelle) Outlookissa?
Joskus saatat haluta määrittää automaattisen vastauksen tietylle lähettäjälle, esimerkiksi ilmoittaa asiakkaille, kollegoille tai tiimin jäsenille saatavuudestasi tai antaa välitöntä palautetta. Vaikka Outlook tarjoaa tavan saavuttaa tämä, prosessi voi olla monimutkainen. Vaihtoehtoisesti Kutools for Outlook yksinkertaistaa tätä tehtävää Advanced Rules -ominaisuuden avulla. Näin voit käyttää molempia tapoja vastataksesi tiettyihin sähköpostiosoitteisiin automaattisesti.
Vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle säännöllä Outlookissa
Vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle Advanced Rule of Kutools for Outlook -sovelluksella
Vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle säännöllä Outlookissa
Tämä menetelmä opastaa sinua luomaan säännön, joka vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle tai sähköpostiosoitteelle Outlookissa.
1. Luo uusi sähköposti, kirjoita aihe ja kirjoita viesti tarpeen mukaan ja napsauta sitten "Tiedosto" > "Tallenna nimellä".
2. Kirjoita avautuvassa Tallenna nimellä -valintaikkunassa uuden sähköpostin nimi "Tiedostonimi"-ruutuun, valitse "Outlook-malli (*.oft)" avattavasta "Tallenna nimellä" -luettelosta ja napsauta "Tallenna"-painiketta. Katso kuvakaappaus:
3. Sulje sähköposti tallentamatta.
4. Napsauta "Etusivu" > "Säännöt" > "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä". Katso kuvakaappaus:
5. Napsauta avautuvassa "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa "Uusi sääntö" -painiketta. Katso kuvakaappaus:
6. Nyt "Sääntövelho" avautuu. Valitse "Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin" ja napsauta "Seuraava"-painiketta. Katso kuvakaappaus:
7. Valitse toisesta "Sääntövelhosta" vaihtoehto "henkilöiltä tai julkiselta ryhmältä" ja napsauta sitten tekstiä "ihmiset tai julkinen ryhmä". Katso kuvakaappaus:
8. Kirjoita avautuvassa "Sääntöosoite"-valintaikkunassa tietyn lähettäjän sähköpostiosoite "Lähettäjä"-ruutuun ja napsauta "OK"-painiketta (katso kuvakaappaus alla). Napsauta sitten "Seuraava" -painiketta "Sääntövelhossa".
9. Nyt pääset kolmanteen "Sääntövelhoon". Valitse "vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -vaihtoehto ja napsauta sitten "tietyn mallin" tekstiä. Katso kuvakaappaus:
10. Valitse nyt "Valitse vastausmalli" -valintaikkunassa "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" avattavasta "Look in" -luettelosta, valitse vaiheessa 2 luomasi viestimalli ja napsauta "Avaa"-painiketta. Katso kuvakaappaus:
11. Napsauta "Seuraava"-painikkeita kahdesti päästäksesi viimeiseen "Sääntövelhoon". Kirjoita uudelle säännölle nimi "Vaihe 1" -ruutuun, valitse haluamasi vaihtoehto "Vaihe 2" -osiossa ja napsauta Valmis-painiketta. Katso kuvakaappaus:
12. Napsauta "OK"-painiketta "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunassa.
Tähän mennessä olet luonut säännön, joka vastaa automaattisesti kaikkiin sähköpostiin, jotka on lähetetty määritetyltä lähettäjältä. Ja tästä lähtien se vastaa automaattisesti määritetylle lähettäjälle, kun hänen sähköpostinsa saapuvat.
Esittely: Vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle säännöllä Outlookissa
Vastaa automaattisesti tietylle lähettäjälle Advanced Rule of Kutools for Outlook -sovelluksella
Kutools for Outlook yksinkertaistaa prosessia "Advanced Rules" -ominaisuuden avulla, joka tarjoaa enemmän joustavuutta ja lisätoimintoja.
Vaihe 1. Lataa ja asenna Kutools for Outlook, avaa Outlook ja napsauta "Kutools" > "Advanced Rules".
Vaihe 2. Napsauta "Uusi"-painiketta luodaksesi uuden säännön avautuvassa "Lisäsäännöt"-valintaikkunassa.
Vaihe 3. Määritä asetukset seuraavasti:
- Valitse "lähettäjä sisältää tiettyjä sanoja".
- Napsauta avautuvassa "Teksti sisältää" -valintaikkunassa "Uusi" -painiketta lisätäksesi lähettäjän.
- Kirjoita "Hae teksti" -valintaikkunaan lähettäjän osoite tai avainsana ja napsauta "Lisää" -painiketta lisätäksesi sen "Hakuluetteloon". Napsauta "OK" > "OK" palataksesi "Luo uusi sääntö" -valintaikkunaan.
Vaihe 4. Napsauta "Seuraava" siirtyäksesi "Luo uusi sääntö" -valintaikkunan seuraavaan vaiheeseen, valitse "Vastaa käyttämällä tiettyä mallia", kirjoita sitten vastaus ja napsauta "OK" palataksesi "Luo uusi sääntö" -valintaikkunaan.
Vaihe 5. Jatka napsauttamalla "Seuraava". Tässä vaiheessa voit määrittää "poikkeuksen". Jos poikkeusta ei ole, napsauta suoraan "Seuraava" viimeiseen vaiheeseen.
Vaihe 6. Viimeisessä vaiheessa "nimeä" sääntö ja valitse "säännön laajuus". Napsauta "OK" > "OK" aktivoidaksesi säännön.
Tästä eteenpäin kaikkiin lähettäjältä tuleviin sähköposteihin (joissa on "aaaa") vastataan automaattisesti vastausmallilla.
Aiheeseen liittyviä artikkeleita:
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
