Kuinka vastata useisiin tai kaikkiin sähköposteihin kerralla Outlookissa?

Voit asettaa säännön massavastaukselle kaikkiin sähköpostiviesteihin kerralla tietyssä kansiossa.

Osa 1: Luo uusi sähköpostiviesti ja tallenna se Outlook-mallina

1. Ensin sinun on luotava uusi kansio ja siirrettävä kaikki sähköpostit, joihin haluat vastata samalla sisällöllä.

2. Luo uusi sähköposti, jossa on sisältö, johon haluat vastata. (Huomaa: Sinun on kirjoitettava sähköpostin aihe, mutta jätä Vastaanottaja-kenttä tyhjäksi). Katso kuvakaappaus:

3. Kun olet kirjoittanut uuden sähköpostin, napsauta "Tiedosto" > "Tallenna nimellä".

4. Kirjoita "Tallenna nimellä" -valintaikkunan "Tiedostonimi" -kenttään tiedostonimi. Oletusarvoisesti tiedoston nimi nimetään sähköpostin aiheen kanssa. Valitse sitten "Outlook-malli" avattavasta "Tallenna nimellä" -valikosta. Napsauta lopuksi "Tallenna" -painiketta.

Huomautuksia: Jos valitset "Outlook-mallin" avattavasta "Tallenna nimellä" -valikosta, tiedosto tallennetaan "Malli"-kansioon automaattisesti. Älä muuta kohdekansiota.

5. Kun se palaa "Viesti"-ikkunaan, sulje se napsauttamalla "Sulje"-painiketta.

6. Kun Outlook-kehoteruutu tulee näkyviin, napsauta "Ei"-painiketta. Katso kuvakaappaus:

Osa 2: Luo uusi sääntö mallille

Nyt sinun on luotava uusi sääntö tälle mallille.

7. Siirry "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunaan.
V. Napsauta Outlook 2007:ssä "Työkalut" > "Säännöt ja hälytykset".
B. Outlook 2010:ssä ja 2013:ssa napsauta "Säännöt" > "Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä" "Home"-välilehdellä. Katso kuvakaappaus:

8. Napsauta "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunassa "Uusi sääntö" -painiketta "Sähköpostisäännöt"-välilehden alla.

9. Kun "Sääntövelho"-valintaikkuna tulee näkyviin, siirry "Aloita tyhjästä säännöstä" -osioon ja valitse "Käytä sääntöä vastaanottamaani viestiin". Ja napsauta sitten "Seuraava" -painiketta.

10. Napsauta seuraavassa "Sääntövelho"-valintaikkunassa "Seuraava" siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen. Kun kehoteruutu tulee näkyviin, napsauta "Kyllä"-painiketta.

11. Valitse seuraavassa valintaikkunassa "vastaa käyttämällä tiettyä mallia" -ruutu vaiheessa 1. Napsauta sitten "tietyn mallin" tekstiä vaiheessa 2. Katso kuvakaappaus:

12. "Valitse vastausmalli" -valintaikkunassa sinun on: (1) Valitse "Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä" avattavasta "Hae sisään" -luettelosta; (2) Valitse aiemmin tallentamasi malli; (3) Napsauta "Avaa"-painiketta. Katso kuvakaappaus:

13. Kun se palaa edelliseen valintaikkunaan, napsauta "Seuraava"-painiketta.

14. Napsauta "Seuraava"-painiketta, kunnes viimeinen "Sääntövelho"-valintaikkuna tulee näkyviin. Kirjoita tähän valintaikkunaan tämän uuden säännön nimi vaiheessa 1, poista valinta Ota tämä sääntö käyttöön -ruudusta vaiheessa 2 ja napsauta sitten Valmis-painiketta. Katso kuvakaappaus:

Huomautuksia: Voit nimetä säännön uudelleen poistamalla vanhan nimen ja kirjoittamalla uuden "Määritä nimi tälle säännölle" -tekstiruutuun.

15. Napsauta "OK"-painiketta seuraavassa kehotteen valintaikkunassa.

16. Kun se palaa "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunaan, napsauta "OK" -painiketta viimeistelläksesi kaikki asetukset.

Osa 3: Suorita sääntö tietylle kansiolle

17. Käynnistä Outlook-sovellus uudelleen.

18. Mene uudelleen "Säännöt ja varoitukset" -valintaikkunaan. Valitse aiemmin luomasi sääntö ja napsauta sitten "Suorita säännöt" -painiketta "Sähköpostisäännöt"-välilehden alla. Katso kuvakaappaus:

19. Suorita säännöt -valintaikkunassa sinun on (katso oikea kuvakaappaus):
(1) Valitse sääntöruutu, jonka haluat suorittaa myöhemmin kohdassa "valitse suoritettavat säännöt";
(2) Napsauta "Selaa" -painiketta valitaksesi kansio, jonka haluat massavastauksen kaikkiin sähköpostiviesteihin.
(3) Valitse "Käytä sääntöjä" -pudotusvalikosta "Kaikki viestit".
(4) Napsauta "Suorita nyt" -painiketta.

Huomautus: Jos valitussa kansiossa on alikansioita, valitse "Sisällytä alikansiot" -ruutu.

20. Sulje valintaikkunat.

Nyt kaikkiin tietyn kansion sisällä oleviin sähköposteihin vastataan samalla sisällöllä kerralla.

Näet, että yllä olevassa menetelmässä sinun tulee tehdä useita vaiheita. Mutta "Kutools for Outlook" -sovelluksen "Bulk Reply" -apuohjelmalla voit helposti vastata useisiin sähköpostiviesteihin kerralla.

1. Mene sähköpostikansioon, jossa on sähköpostit, joihin haluat massavastaa, ja valitse ne ja napsauta "Kutools" > "Joukkokäsittely" > "Vastaa valittuihin sähköpostiviesteihin mallilla > Luo ja hallitse vastausmallia". Katso kuvakaappaus:

2. Napsauta avautuvassa Luo ja hallinnoi vastausmallia -valintaikkunassa (1) "Lisää"-painiketta. lisätäksesi uuden vastausmallin, (2) pidä uusi malli valittuna ja kirjoita mallin sisältö alla olevaan muokkausruutuun ja (3) napsauta "Vastaa"-painiketta. Katso kuvakaappaus:

Nyt kaikkiin valittuihin sähköpostiviesteihin vastataan uudella vastausmallilla.

Huomautuksia:
(1) Jos haluat vastata kaikkiin tietyssä kansiossa oleviin sähköpostiviesteihin, avaa kansio ja paina sitten näppäimistön "Ctrl" + "A" näppäimiä valitaksesi kaikki sähköpostit kerralla.
(2) Jos olet lisännyt vastausmalleja sähköpostien valinnan jälkeen, voit vastata niihin kaikkiin napsauttamalla suoraan olemassa olevaa mallia "Vastaa useisiin viesteihin" -pudotusvalikosta.