Kolme tapaa etsiä liitteitä koon mukaan Outlookissa

Liitteiden hallinta Microsoft Outlookissa voi olla ylivoimaista, varsinkin jos yrität tunnistaa suuria liitteitä vapauttaaksesi tallennustilaa tai parantaaksesi sähköpostin järjestämistä. Onneksi Outlook tarjoaa ominaisuuksia, joiden avulla voit etsiä sähköpostiviestejä koon perusteella. Suodattamalla sähköpostit koon mukaan voit nopeasti paikantaa ne, joissa on suuria liitteitä. Näin teet sen vaihe vaiheelta:

Etsi liitteitä koon mukaan käyttämällä:

• Uusi hakukansioominaisuus: Hakee yhdestä tilistä, vaikka se ei ehkä olekaan tarkkaa
• Kutools for Outlookin liitetiedostojen hallinta: Joustava hakuratkaisu useille tileille.
• Mukautettu hakukansio: sopii yhden tilin hakuun, mutta hieman monimutkaisempi määrittää

Etsi liitteitä koon mukaan käyttämällä Uusi hakukansio -ominaisuutta

Tällä menetelmällä voit luoda hakukansion, joka ryhmittelee kaikki viestit liitteineen Liitteellä-kansioon. Tämän jälkeen voit suodattaa liitteitä viestin koon mukaan tässä kansiossa.

Vaihe 1. Napsauta "Kansio" > "Uusi hakukansio".

Vaihe 2. Uusi hakukansio -valintaikkunassa

1. Valitse ja korosta "Valitse hakukansio" -osiossa "Mail with attachments".

2. Valitse sähköpostitili avattavasta "Hae posteja osoitteesta:" -luettelosta.

3. Napsauta "OK"-painiketta.

Sitten kansion siirtymisruudussa näkyy kansio nimeltä "Liitteen kanssa".

Vaihe 3. Kirjoita hakukysely Outlookin yläreunassa olevaan hakupalkkiin, kuten "koko:>2 Mt", ja paina sitten "Enter"-näppäintä.

Outlook suodattaa ja näyttää kaikki valitussa kansiossa olevat sähköpostit, jotka ylittävät määritetyn koon.

Vaihe 4. Avaa sähköpostit hakutuloksissa nähdäksesi ja hallitaksesi liitteitä.

Etsi liitetiedostoja koon mukaan käyttämällä Kutools for Outlookin liitetiedostojen hallintaa

Jos etsit tehokasta tapaa löytää liitetiedostoja koon mukaan useilta Outlookin tileiltä joustavammin ja helposti, Kutools for Outlookin liitetiedostojen hallinta on täydellinen ratkaisu.

Vaihe 1. Kun olet asentanut Kutools for Outlookin, napsauta "Kutools Plus" > "Manager".

Vaihe 2. Valitse "Attachment Manager" -valintaikkunassa kansiot, joista haluat etsiä liitteitä, ja napsauta "Ok".

Sitten kaikki viestit sisältävät liitteitä listataan ikkunassa.

Vaihe 3. Valitse "Attachment size (KB)" Haun laajuus -osion ensimmäisestä avattavasta luettelosta ja määritä sitten suodatusehdot. Paina "Enter"-näppäintä.

Sitten Kutools näyttää kaikki sähköpostit liitteineen, jotka täyttävät kriteerisi.

Vaihe 4. Napsauta viestiä hiiren kakkospainikkeella suodatetuissa tuloksissa avataksesi sen tai napsauta liitettä hiiren kakkospainikkeella valitaksesi toiminnon valitulle liitteelle.

Liitteiden koon mukaan suodattamisen lisäksi voit suodattaa niitä myös nimen, aiheen tai saapumisajan mukaan.

Lisäksi voit vaivattomasti tallentaa, poistaa tai pakata liitteitä joukkona suoraan luettelosta.

Etsi liitteitä koon mukaan käyttämällä mukautettua hakukansiota

Outlookissa voit myös luoda mukautetun hakukansion ryhmitelläksesi viestit tietynkokoisten liitteiden kanssa.

Vaihe 1. Napsauta "Kansio" > "Uusi hakukansio".

Vaihe 2. Uusi hakukansio -valintaikkunassa

1. Valitse avattavasta Etsi posteista -luettelosta tili, josta haluat etsiä liitteitä.

2. Valitse "Valitse hakukansio" -ruudusta "Luo mukautettu hakukansio".

3. Napsauta sitten "Valitse" -painiketta.

Vaihe 3. "Mukautettu hakukansio" -valintaikkunassa "nimeä" uusi kansio ja napsauta "Criteria"-painiketta.

Vaihe 4. Siirry "Lisää vaihtoehtoja" -välilehteen, valitse "Vain kohteet, joissa on" ja valitse avattavasta valikosta "yksi tai useampi liite". Aseta seuraavaksi kokosuodattimen kriteerit tarpeen mukaan.

Vaihe 5. Napsauta "OK" sulkeaksesi kaikki valintaikkunat. Näkyviin tulee uusi kansio, joka sisältää kaikki määritetyn tilin viestit, joiden liitteet ovat kooltaan 2000–3000 kt.

Noudattamalla näitä menetelmiä voit paikantaa tehokkaasti sähköpostit, joissa on suuria liitteitä Outlookissa, mikä auttaa sinua säästämään aikaa, optimoimaan postilaatikkosi ja ylläpitämään parempaa sähköpostin järjestämistä.