Kuinka poistaa tai yhdistää päällekkäisiä yhteystietoja Outlookissa?
Yhteystietojen hallinta Outlookissa voi olla haastavaa, varsinkin kun osoitekirjassasi on päällekkäisiä merkintöjä. Päällekkäiset yhteystiedot voivat tehdä yhteystietoluettelostasi sotkuisen ja vaikeasti navigoitavan. Onneksi Outlookissa on useita tapoja poistaa päällekkäiset yhteystiedot tehokkaasti. Tämä opas opastaa sinut eri tekniikoiden läpi, joiden avulla voit puhdistaa yhteystietosi.
Poista päällekkäiset yhteystiedot Lajittele-toiminnolla
Poista tai yhdistä päällekkäiset yhteystiedot Kutools for Outlook -sovelluksella
Poista ja yhdistä päällekkäiset yhteystiedot Tuo/Vie-ominaisuuden avulla
Poista päällekkäiset yhteystiedot Lajittele-toiminnolla
Tällä lajittelutoiminnolla voit lajitella koko nimen tai sähköpostiosoitteen ja valita sitten kaikki päällekkäiset yhteystiedot, jotka haluat poistaa.
1. Siirry "Yhteystiedot"-kohtaan ja valitse yhteystietokansio, joka sisältää päällekkäisiä yhteystietoja.
2. Napsauta "Näytä" > "Vaihda näkymää" > "Puhelin" listataksesi yhteystiedot, jotta voit helposti skannata yhteystiedot ja nähdä kaksoiskappaleet.
3. Napsauta sitten "Täysi nimi" -saraketta lajitellaksesi yhteystiedot nimen mukaan, ja päällekkäiset yhteystiedot kootaan. Katso kuvakaappaus:
4. Pidä sitten "Ctrl"-näppäintä painettuna ja valitse jokainen yhteystiedon kaksoiskappale. Kun olet korostanut poistettavat yhteystiedot, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta "Poista" (tai voit poistaa valitut yhteystiedot painamalla näppäimistön "Poista"-näppäintä). Katso kuvakaappaus:
5. Tämän jälkeen kaikki valitut yhteystietojen kaksoiskappaleet poistetaan.
Poista tai yhdistä päällekkäiset yhteystiedot Kutools for Outlook -sovelluksella
Ensimmäistä tapaa varten sinun on valittava kaksoiskappaleet yksitellen, ja on todennäköistä, että jotkin kaksoiskappaleet jäävät huomaamatta, jos et kiinnitä enemmän huomiota kaksoiskappaleen etsimiseen. Mutta jos sinulla on "Kutools for Outlook", jossa on "Poista yhteystiedot" -toiminto, voit poistaa tai yhdistää kaksoiskappaleet helposti.
Vaihe 1. Kun olet asentanut Kutools for Outlookin, ota Outlook käyttöön, napsauta "Kutools Plus" -välilehteä ja valitse "Duplicate Contacts".
Vaihe 2. Valitse sitten datatiedosto, josta haluat poistaa tai yhdistää päällekkäiset yhteystiedot. Ja napsauta "Seuraava" -vaihetta.
Vaihe 3. Valitse vasemmasta ruudusta kansiot, joista haluat etsiä päällekkäisiä yhteystietoja. Sitten oikeanpuoleisessa ruudussa voit säätää hakujärjestystä ylä- ja alanuolinäppäimillä. Napsauta "Seuraava" jatkaaksesi.
Vaihe 4. Valitse kriteerit, joita haluat käyttää kaksoiskappaleiden tunnistamiseen, ja napsauta sitten "Seuraava".
Vaihe 5. Valitse tiedot, jotka haluat näyttää tuloksissa, kuten tiedostopolku tai osoite, ja napsauta sitten "Aloita suodatus".
Nyt kaikki päällekkäiset yhteystiedot näytetään ryhminä. Voit laajentaa jokaista ryhmää ja napsauttaa kohteita nähdäksesi lisätietoja.
Vaihe 6. Napsauta "Miten käsitellä päällekkäisiä yhteystietoja" -kohdan vieressä olevaa avattavaa valikkoa valitaksesi kaksoiskappaleiden käsittelyn. Voit poistaa, yhdistää tai siirtää ne, tässä valitsen "Poista". Napsauta sitten "Käytä nyt".
Sitten näet, että kunkin ryhmän yhteystietojen kaksoiskappaleet on poistettu, ja säilytät vain ensimmäisen kohteen.
Demo: poista päällekkäiset yhteystiedot Outlookista
Poista ja yhdistä päällekkäiset yhteystiedot Tuo/Vie-ominaisuuden avulla
Jos sinulla on satoja yhteystietoja, jotka etsivät päällekkäisiä yhteystietoja, voit käyttää Outlookin tuonti-/vientiominaisuutta.
1. Siirry "Ihmiset"-osioon.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella nykyistä "Yhteystiedot"-kansiota ja valitse "Uusi kansio" ja "nimeä" se.
3. Napsauta takaisin pääyhteystietokansioosi, jonka kaksoiskappaleet haluat poistaa, paina "Ctrl" + "A" valitaksesi kaikki yhteystietosi.
4. "Vedä ja pudota" sitten valitut yhteystiedot uuteen kansioon (Kopioi kohteet) tai paina "Ctrl" + "Vaihto" + "V" avataksesi Siirrä kansioon -valintaikkunan ja valitse uusi kansio (Kopioi kohteet).
Nyt kaikki yhteystiedot on siirretty uuteen kansioon, ja ensisijainen yhteystietokansiosi on tyhjä.
5. Valitse "Tiedosto" > "Avaa ja vie" > "Tuo/Vie".
6. Valitse "Vie tiedostoon" ja napsauta "Seuraava".
7. Valitse "Pilkuilla erotetut arvot". Napsauta "Seuraava".
8. Valitse vaiheessa 2 luomasi uusi kansio. Napsauta "Seuraava".
9. Napsauta "Selaa" valitaksesi kansio, johon viedään kohde. Napsauta "Seuraava" > "Valmis".
Nyt alamme tuoda yhteystietoja.
10. Napsauta "Tiedosto" > "Avaa ja vie" > "Tuo/Vie".
11. Valitse "Tuo toisesta ohjelmasta tai tiedostosta". Napsauta "Seuraava".
12. Valitse "Pilkuilla erotetut arvot". Napsauta "Seuraava".
13. Napsauta "Selaa" -painiketta valitaksesi kohteen, jonka vietit juuri nyt, ja valitse "Älä tuo päällekkäisiä kohteita" -vaihtoehto. Napsauta "Seuraava".
14. Valitse kohdekansioksi yhteystietokansiosi (tyhjä kansio). Napsauta "Seuraava" > "Valmis".
Nyt et näe enää päällekkäisiä yhteystietoja pääyhteystietokansiossasi.
15. Jos haluat yhdistää päällekkäiset kohteet tietojen päivittämiseksi, siirry Kopioivien kohteiden kansioon ja valitse kaikki yhteystiedot painamalla Ctrl + A.
16. Vedä ja pudota ne sitten yhteystietokansioosi, jolloin näkyviin tulee valintaikkuna. Valitse "Päivitä valitun yhteyshenkilön tiedot" -vaihtoehto ja napsauta sitten "Päivitä kaikki" -painiketta.
Kun siirto kansioon on valmis, voit poistaa Duplicates-kansion, joka on nyt tyhjä.
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
