Kuinka luoda ja käyttää malleja Outlookissa?
Jos kirjoitat usein samankaltaisia sähköposteja, saman sisällön manuaalinen uudelleenkirjoittaminen voi olla aikaa vievää ja tehotonta. Outlookin sisäänrakennettujen sähköpostimallien avulla voit tallentaa ja käyttää uudelleen yleisesti käytettyjä viestejä, mikä auttaa sinua virtaviivaistamaan työnkulkua, vähentämään toistuvia tehtäviä ja ylläpitämään johdonmukaisuutta viestinnässäsi. Kuitenkin nopeamman ja saumattomamman kokemuksen saamiseksi Kutools Outlookille tarjoaa edistyneen Automaattinen teksti ominaisuus, joka yksinkertaistaa mallien hallintaa, mahdollistaa nopean lisäyksen, paremman järjestyksen ja vaivattoman pääsyn tallennettuun sisältöön.
Luo ja käytä malleja sähköpostin lähettämisessä Outlookissa (Manuaalinen ja aikaa vievä)
Luo ja käytä malleja helposti Outlookissa Kutools for Outlookin avulla 👍 (Nopea & Saumaton)
Luo ja käytä malleja sähköpostin lähettämisessä Outlookissa
Jos lähetät usein samanlaisia sähköposteja, Outlookin avulla voit luoda sähköpostimalleja ajan säästämiseksi ja johdonmukaisuuden säilyttämiseksi. Näiden mallien käyttäminen vaatii kuitenkin useita vaiheita, mikä tekee prosessista vähemmän tehokkaan tavallisille käyttäjille. Alla kerrotaan, kuinka voit luoda ja käyttää malleja manuaalisesti Outlookissa.
Vaihe 1: Luo Outlook-sähköpostimalli
1. Avata näkymät ja valitse ETUSIVU > uusi sähköposti kirjoittaaksesi uuden sähköpostin.
2. Kirjoita sähköpostin sisältö, jonka haluat tallentaa mallina.
3. Kun olet valmis, napsauta filee > Tallenna nimellä.
4. Vuonna Tallenna nimellä valintaikkunassa, valitse kansio (oletusarvoisesti mallit tallennetaan: C:\Käyttäjät\Käyttäjänimesi\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), nimeä tiedosto ja valitse Outlook-malli (*.oft) mistä Tallennusmuoto pudotusvalikosta.
5. napsauttaa Säästä mallin tallentamiseen.
Vaihe 2: Käytä Outlookin sähköpostimallia
1. On ETUSIVU välilehti, napsauta Uutuuksia > Lisää kohteita > Valitse lomake.
2. Vuonna Valitse lomake valintaikkunassa, toimi seuraavasti:
- 1). Vuonna Katso sisään valitse avattava valikko Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä.
- 2). Etsi ja valitse aiemmin luomasi malli.
- 3). Klikkaus avoin.
3. Tee tarvittavat muutokset, lisää vastaanottajat ja lähetä sähköposti.
Sisäänrakennetun Outlook-mallin menetelmän rajoitukset:
- ❌ Tehoton toistuvassa käytössä: Liian monta vaihetta käyttäjille, jotka luottavat malleihin päivittäin.
- ❌ Ei lisäystä yhdellä napsautuksella: Malleja ei voi lisätä yhdellä napsautuksella.
- ❌ Ei käytettävissä vastauksissa/edelleenlähetyksissä: Outlook-mallit toimivat vain uusille sähköpostiviesteille, ja vastaukset vaativat manuaalisen kopioinnin ja liittämisen.
- ❌ Aikaa vievät päivitykset: Mallin päivittäminen edellyttää tallennetun tiedoston muokkaamista erikseen.
- ❌ Huono organisaatio: Ei jäsenneltyä tapaa luokitella tai hallita malleja.
Jos haluat nopeamman ja käyttäjäystävällisemmän tavan luoda ja lisätä malleja, Kutools Outlookille tarjoaa tehokkaamman ratkaisun.
📩 Luo helposti vastausmalleja ja vastaa välittömästi!
Oletko kyllästynyt vastaamaan manuaalisesti toistuviin sähköposteihin? Voimakkaiden kanssa Vastaa valittuihin sähköpostiviesteihin mallin avulla ominaisuus alkaen Kutools Outlookille, voit nopeasti luoda ja tallentaa vastausmalleja ja käyttää niitä sitten uudelleen yhdellä napsautuksella. mene vain Kutools > Joukkokäsittely > Vastaa valittuihin sähköpostiviesteihin mallin avulla > Luo ja hallitse vastausmalleja, syötä vastauksesi sisältö ja tallenna se myöhempää käyttöä varten – teet sähköpostivastauksista nopeampia ja tehokkaampia!
Luo ja käytä malleja helposti Outlookissa Kutools for Outlookin avulla 👍
Vaikka Outlookin sisäänrakennettu malliominaisuus on hyödyllinen, se vaatii useita vaiheita joka kerta, kun sinun on lisättävä malli. Kutools Outlookille yksinkertaistaa prosessia sen kanssa Automaattinen teksti ominaisuuden, jonka avulla voit tallentaa, järjestää ja lisätä sähköpostimalleja yhdellä napsautuksella. Tämä tekee siitä ihanteellisen ratkaisun käyttäjille, jotka lähettävät toistuvia sähköposteja usein ja tarvitsevat nopeamman ja intuitiivisemman lähestymistavan.
Avaa äärimmäinen sähköpostitehokkuus Kutools for Outlookin avulla! Pääsy 70 tehokkaat ominaisuudet täysin ilmaisia, ikuisesti. Lataa ilmainen versio nyt!
1. Avata näkymät, napsauta sitten Kutools > Resurssi avata Kutools Automaattinen tekstiruutu Outlook-ikkunan oikealla puolella.
2. Valitse viestitekstin sisältö, jonka haluat tallentaa mallina. Napsauta sitten Lisää painiketta.
3. Vuonna Uusi automaattinen teksti valintaikkuna:
- 1). Kirjoita mallillesi nimi Nimi ala.
- 2). Valitse luokka Luokka avattavasta valikosta paremman organisoinnin parantamiseksi. (Voit myös luoda uuden kategorian napsauttamalla "Uusi luokka. ")
- 3). Klikkaus Lisää tallentaaksesi mallin.
4. Malli on nyt tallennettu kansioon Automaattinen teksti ruutuun. Aina kun sinun on lisättävä se sähköpostiisi, napsauta tallennettua merkintää ja se lisätään välittömästi sähköpostiisi.
Miksi käyttää Kutoolsia Outlookin automaattiselle tekstille?
- ✅ Yhden napsautuksen lisäys: Lisää malleja välittömästi uusiin sähköposteihin, vastauksiin tai edelleenlähetyksiin yhdellä napsautuksella.
- ✅ Toimii missä tahansa: Toisin kuin Outlookin oletusmenetelmässä, voit käyttää malleja vastauksissa ja edelleenlähetyksissä ilman ylimääräisiä vaiheita.
- ✅ Parempi organisaatio: Luokittele mallit nopeaa hakua varten sen sijaan, että selailet pitkää luetteloa.
- ✅ Pikakäyttöpaneeli: Tarkastele ja lisää malleja suoraan Kutools-paneelista – tiedostoja ei tarvitse selata.
Demo: Luo ja käytä malleja helposti Outlookissa Kutools for Outlookin avulla
Tutustu Kutools / Kutools Plus -välilehti tässä videossa, lisännyt Kutools Outlookille. Nyt useimmat ominaisuudet, mukaan lukien tekoälytoiminnot, ovat ilmaisia! Pro-ominaisuuksien mukana tulee 30 päivän kokeilu ilman rajoituksia!
Parhaat toimiston tuottavuustyökalut
Breaking News: Kutools for Outlook julkaisee ilmaisen version!
Koe täysin uusi Kutools for Outlook ILMAINEN versio, jossa on yli 70 uskomatonta ominaisuutta, sinun käytössäsi IKUISESTI! Lataa nyt napsauttamalla!
📧 Sähköpostiautomaatio: Automaattinen vastaus (saatavilla POP:lle ja IMAP:lle) / Ajoita sähköpostien lähettäminen / Automaattinen CC/BCC sääntöjen mukaan lähetettäessä sähköpostia / Automaattinen edelleenlähetys (lisäsäännöt) / Automaattinen tervehdys / Jaa usean vastaanottajan sähköpostit automaattisesti yksittäisiksi viesteiksi ...
📨 Sähköposti Management: Muista sähköpostit / Estä huijaussähköpostit aiheiden ja muiden taholta / Poista päällekkäiset sähköpostit / Tarkennettu Haku / Yhdistä kansiot ...
📁 Liitteet Pro: Erätallennus / Erä Irrota / Eräpakkaus / Automaattinen tallennus / Automaattinen irrotus / Automaattinen pakkaus ...
🌟 Interface Magic: 😊Lisää kauniita ja siistejä emojia / Muistuttaa sinua tärkeistä sähköpostiviesteistä / Minimoi Outlook sulkemisen sijaan ...
???? Yhden napsautuksen Wonders: Vastaa kaikkiin liitteillä / Tietojenkalastelun vastaiset sähköpostit / 🕘Näytä lähettäjän aikavyöhyke ...
👩🏼🤝👩🏻 Yhteystiedot ja kalenteri: Erä Lisää yhteystietoja valituista sähköpostiviesteistä / Jaa yhteysryhmä yksittäisiin ryhmiin / Poista syntymäpäivämuistutukset ...
