Analysoi tiedot Excelissä: tietojen analysointi on helppoa tekoälyn avulla

Tervetuloa Excelin yksinkertaistetun data-analyysin maailmaan! Olitpa kokenut data-analyytikko tai vasta aloittava henkilö, Excelin Analyze Data -ominaisuus (aiemmin nimellä Ideas) on pelin muuttaja. Tekoälyohjattujen ominaisuuksiensa ansiosta tämä työkalu muuttaa monimutkaisen tiedon helposti ymmärrettäviksi oivalluksiksi. Pelottavien kaavojen ja aikaa vievän datan murskauksen ajat ovat poissa.

Tämä opetusohjelma on suunniteltu opastamaan sinut tehokkaan Analyze Data -ominaisuuden läpi, mikä tekee tietojen visualisoinnista ja analysoinnista paitsi käytettävissä, myös nautittavaa. Valmistaudu hyödyntämään tietojesi koko potentiaali muutamalla napsautuksella ja löydä oivalluksia, joita et tiennytkään olevan sormiesi ulottuvilla. Sukellaan ja tutkitaan, kuinka Excelin Analyze Data voi mullistaa tapasi työskennellä tietojen kanssa!

Huomaa, että Excelin Analysoi tiedot -ominaisuus käyttää tekoälypalveluja tietojesi tarkastamiseen, mikä voi herättää huolta tietoturvasta. Tarkistaaksesi kaikki tällaiset huolenaiheet ja selkeyttääksesi, kuinka tietojasi käsitellään, tarkista Microsoftin tietosuojalausunto kattavaa tietoa varten.

• Helppo opas kysymysten esittämiseen Excelin Analyze Data -sovelluksessa
• Sinulla ei ole kysyttävää mielessäsi (Tutustu tiedoissasi oleviin mahdollisuuksiin)

• Tee säätöjä kaavioihin
• Tee säätöjä Pivot-taulukoissa

Video: Analysoi tiedot Excelissä

Mikä on tietojen analysointi

Excelin Analyze Data, tekoälyyn perustuva työkalu, mullistaa data-analyysin antamalla sinun olla vuorovaikutuksessa tietojesi kanssa käyttämällä yksinkertaisia, luonnollisen kielen kyselyitä. Tämä ominaisuus eliminoi monimutkaisen kaavan kirjoittamisen tarpeen, minkä ansiosta voit helposti löytää ja ymmärtää tietojoukkojen monimutkaisia ​​malleja ja trendejä. Se käsittelee tietosi ja tarjoaa näkemyksiä visuaalisten yhteenvetojen muodossa, tunnistaen tärkeimmät trendit ja mallit, mikä yksinkertaistaa data-analyysin monimutkaisuutta.

Analyse Data yksinkertaistaa data-analyysin monimutkaisuutta ja tarjoaa merkittäviä etuja, kuten tehostetun tiedonkäsittelyn, käyttäjäystävällisen vuorovaikutuksen ja mahdollisuuden luoda nopeasti käyttökelpoisia oivalluksia. Nämä edut tekevät Analyze Datasta korvaamattoman arvokkaan työkalun sekä aloittelijoille että kokeneille Excel-käyttäjille, mikä virtaviivaistaa tietojen analysointiprosessia tehokkaalla ja intuitiivisella tavalla.

Ominaisuus tukee tällä hetkellä neljää analyysityyppiä:

• 🥇 Sijoitus: Tämä analyysi tunnistaa ja korostaa kohteita, jotka erottuvat merkittävästi muista, korostaen näkyvimmät tietopisteet.
• 📈 Trendi: Se havaitsee ja korostaa johdonmukaisia ​​kuvioita aikasidonnaisten tietojen sarjassa paljastaen etenemisen tai muutokset.
• 👤 Outlier: Tämä tyyppi on taitava paikantamaan epätavallisia datapisteitä aikasarjoista ja tuomaan esiin poikkeavuuksia.
• 👨‍👩‍👧‍👧 Enemmistö: Tämä analyysi on avainasemassa sellaisten skenaarioiden tunnistamisessa, joissa suurin osa kokonaisarvosta perustuu yksittäiseen tekijään, mikä kuvaa keskittyneitä vaikutuksia.

Mistä Analyze Data löytyy

Jotta voit käyttää Analysoi dataa, varmista, että käytät Officen uusinta versiota Microsoft 365 -tilaajana. Se on saatavana Microsoft 365:n Excelissä sekä Windows- että Mac-alustoissa sekä Excelissä verkkoversiossa. "Analysoi tiedot" -ominaisuus on Microsoft 365 -tilaajien käytettävissä useilla kielillä, mukaan lukien englanti, ranska, espanja, saksa, yksinkertaistettu kiina ja japani.

Analysoi tiedot -komennon löytäminen:

1. Siirry Excelin Etusivu-välilehdelle.
2. Katso nauhan oikeaan reunaan, josta löydät "Analysoi tiedot" -komennon.
3. 

Käytä Analysoi tiedot luodaksesi kaavioita / saadaksesi vastauksia

Kun olet avannut analysoitavan tietojoukon sisältävän laskentataulukon "Analysoi tiedot" -ominaisuuden avulla:

1. Valitse solu tietoalueeltasi.
2. Napsauta "Etusivu"-välilehden "Analysoi tiedot" -painiketta.

"Analysoi tiedot" -ruutu tulee näkyviin Excel-työtilan oikealle puolelle. Tämä ruutu toimii tehokkaana porttina syvällisiin tietoihin, ja sen avulla voit esittää räätälöityjä kysymyksiä, tutkia erilaisia ​​oivalluksia ja paljastaa tiedoissasi olevia piilotettuja trendejä tämän intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän kautta.

Helppo opas kysymysten esittämiseen Excelin Analyze Data -sovelluksessa

Kun käytät Analysoi tiedot -ominaisuutta, hyödynnä luonnollisen kielen käsittelyn tehoa vuorovaikutuksessa tietojesi kanssa. Tämän edistyneen ominaisuuden avulla voit esittää kyselyitä selkeällä kielellä samalla tavalla kuin kysyisit kollegalta. Edistyneillä tekoälyalgoritmeilla Excel tulkitsee kyselysi ja sukeltaa tietojoukkoasi löytääkseen merkityksellisiä oivalluksia ja esittääkseen niitä visuaalisesti.

Kysymysten esittäminen ja vastausten saaminen:

1. Kirjoita kysymyksesi "kysely"-kenttään.
2. Paina "Enter" hakeaksesi vastaukset, jotka "Analysoi tiedot" näyttää visuaalisina esityksinä, kuten kaavioina tai taulukoina Tässä vastauksemme -osiossa.
3. Valitse vastaus, joka vastaa tarkasti kysymyksesi, ja lisää vastaava pivottable työkirjaasi napsauttamalla + Lisää pivottaulukko -painiketta.
   Vihje: Painike voi vaihdella ja näyttää muodossa "+ Lisää kaavio" tai "+ Lisää pivotkaavio" vastauksen tyypin mukaan.
   

Tulos

• Kun lisäät pivot-taulukon tai pivot-kaavion "Analysoi tiedot" -ominaisuuden avulla, Excel luo uuden laskentataulukon sitä varten alla olevan kuvan mukaisesti.

  

• Jos lisäät tavallisen kaavion, se lisätään suoraan alkuperäiseen laskentataulukkoosi luomatta uutta taulukkoa.
  

Sinulla ei ole kysyttävää mielessäsi (Tutustu tiedoissasi oleviin mahdollisuuksiin)

Jos lähestyt tietojasi ilman erityistä kyselyä tai olet kiinnostunut tutkimaan tietojasi ja haluat tietää, mikä on mahdollista, voit joko kokeile henkilökohtaisia ​​ehdotettuja kysymyksiä or löydä henkilökohtaisia ​​visuaalisia yhteenvetoja, trendejä ja malleja:

Kokeile henkilökohtaisia ​​ehdotettuja kysymyksiä

Excel luo automaattisesti tietoihisi liittyviä kysymyksiä, jotka näkyvät kyselyruudun alla. Lisää ehdotuksia tulee näkyviin, kun käytät syöttöruutua, tarjoten valikoiman tietojoukkosi ominaisuuksien mukaan räätälöityjä kyselyitä.

1. Valitse sinua kiinnostava kysymys joko kyselyruudun alla näkyvästä luettelosta tai lisäehdotuksista, jotka tulevat näkyviin, kun käytät syöttöruutua.

   

2. Kun vastaukset esitetään visuaalisina esityksinä, kuten kaavioina tai taulukoina, valitse "Tässä on vastauksemme" -osiossa haluamasi vastaus ja lisää vastaava taulukko työkirjaasi napsauttamalla "+ Lisää pivottaulukko" -painiketta.
   Vihje: Painike voi vaihdella ja näyttää muodossa "+ Lisää kaavio" tai "+ Lisää pivotkaavio" vastauksen tyypin mukaan.

   

Löydä henkilökohtaisia ​​visuaalisia yhteenvetoja, trendejä ja malleja

Löydä Insights-osiossa automaattisesti luodut visuaaliset oivallukset Excelin Analyze Data -toiminnolla. Tämä ominaisuus luo myös älykkäästi automaattisia visuaalisia yhteenvetoja tiedoistasi. Se yksinkertaistaa tietojen tutkimista useista näkökulmista ja tarjoaa helppokäyttöisen tavan löytää piilotettuja oivalluksia. Valitse vain haluamasi oivallus ja lisää vastaava taulukko tai kaavio työkirjaasi napsauttamalla + Lisää -painiketta. Vinkki: Napsauta rataskuvaketta -kohdan oikeassa yläkulmassa Tutustu oivalluksiin -osiosta voit valita kentät, joihin Excel keskittyy analyysin aikana.

Tulos

• Kun lisäät pivot-taulukon tai pivot-kaavion Analysoi tiedot -ominaisuuden avulla, Excel luo uuden laskentataulukon sitä varten alla olevan kuvan mukaisesti.

  

• Jos lisäät tavallisen kaavion, se lisätään suoraan alkuperäiseen laskentataulukkoosi luomatta uutta taulukkoa.
  

Mukauta Analyze Data -toiminnon luomia kaavioita tai pivot-taulukoita

Excel antaa sinulle täydellisen joustavuuden muokata Pivot-taulukoita ja kaavioita, jotka luot Analysoi tiedot -ominaisuuden avulla. Sinulla on vapaus muotoilla näitä elementtejä, muuttaa niiden tyylejä, nimetä uudelleen oletusotsikoita tai jopa lisätä kenttiä. Tämän avulla voit mukauttaa automaattisesti luotuja pivot-taulukoita ja kaavioita analyysitarpeisiisi, olipa kyse muuttamalla tapaa, jolla arvot tiivistetään tai miten ne näytetään.

Tee säätöjä kaavioihin

Kaavioiden mukauttaminen Excelissä on yksinkertaista ja mahdollistaa laajan mukauttamisen vastaamaan paremmin tietojen visualisointitarpeitasi. Tässä on joitain keskeisiä tapoja tehdä muutoksia kaavioihisi:

1. Jos haluat "lisätä tai poistaa kaavion elementtejä" (mukaan lukien otsikot, tunnisteet ja muut tarvittavat tiedot), valitse kaavio ja napsauta sitten plusmerkkipainiketta, joka tulee näkyviin kaavion oikeaan yläkulmaan.
2. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Muuta kaavion tyyppiä" "muuta kaavion tyyliä" (esim. viiva- tai ympyräkaavio), joka sopii tietoihisi paremmin.
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa kaavion elementtiä (kuten akseleita, selitteitä tai tietosarjoja) ja valitse "Muotoile" (esim. Format Plot Area) muotoillaksesi sen., "värien säätäminen", "fontit" ja paljon muuta.
4. Napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Valitse tiedot" muuttaaksesi tietoja, joihin kaavio perustuu.
5. Käytä "Kaavion tyylit" -vaihtoehtoja "Kaavion suunnittelu" -välilehdellä (tai "Design"-välilehdellä, jos se on PivotChart) muuttaaksesi nopeasti kaavion ulkoasua.
   
   Lisävinkki: Saat lisää muotoiluvaihtoehtoja kaavioille kaksoisnapsauttamalla mitä tahansa kaavioelementtiä. Tämä toiminto avaa muodostuu Excelin oikealla puolella olevasta ruudusta, joka tarjoaa laajat mukautusvaihtoehdot kaavion jokaiselle osalle.

Tee säätöjä Pivot-taulukoissa

Seuraavissa osioissa tutkimme kahta pivot-taulukon mukauttamisen avainaluetta: Voit tehdä suoria säätöjä itse Pivot-taulukossa, kuten tietojen suodattaminen ja lajittelu sekä laskentasarakkeiden muokkaaminen. Lisämukautukset PivotTable Fields -ruudun avulla, jotka mahdollistavat yksityiskohtaisempia ja tarkempia säätöjä tietojen analysoinnin parantamiseksi.

Suodata, lajittele ja mukauta laskutoimituksia helposti suoraan Pivot-taulukossasi

Napsauttamalla jotakin Pivot-taulukossasi olevaa elementtiä pääset helposti käsiksi ja muokata eri ominaisuuksia.

1. Valitse suodatinkuvake Pivot-taulukon otsikoissa "suodattaa tiettyjä kohteita tai useita ehtoja".
2. Valitse lajittelukuvake "järjestää tiedot" Pivot-taulukossa haluamallasi tavalla.
3. Kaksoisnapsauta laskentasarakkeen otsikkoa avataksesi Arvokentän asetukset -valintaikkunan, jossa voit nimetä sarakkeen uudelleen ja valita erityyppisiä laskutoimituksia.
   Vihje: Voit määrittää valintaikkunassa myös tietyn numeromuodon. Navigoimalla "Näytä arvo muodossa" -välilehdelle voit esittää arvoja eri tavoilla, kuten näyttää ne prosentteina kokonaissummasta.
4. Kaksoisnapsauta mitä tahansa laskentatulosta poimiaksesi kyseisessä laskennassa käytetyt taustatiedot.

   

   Lisävinkki: Tutustu muihin säätövaihtoehtoihin napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Pivot-taulukon solua tai käyttämällä nauhan Pivot-taulukon analysointi -välilehden ominaisuuksia.

Kentät-ruudun avulla voit tehdä yksityiskohtaisia ​​pivot-taulukon ja pivot-kaavion mukautuksia

Kun valitset pivot-taulukon tai pivot-kaavion, "PivotTable/PivotChart Fields" -ruutu tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan. Tämä ruutu tarjoaa useita muita mukautusvaihtoehtoja, jotka mahdollistavat tietojen tarkemman ja yksityiskohtaisemman analyysin.

1. Lisää kenttiä Pivot-taulukkoon valitsemalla kunkin kentän nimen vieressä oleva valintaruutu "Valitse raporttiin lisättävät kentät" -ruudussa. Vihje: valintaruudun poistaminen poistaa vastaavan kentän.

   

2. Vedä sama kenttä useammin kuin kerran "Arvot"-alueelle ja valitse sitten juuri lisätty kenttä ja valitse "Arvokentän asetukset" nähdäksesi erilaiset laskelmat.

   

3. Siirry Arvokentän asetukset -valintaikkunassa Näytä arvot -välilehteen ja valitse vaihtoehto, joka esittää arvot eri muodoissa, kuten prosentteina kokonaissummasta. Alla oleva kuvakaappaus havainnollistaa tätä siten, että toinen myyntikenttä näytetään prosentteina.

   

4. Järjestä kenttä uudelleen napsauttamalla sitä ja käyttämällä komentoja, kuten "Siirrä ylös", "Siirrä alas", "Siirrä alkuun", "Siirrä loppuun" ja muita.

   

5. Muokkaa tapaa, jolla virheet ja tyhjät solut näytetään, valitsemalla missä tahansa Pivot-taulukossa, siirtymällä Pivot-taulukon analysointi -välilehdelle ja valitsemalla "Asetukset" PivotTable-ryhmästä. Valitse näkyviin tulevassa valintaikkunassa "Asettelu ja muoto" -välilehdellä "Virhearvot / tyhjät solut näytä" -valintaruutu ja kirjoita näytettävä arvo.

   

   Lisävinkki: Saat lisää säätöjä valitsemalla minkä tahansa kentän Vedä kenttiä alla olevien alueiden välillä -osiossa tai tutustumalla nauhan Pivot-taulukon analysointi -välilehteen.

Päivitä Analysoi tietojen tulokset, kun tiedot muuttuvat

Kun käytät Excelin "Analysoi tiedot" -ominaisuutta, kaavioiden ja pivot-taulukoiden käyttäytyminen tietojen muutoksissa vaihtelee:

• "Kaaviot": Jos olet lisännyt kaavion Analysoi tiedot -toiminnolla, se päivittyy automaattisesti, kun taustalla olevat tiedot muuttuvat. Tämä johtuu siitä, että Excelin kaaviot linkitetään dynaamisesti tietolähteisiinsä.
• "Pivot-taulukot": Pivot-taulukot eivät sitä vastoin päivity automaattisesti, kun lähdetiedot muuttuvat. Jotta Pivot-taulukon uusimmat tiedot näkyvät, sinun on päivitettävä se manuaalisesti. Voit tehdä tämän napsauttamalla Pivot-taulukossa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Päivitä" tai käyttämällä "PivotTable-analyysi"-välilehden "Data group" -kohdan "Päivitä"-painiketta.

  

Tietojen analysoinnin rajoitukset

Vaikka Analyze Data on tehokas, sillä on rajansa:

• Suuria tietojoukkoja koskeva rajoitus: Analysoi tiedot eivät voi käsitellä tietojoukkoja, jotka ovat suurempia kuin 1.5 miljoonaa solua. Tällä hetkellä ei ole suoraa ratkaisua. Voit kuitenkin suodattaa tietosi ja kopioida ne uuteen sijaintiin analysointia varten.
• Tietojen rakennetta koskevia huomioita: Parhaiden tulosten saavuttamiseksi Analysoi tiedot toimii parhaiten jäsenneltyjen, taulukkomuotoisten tietojen kanssa. Monimutkaiset tai jäsentämättömät tiedot saattavat vaatia lisäkäsittelyä, mahdollisesti käyttämällä työkaluja, kuten Power Query paremman organisoinnin ja analyysin vuoksi.
• Merkkijonopäivämäärien käsittely: Merkkijonoksi muotoiltuja päivämääriä, kuten "2024-01-01", käsitellään tekstinä. Jos haluat analysoida nämä päivämäärinä, luo uusi sarake käyttämällä DATE or DATEVALUE toimintoja ja muotoile se asianmukaisesti.
• Yhteensopivuustilan ongelma: Analyze Data ei ole yhteensopiva Excelin kanssa yhteensopivuustilassa (.xls-muoto). Voit käyttää tätä ominaisuutta tallentamalla tiedostosi .xlsx-, .xlsm- tai .xlsb-muodossa.
• Haaste yhdistetyillä soluilla: Yhdistetyt solut vaikeuttavat tietojen analysointia, koska se voi hämmentää tekoälyä. Jos haluat esimerkiksi keskittää raportin otsikon, poista solujen yhdistäminen ja käytä Keski-vaihtoehtoa, jota tarvitset Aloitus-välilehden Tasaus-ryhmässä.
• Kyvyttömyys suorittaa aritmeettisia operaatioita sarakkeiden välillä: Analyse Data ei voi suorittaa aritmeettisia operaatioita kahden eri sarakkeen tietojen välillä. Vaikka se voi suorittaa sarakkeen sisäisiä laskelmia, kuten summa ja keskiarvo, se ei voi laskea suoraan kahden sarakkeen välisiä operaatioita. Tällaisissa laskelmissa sinun on käytettävä laskentataulukossasi olevia tavallisia Excel-kaavoja.
• Tekoälyrajoitukset: Analyze Datan tekoälykomponentilla voi olla vaikeuksia ymmärtää tiettyjä kenttiä tai se voi koota tietoja tarpeettomasti.

Analysoi tiedot Excelissä on merkittävä edistysaskel data-analyysissä, ja se tarjoaa sekoituksen helppoutta ja syvyyttä. Ymmärtämällä sen ominaisuudet ja rajoitukset ja oppimalla esittämään oikeita kysymyksiä voit hyödyntää tekoälyn täyden tehon tehdäksesi tietoisia päätöksiä tietosi perusteella. Toivottavasti opetusohjelmasta on apua. Jos haluat tutustua muihin Excel-vinkkeihin ja temppuihin, klikkaa tästä päästäksesi laajaan yli tuhansien opetusohjelmien kokoelmaan.

Liittyvät artikkelit

• Täydellinen opas Excelin pika-analyysityökalulle (esimerkein)
• Kuinka analysoida kyselytietoja Excelissä?